[Interview]
Télétravail, présentiel, distanciel, mode hybride ou encore full remote. Le manager d’aujourd’hui est confronté à des modes d’organisation du travail qui défient ses compétences managériales. Le management à distance et en mode hybride le pousse à renouveler ses pratiques pour gérer une équipe qui alterne présentiel et distanciel. Quels sont les écueils à éviter ? Sur quelles bonnes pratiques s’appuyer pour être un manager efficace ? Clémence Rouart, experte en management à distance, répond à nos questions.
Clémence Rouart anime la formation Manager ses collaborateurs en télétravail. Attentive aux attentes des participants, elle les accompagne dans la mise en place de pratiques managériales renouvelées.
« Managers et collaborateurs ont déjà fait beaucoup d’efforts pour s’adapter aux bouleversements provoqués par la crise du COVID-19. Nous vivons un changement de paradigme qui modifie notre rapport au travail, à nous-même, à l’équipe, à l’entreprise et à l’espace de travail. C’est en ce sens que tout manager peut avoir besoin d’un accompagnement pour gagner en efficacité dans son management à distance ou en mode hybride », a-t-elle confié à la rédaction d’ORSYS.
Management à distance, management hybride… de quoi s’agit-il exactement ?
Tout d’abord, le travail à distance n’est pas forcément du télétravail, même s’il peut y avoir du management à distance dans les deux cas. Par télétravail, il faut comprendre travailler hors des locaux de l’entreprise depuis son domicile ou un espace de coworking. En revanche, quand les membres d’une équipe travaillent sur des sites différents de la même entreprise, il y a bien du travail à distance mais ce n’est pas du télétravail.
Le télétravail, on le pratiquait déjà avant sans le nommer. Auparavant perçu comme le privilège des cadres autonomes, il s’est développé à tous les niveaux hiérarchiques depuis la crise du COVID-19. Beaucoup le considèrent désormais comme un avantage substantiel – presque un avantage acquis dont la remise en question est mal vécue –, notamment parce qu’il supprime le temps de trajet domicile-travail.
À quels types d’organisation sont désormais confrontés les managers ?
Aujourd’hui, trois configurations prédominent : le 100 % télétravail ou 100 % distanciel qu’on appelle aussi full remote ; le 100 % présentiel, qui a toujours ses adeptes ; le mode hybride avec une alternance domicile/entreprise.
Le mode hybride n’est pas sans conséquence sur l’organisation des espaces de travail. Ainsi, le flex office, qui consiste à ne plus avoir de bureau attitré, connaît actuellement une accélération fulgurante.
Enfin, même si travail à distance et télétravail ne se confondent pas, les difficultés rencontrées et les solutions à y apporter peuvent être similaires.
Quelles sont les principales difficultés du management à distance ?
Les difficultés évoluent dans le temps en fonction des organisations mises en place. En effet, les besoins des managers et de leurs équipes n’étaient pas les mêmes en mars 2020 lors du premier confinement ou en septembre 2020 lors de la première vague de retours sur site.
Par définition, dans une organisation hybride, certains collaborateurs sont en télétravail total ou partiel. Les rituels mis en place quand tout le monde télétravaillait – par exemple, un échange visio individuel chaque matin – ont pu être supprimés. En effet, le manager qui est de retour en 100 % présentiel ou en mode hybride, tout comme une partie de son équipe, peut ne plus avoir de temps à consacrer à ces échanges.
Le management en mode hybride soulève de nombreuses questions. D’abord, comment recréer l’informel avec seulement deux jours de présentiel par semaine ? Ensuite, comment rétablir la cohésion d’équipe et une vision commune ? Enfin, comment rendre efficace le fonctionnement en mode hybride ?
Résoudre ces difficultés passe notamment par le retour d’expérience des managers et de leurs équipes. Avec Disrupt’ Campus Nantes, j’assure d’ailleurs le mentorat d’étudiants qui recueillent et analysent la parole des collaborateurs sur les nouveaux modes de travail au sein des entreprises partenaires.
Sur quelles bonnes pratiques et quels outils peut s’appuyer le manager ?
Lors de la formation Manager ses collaborateurs en télétravail, la réflexion sur les difficultés du management à distance et sur les solutions à y apporter est également abordée sous un angle ludique. Un jeu de plateau coopératif permet des échanges entre les managers sur toutes les thématiques rencontrées en télétravail. À l’issue de la partie, les managers reprennent les différentes cartes jouées et s’en servent pour construire un plan d’action.
Par ailleurs, le manager devrait inviter son équipe à réfléchir aux différents événements qui peuvent venir perturber le télétravail et à anticiper les solutions. L’idée, c’est que les collaborateurs identifient leurs propres freins et difficultés. Sont-ils capables de revenir rapidement en présentiel en cas d’urgence ? Ont-ils besoin de formations ? Pour le collaborateur, cela revient à réaliser un autodiagnostic de sa capacité à télétravailler efficacement. Pour le manager, c’est l’occasion d’évaluer la maturité du collaborateur à tirer profit du télétravail.
Cela signifie-t-il que le télétravail ne convient pas à certains collaborateurs ?
Oui, en effet. Certaines personnes, par manque d’organisation ou d’autonomie, ont besoin d’un cadre structurant au sein de l’entreprise. D’autres ne bénéficient pas d’un cadre de vie personnel qui permet de travailler à distance (équipement adéquat, espace de travail calme…). D’autres encore ont essentiellement des missions nécessitant une présence sur site. C’est au manager de s’en assurer. Par exemple, lors d’un entretien préalable au télétravail sur la base de l’autodiagnostic du collaborateur. D’une part, pour vérifier que celui-ci a bien compris et adhère au cadre fixé par l’entreprise. D’autre part, pour s’assurer que la part des missions télétravaillables sont suffisantes.
De quoi les managers ont-ils besoin pour s’adapter au management à distance ou en mode hybride ?
En formation, les managers expriment un besoin d’autonomie, de contact, d’échanges, de structure, d’ordre, de stimulation…
Ce qui revient très souvent, c’est le besoin de célébration, c’est-à-dire revivre des choses positives avec l’équipe. Les managers ont également besoin de faire le deuil du 100 % présentiel, qui avait le mérite d’être une situation stable comparée à l’organisation hybride qui s’est généralisée. Par ailleurs, même si cela peut sembler contradictoire avec le besoin de contact et d’échanges, ils ont besoin de calme. Et ce, d’autant plus que le mode hybride a renforcé la « connexion non-stop ». Ces nouveaux besoins peuvent nécessiter d’acquérir ou de renforcer certaines compétences.
Selon vous, quelles sont les compétences incontournables pour manager à distance ?
Être capable de lâcher prise est indispensable : les managers ont besoin de prendre de la hauteur. Pour cela, ils peuvent inscrire dans leur agenda des « rendez-vous avec eux-mêmes ». Autrement dit, se réserver un moment pour prendre du recul et analyser leur activité. Cela peut être une bonne occasion d’identifier les gaspillages dans un esprit « lean ».
Pistes de formation : Manager : apprenez le lâcher-prise ! – Savoir lâcher prise et prendre du recul – Le Lean et l’Agilité au service du leadership managérial
Savoir gérer son temps est une compétence de base du manager. Et ce, quel que soit le mode d’organisation du travail. Cela implique de prioriser ses tâches. Et j’irais même plus loin en m’adressant directement aux managers : avant de prioriser, pensez à élaguer ! Combien de tâches pouvez-vous réellement réaliser en une heure ?
Pistes de formation : Gérer son temps pour être plus efficace – Optimiser sa gestion du temps en télétravail
Oser dire et institutionnaliser le feedback : pour progresser dans ce domaine, la Communication NonViolente est une bonne piste de formation. J’invite également les managers à être clairs dans leur communication. Ils doivent s’assurer que leur message est bien compris. Par exemple, en réunion, ils peuvent demander à un des membres de l’équipe de reformuler.
Pistes de formation : Faire un feedback efficace, atelier pratique – Renforcer sa bienveillance avec la Communication NonViolente – Développer une communication authentique et constructive
Enfin, penser management, c’est aussi penser leadership. Cela inclut une forte capacité d’empathie. Il faut également inspirer confiance et faire confiance, déléguer et faire progresser les membres de son équipe.
Pistes de formation : Développer son leadership de manager – Déléguer et responsabiliser – Développer les compétences de ses collaborateurs
Quels sont les écueils à éviter ? Et comment faire ?
Communication asynchrone, multiplication des reportings, consignes floues… sont des pratiques à éviter autant que possible. J’invite les managers à privilégier le téléphone plutôt que l’e-mail. Quand un reporting est nécessaire, il faut expliquer pourquoi. Je recommande aussi de définir clairement les « règles du jeu » du télétravail. Mieux encore : construire les règles de fonctionnement avec son équipe. Elles seront ainsi mieux acceptées.
Bien utiliser la visio : c’est d’abord utiliser la caméra ! Ensuite, une réunion en visio ne devrait jamais dépasser 45 minutes. Je suggère de distribuer des rôles pour que chacun se sente engagé : un gardien du temple qui rappelle les règles au début et s’assure de leur respect, un secrétaire de séance qui prend des notes, un facilitateur qui aide à la prise de décision si les échanges s’enlisent et un gardien du temps. On peut aussi intégrer du ludique avec des jeux collaboratifs.
Enfin, ne pas dépasser 50 % d’informations descendantes lors des échanges à distance.
Quels sont les besoins de formation des managers ?
Renouveler ses pratiques managériales peut nécessiter de se former dans différents domaines.
Par exemple, pour :
- animer une réunion à distance et utiliser la visio à bon escient – Réussir ses entretiens et réunions à distance – Teams utilisateur ;
- faire participer les collaborateurs, prendre en main les outils collaboratifs et intégrer des animations ludiques – Pratiquer un management participatif – Intégrer les outils digitaux collaboratifs dans son management – Klaxoon : prendre en main l’outil pour animer des formations ou des réunions.
La formation Manager ses collaborateurs en télétravail s’adresse, quant à elle, à tous les managers, responsables d’équipe, chefs de projet en charge d’équipes ou de collaborateurs en télétravail. Les participants apprécient avant tout le partage entre pairs, qui permet de formaliser une communauté de pratiques. Lorsque la formation est organisée en intra-entreprise, il leur arrive souvent de caler dans leurs agendas un temps d’échange ultérieur pour faire le point ensemble sur ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien. La formation terminée, ils ont déjà des idées très précises sur ce qu’ils vont mettre en œuvre à court terme :
- déléguer plus ;
- un atelier pour construire en équipe les règles de fonctionnement ;
- l’autodiagnostic de la maturité du collaborateur.
