Le retour d’expérience (REX) est une démarche essentielle pour tirer des enseignements des projets passés, améliorer les processus et renforcer la performance collective. Mais comment s’y prendre ?
Voici 5 étapes clés :
1. Préparer le retour d’expérience
Planifiez une réunion dédiée
Organisez un moment spécifique pour rassembler les parties prenantes du projet.
Rassemblez les données
Centralisez les informations clés du projet pour alimenter les discussions.
Exemple :
Des indicateurs de performance comme le taux de respect des délais, l’écart budgétaire (budget prévu/budget réellement utilisé), le taux de satisfaction des parties prenantes…
2. Créer un cadre bienveillant
Favorisez la transparence
Pour assurer un climat propice aux échanges, sans jugement ni reproches, utilisez des phrases neutres, appuyez-vous sur des faits concrets.
Encouragez la participation
Répartissez la parole pour donner à chacun l’opportunité de s’exprimer, quel que soit son rôle dans le projet. Posez également des questions ouvertes.
Quelles soft skills faut-il maîtriser ?
Assertivité, écoute active, empathie…
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3. Analyser ensemble
Identifiez les succès et les points à améliorer
Passez en revue ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être optimisé.
Utilisez des outils collaboratifs
Structurez les échanges avec des matrices (SWOT, Ishikawa) ou des tableaux récapitulatifs.
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4. Formaliser les apprentissages
Synthétisez les retours
Documentez les enseignements clés dans un rapport ou une fiche REX.
Proposez des actions correctives
Transformez les points d’amélioration en solutions concrètes pour les futurs projets.
Exemple :
Lors du projet, un manque de clarté dans la définition des rôles a entraîné des retards. La solution concrète est d’intégrer une matrice RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) dès la phase de planification des projets pour clarifier les responsabilités. Utiliser cette méthode lors des prochains projets permettra de fluidifier la coordination entre les équipes.
5. Diffuser et exploiter les enseignements
Partagez les résultats
Communiquez le retour d’expérience à tous les intéressés pour qu’ils puissent en tirer profit.
Exemple :
Partagez les enseignements sur des supports collaboratifs ou une plateforme partagée : intranet, logiciel de gestion de projet… Ainsi, tous les intéressés peuvent les consulter et les utiliser comme référence pour de futurs projets.
Appliquez-les rapidement
Intégrez les bonnes pratiques et ajustements dans les processus ou projets en cours.
En adoptant ces 5 étapes, le retour d’expérience devient un outil puissant pour progresser individuellement et collectivement.
