Gérer un ou plusieurs projets quand on navigue en pleine incertitude relève du défi ! Pour garder le cap, le chef de projet doit apprendre à maîtriser les 10 soft skills incontournables de la gestion de projet. Elles le guideront comme une boussole. Mais, quelles sont ces 10 soft skills ? Comment les acquérir ou les perfectionner ? Le point avec Alain Ngassam, consultant et formateur en management et leadership de projet.
Le métier de chef de projet a écopé d’une décennie de transformation. Les approches Agiles ont en effet bouleversé les pratiques traditionnelles de management de projet. Mais aujourd’hui, le défi majeur du chef de projet est de trouver la posture qui lui permet d’obtenir l’engagement de personnes sur lesquelles il n’a pas d’autorité hiérarchique.
Alors quelles soft skills le chef de projet doit-il maîtriser pour rester en phase avec ce monde en pleine mutation ?
Un ensemble de compétences relationnelles et comportementales indispensables au chef de projet
Tout d’abord, rappelons que les soft skills regroupent un ensemble de qualités comportementales. Ce sont des compétences relationnelles ou savoir-être qui permettent au chef de projet de faciliter le travail de l’équipe, en particulier grâce à la collaboration. Autrement dit, les soft skills sont de véritables facteurs de facilitation. Elles sont complémentaires des hard skills ou compétences techniques du chef du projet. On les appelle aussi compétences « douces ».
10 soft skills sont devenues le noyau dur du management et du leadership du chef de projet. C’est ce qui transparait du rapport Futur of jobs du World Economic Forum de 2020, plus connu en France sous l’appellation Forum de Davos.
- La résolution de problèmes complexes : capacité à identifier puis à mettre en œuvre une solution à un problème.
- L’esprit critique : capacité à critiquer et à raisonner selon un processus et des arguments rationnels.
- La créativité : capacité à imaginer et à concrétiser des solutions nouvelles, en dehors des standards.
- Le people management : capacité à organiser les employés et à constituer des équipes pour optimiser les performances de l’entreprise.
- La collaboration : capacité à favoriser un bon esprit d’équipe et de bonnes capacités de communication.
- L’intelligence émotionnelle : capacité à identifier, comprendre et traiter ses propres émotions, ainsi que celles des autres.
- La prise de décision intuitive : capacité à modéliser, évaluer et prioriser des options pour décider.
- L’excellence du service : capacité à répondre systématiquement aux attentes des clients et, parfois même, à les surpasser.
- Le sens de la négociation : capacité à confronter et à lier ses intérêts à ceux des autres pour résoudre une situation.
- La flexibilité mentale : capacité à adapter son comportement ou ses actions au regard des modifications de l’environnement ou du contexte.
L’art de la négociation au service du chef de projet
Parmi ces 10 soft skills, le sens de la négociation est particulièrement utile lorsqu’un désaccord apparaît dans le cadre d’un projet. On pourrait même dire que la négociation de coopération est un moyen incontournable pour en sortir. Son efficacité est au maximum lorsque le chef de projet l’applique avec méthode et respect de l’autre.
Les 5 étapes clés de la négociation de coopération
1. D’abord, se préparer minutieusement
– Quels sont les objectifs précis et chiffrés ?
– Quels sont les intérêts véritables ?
– Quelles sont les propositions de type « win/win » ?
2. Puis, définir le cadre de la négociation
– Quel est l’enjeu et comment le faire accepter par l’autre partie ?
– Qui dispose du pouvoir de décision ?
– Comment créer un sentiment de confiance ?
3. Mais aussi, définir un cheminement pour les entretiens de négociation
– Rappel des acquis
– Rappel des points de discorde
– Bref exposé de l’argumentaire de chaque partie
4. Ensuite, adopter une attitude ferme mais détendue
– Parler peu
– Détendre l’ambiance (humour)
– Être patient, ne pas (se) mettre de pression
5. Enfin, capter rapidement le résultat
– Faire quittancer par écrit les accords par les deux parties
– Si les résultats sont très bons, accélérer la rédaction de l’accord
– Renforcer la relation
La capacité d’influence, complément indispensable de la négociation
Comment obtenir la contribution d’une personne avec qui il n’y a pas de lien hiérarchique ? Pour y parvenir, il faut prendre appui sur une soft skill intrinsèquement liée à la négociation : l’influence.
Or, pour influencer hors hiérarchie, le chef de projet doit connaître l’environnement des acteurs du projet. C’est-à-dire les différents codes et usages de ses interlocuteurs, leur champ sémantique ou encore leurs besoins.
Pour cela, il peut s’appuyer sur le cadre analytique dit des 7 mondes, mis en évidence par les sociologues français Luc Boltanski et Laurent Thévenot. Cette approche fournit en effet une grille conceptuelle pour comprendre les différentes logiques de justification et de valorisation présentes dans la société. Elle permet d’analyser les principes normatifs qui guident les décisions et les actions des individus selon le contexte dans lequel ils se trouvent.
La théorie des 7 mondes
- Le monde de l’inspiration. Il repose sur la recherche de l’authenticité et de l’expression personnelle. Il privilégie donc les valeurs de l’émotion et de l’intériorité.
- Le monde du domestique. Il se concentre sur les relations de confiance, les valeurs familiales et la préservation de l’intimité. Il met ainsi l’accent sur la continuité et la stabilité.
- Le monde de l’opinion. Il met en avant les principes de reconnaissance et de prestige social. Il se base sur les jugements et les évaluations des autres.
- Le monde du civisme. Il valorise l’égalité, la justice et les principes de citoyenneté. Il se réfère donc aux normes de la démocratie et de la participation politique.
- Le monde du marché. Il se fonde sur les principes de l’échange économique, de la compétition et de la maximisation des intérêts individuels. Il accorde une grande importance aux mécanismes du marché.
- Le monde de l’industrie. Il met l’accent sur l’efficacité, la performance et les normes de productivité. Il se réfère aux principes de l’organisation rationnelle du travail.
- Le monde de l’éloquence. Il se concentre sur la communication persuasive et la capacité à convaincre les autres. Il valorise l’argumentation et le pouvoir rhétorique.
À noter :
Ces 7 mondes ne sont pas mutuellement exclusifs. Les individus peuvent donc naviguer entre eux selon les contextes et les situations.
Alors, comment un chef de projet peut-il trouver l’argument qui fait mouche en fonction du « monde » de son interlocuteur ?
Lors de la formation Manager : développer son pouvoir d’influence, Laure, chef de projet, demande comment convaincre un élu en parlant son langage.
La problématique
Laure est chef d’un projet de développement dans un groupe du secteur de l’environnement. Sa mission est ainsi de renforcer l’image de marque de sa société auprès des collectivités. Lors d’un cocktail, elle aura l’occasion d’être mise en relation avec l’adjoint au maire d’une commune pour lui parler des services que propose son entreprise. Elle sait que son interlocuteur risque d’avoir une vision négative de l’univers auquel elle appartient. C’est-à-dire le monde du marché et le monde de l’industriel.
La solution
1/ D’abord, être à l’écoute
Laure sera très attentive aux sujets que l’adjoint au maire aborde et aux mots qu’il emploie. Il devrait notamment évoquer, sans doute avec grand enthousiasme, un futur programme de logement.
2/ Puis, s’adapter au « monde » de son interlocuteur
Laure traduira en termes concrets et adaptés le service innovant qu’elle veut vendre. Et surtout, elle mettra en avant ce que le projet de développement peut apporter à la notoriété de la commune et ses élus. En effet, en se référant au monde de l’opinion et au monde du civisme, elle se donnera plus de chances de convaincre son interlocuteur.
Enfin, pour résumer, les soft skills sont des compétences incontournables pour les chefs de projet. C’est en effet un véritable levier pour inspirer et galvaniser une équipe projet et la conduire vers la réussite. Poser correctement un problème, prendre une décision sous contraintes de temps, influencer, gérer ses émotions et négocier : c’est le quotidien du chef de projet. Cela nécessite parfois de développer ou de renforcer ces soft skills via la formation adaptée.
