Mettre en place un planning et un suivi des tâches, garder un œil sur le budget, organiser la communication entre collaborateurs et différentes équipes, partager des documents, des idées… Les outils de travail collaboratif favorisent la gestion quotidienne de projets tant pour les managers que pour leurs équipes. À condition de choisir le mieux adapté aux besoins.
Dans nombre d’entreprises, plusieurs équipes travaillent simultanément sur un même projet avec, pour chacune, des tâches différentes à accomplir : marketing, budget, création, production, communication… Les rythmes se révèlent évidemment très variables selon les difficultés rencontrées dans les différents domaines d’activité et la progression des uns et des autres. À cela s’ajoute parfois la complexité des process liés aux projets transverses qui doivent être conduits simultanément. Sans compter les déplacements professionnels ou la mise en place du télétravail qui peuvent également contribuer à perturber l’organisation et la communication. Pour profiter d’une vue d’ensemble et maintenir une bonne synchronisation, les outils de travail collaboratif constituent une bonne solution. Ils permettent aux managers comme à tous les membres d’une même équipe ou de plusieurs équipes de rester coordonnés et d’apprécier l’avancement global du ou des projets.
Sur quels critères choisir un outil de travail collaboratif ?
Adopter un ou des outils de travail collaboratif permet d’y voir plus clair dans la réalisation d’un ou de plusieurs projets. Cela permet aussi d’anticiper les éventuelles difficultés auxquelles peuvent être confrontés les différents collaborateurs ou équipes qui y participent. Reste que le choix d’un tel outil ne doit pas se faire à la légère au risque de provoquer un rejet et, donc, une perte de temps. Voici quelques critères à prendre en compte avant de faire un choix.
Le degré de complexité de l’outil
Un outil très riche en fonctionnalités mais difficile à appréhender ou à manipuler risque de ne pas être utilisé ou d’être mal utilisé par les collaborateurs. Il est donc préférable, avant d’arrêter votre choix, de mesurer le degré de compétence des personnes amenées à s’en servir. Il vaut mieux se montrer à l’aise avec les services en ligne (dans le cloud) et les outils informatiques. Les utilisateurs doivent aussi avoir de bonnes notions en matière de sécurité et de confidentialité pour éviter toute fuite d’information. La plupart des plateformes disposent toutefois d’un espace sécurisé pour échanger des fichiers.
L’interface du logiciel ou du service doit également se montrer suffisamment claire et compréhensible pour éviter confusion et mauvaise manipulation et réduire la phase d’apprentissage. Si l’outil n’est disponible qu’en anglais, assurez-vous du niveau de maîtrise de cette langue par tous ceux qui seront amenés à le prendre en main.
Les fonctions disponibles dans l’outil
Selon les projets menés par l’entreprise, il n’est pas forcément nécessaire d’investir dans un outil certes efficace, mais dont seules quelques fonctions clés seront utilisées. Parfois, un simple agenda partagé permettant à chacun d’ajouter ses commentaires ou des notes suffit à conduire un projet. Néanmoins, d’autres besoins peuvent se faire ressentir. Avez-vous besoin d’organiser régulièrement des visioconférences, des brainstormings ou des réunions en face à face ? Dans ce cas, l’outil doit intégrer un module vidéo permettant également de prendre des notes et de partager son écran pour faciliter la bonne compréhension de tous. Idem pour le partage de documents. C’est une brique essentielle lorsque le projet demande la collaboration de plusieurs équipes afin que chacun bénéficie des éléments nécessaires pour travailler. Là encore, l’outil doit proposer une méthode simple pour partager les données dans un espace sécurisé avec différents degrés d’accès.
Le nombre de collaborateurs amenés à utiliser l’outil
Il convient également d’évaluer le nombre d’utilisateurs qui auront accès aux outils de travail collaboratif en prévoyant une marge. En effet, en choisissant une formule sous-dimensionnée, vous pourriez ne pas être en mesure d’ajouter des collaborateurs qui n’étaient pas initialement prévus dans le projet.
Six outils de travail collaboratif qui se démarquent
Vous avez cerné avec précision vos besoins et ceux de vos collaborateurs ? Voici six outils qui peuvent vous aider à mener vos projets et harmoniser le travail de vos équipes.
Communiquer : messagerie, réunion à distance, brainstorming
Slack, l’outil de messagerie facile à prendre en main
Outil de messagerie professionnel qui permet également les réunions et la planification, Slack propose une interface en français agréable et facile à prendre en main. Il est organisé sous forme de canaux, dans lesquels les membres d’une équipe peuvent communiquer par messagerie et s’échanger des documents. Les canaux peuvent s’interconnecter pour la communication entre plusieurs équipes ou avec des collaborateurs externes. Un outil simple à appréhender et à déployer qui s’adapte tant aux petites qu’aux très grandes entreprises.
Fonctions principales incluses : messagerie, appels audio et vidéo, passerelles vers de nombreux services en ligne (Google Drive, Microsoft 365, Salesforce, etc.), partage de documents.
Avantages : simplicité d’utilisation, modulable selon le nombre d’utilisateurs, intégration possible de nombreux services en ligne.
Inconvénients : lorsque les canaux se multiplient, il peut être compliqué de suivre les conversations et de répondre à tous les messages. Slack demande un peu de concentration et de rigueur.
Teams : un outil très complet
Surtout connu pour sa fonction de visioconférence, Microsoft Teams se dote également d’outils de partage d’écran, de messagerie et de partage de documents. Étroitement lié à Microsoft 365, Teams permet aux collaborateurs de travailler à plusieurs simultanément sur un même document bureautique. Il permet évidemment d’organiser les plannings et de faire intervenir plusieurs équipes sur un même projet. Un outil riche, en français et très complet.
Fonctions principales incluses : messagerie, appels audio et vidéo avec sous-titres automatiques, intégration de services en ligne et d’applications externes.
Avantages : interface claire et proche des outils habituels de Microsoft, intégration parfaite avec la suite Microsoft 365, boutique en ligne pour ajouter des modules complémentaires.
Inconvénients : une organisation parfois confuse des fichiers partagés. La gestion des autorisations d’accès peut sembler complexe.
Miro, atypique mais efficace
Outil assez atypique mais néanmoins efficace pour le travail collaboratif, Miro est un tableau blanc partagé. Chaque membre de l’équipe invité et autorisé peut ainsi y détailler ses idées lors des réunions, que celles-ci se déroulent en présentiel ou en distanciel. Il est possible d’écrire, d’utiliser des images, de partager son écran ou des fichiers et bien sûr de faire part de ses commentaires pour enrichir ou élargir la discussion. L’outil s’appuie également sur un module d’appels audio ou vidéo pour faciliter les échanges. Pour aller plus loin, Miro s’accommode d’applications externes comme les services de Microsoft 365, Google Workspace, Teams, Dropbox, etc. Un outil conçu essentiellement pour faciliter les réunions, particulièrement les brainstormings, et renforcer la cohésion des équipes.
Fonctions principales incluses : tableau blanc dynamique, intégration de services en ligne (Slack, Teams, GoogleDrive), gestion de réunions en vidéo et en audio.
Avantages : modèles prêts à l’emploi, nombreuses possibilités d’interaction, intégration facile d’outils et de services complémentaires.
Inconvénients : l’utilisation de Miro demande un apprentissage pour manipuler correctement les différents outils proposés.
Gestion de projet : des outils simples et efficaces
Trello, pour simplifier la gestion du flux de travail
Trello se présente comme un outil simple et efficace pour la gestion de projets. Il s’appuie sur trois axes principaux.
1/ Des tableaux pour répartir les tâches parmi les différentes équipes concernées par un projet
2/ Des listes qui définissent les tâches et leurs délais d’accomplissement
3/ Des cartes intégrées aux listes et qui comportent des descriptions des tâches et des commentaires des collaborateurs
Trello s’inspire de la méthode Agile Kanban destinée à simplifier la gestion du flux de travail. Il fonctionne essentiellement par glisser-déposer. Très intuitif, il permet de suivre l’avancement d’un ou plusieurs projets. Autre atout : il s’adapte aux petites comme aux grandes entreprises.
Fonctions principales incluses : messagerie, intégration de services en ligne (Slack, Teams, GoogleDrive) et d’applications externes.
Avantages : interface claire, modèles prêts à l’emploi pour ne pas démarrer de zéro, prise en main facile pour les nouveaux utilisateurs.
Inconvénients : pas de gestion des appels audio ou vidéo. Ne convient pas à des projets complexes mêlant de nombreuses équipes.
Acollab, une interface claire et détaillée
Plateforme en ligne française, Acollab est taillé pour la gestion de projets. Ce service permet en effet de créer un nombre d’espaces collaboratifs illimité pour chaque équipe ou chaque projet. Doté d’une interface claire et détaillée, il est accessible très facilement quel que soit le degré de connaissance des collaborateurs. Par ailleurs, les développeurs d’Acollab peuvent intégrer à la demande des fiches métiers pour profiter d’un outil sur mesure. Intuitif et sécurisé (les serveurs d’Acollab sont situés en France), ce service se montre plutôt efficace tant pour les managers que pour les collaborateurs.
Fonctions principales incluses : suivi des tâches, agenda de groupe, messagerie intégrée, suivi du temps de travail et des dépenses, partage de fichiers.
Avantages : interface intuitive, notifications paramétrables pour éviter la surcharge, partage de fichiers sécurisé, adaptation possible de l’outil aux métiers de l’entreprise.
Inconvénients : pas de prise en charge des réunions ou des appels audio ou vidéo, pas de possibilité de connecter des applications tierces.
Wrike, un outil adapté aux grandes équipes
Outil de gestion de projet collaboratif très complet, Wrike se démarque par une personnalisation assez poussée. Il fournit des modèles prêts à l’emploi pour démarrer facilement. Il peut en plus accueillir des fiches métiers précises englobant les terminologies propres à chaque domaine d’activité. C’est un outil qui permet de mettre en place un suivi précis des tâches même sur des projets transverses.
Il est plutôt dédié aux équipes comprenant de nombreux collaborateurs. Il peut s’intégrer à de nombreux autres services comme Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, etc.
Fonctions principales incluses : suivi des tâches (diagramme de Gantt interactif), messagerie intégrée, suivi du temps de travail et partage de fichiers.
Avantages : interface simple et efficace, personnalisation de fiches métiers, modèles prédéfinis prêts à l’emploi par cœur de métier, intégration à de nombreux services tiers.
Inconvénients : la prise en main peut s’avérer complexe pour maîtriser les nombreuses fonctions proposées. Cependant, l’aide en ligne, en français, se montre très détaillée.
