Souvent négligée, la clôture d’un projet est aussi importante que les autres phases de la gestion de projet. Elle constitue un levier d’amélioration continue dans l’entreprise. Pourquoi faut-il soigner cette étape ? Quels sont les éléments à considérer lorsque l’on finalise un projet ? Le point sur les bonnes pratiques avec Yvann Nzengue, ingénieur, formateur et gestionnaire de portefeuille projets.
Quand la fin d’un projet pour lequel on s’est investi durant des mois, voire des années, approche, il peut être tentant de précipiter la clôture officielle de ce dernier. Mais, conclure un projet, à la va-vite, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, ne profitera ni à vous, ni à votre équipe, encore moins à votre entreprise. Au risque de perdre l’opportunité de :
- rassurer les parties prenantes et indiquer formellement les prochaines étapes à suivre
- s’assurer que les travaux sont terminés et transmis à la production et à la maintenance
- profiter de l’apprentissage acquis au cours du projet
En revanche, lorsqu’elle fait l’objet d’une réflexion et d’une attention appropriées, la clôture d’un projet fournit aux équipes et aux organisations des enseignements précieux qui créent de la valeur pour celles-ci et qui pourront s’appliquer pour de futures initiatives. À la clé : des processus améliorés, des clients rassurés et des étapes à venir explicitement planifiées.
Il est de ce fait nécessaire de soigner la phase de clôture d’un projet. À condition de prendre en compte un certain nombre d’éléments.
1. Revoir le plan de transition du projet
La première étape d’une conclusion réussie est la revue du plan de transition du projet. C’est le moment de régler les tout derniers détails et de vérifier que rien n’a été oublié. Élaborez dès lors un plan de transition complet pour fournir à votre successeur — l’équipe en charge des opérations, par exemple, les informations clés pour une transition réussie.
C’est également l’occasion de vérifier que les livrables du projet ont été réalisés, transférés et corriger toute lacune, le cas échéant. Il s’agit aussi de veiller à ce que les travaux contractuels soient terminés et de prendre les mesures correctives nécessaires ; mais par ailleurs de s’assurer que tous les paiements ont été effectués ou programmés et que tous les produits/services ont été reçus.
Cette étape permet aussi de passer en revue les tâches de transition identifiées et les responsables d’activités, de documenter le plan de transition du projet dans le rapport de clôture du projet. Et, enfin, de s’assurer que le transfert des connaissances à l’équipe de transition est terminé.
| Tâche/ Activité | Criticité | Échéance | Personne/ Équipe Responsable | Statut | Notes |
2. Faire un post-mortem
Véritable outil d’amélioration continue, le post-mortem constitue une étape essentielle de la gestion de projet. Elle consiste à faire le point sur toutes les étapes du projet, les défis rencontrés et les solutions trouvées. L’objectif : réaliser une évaluation de la performance du projet, en tirer des enseignements et rédiger un rapport de clôture.
3. Libérer les ressources
Assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet savent que le projet est terminé. Profitez-en pour les féliciter pour la réalisation du projet et annoncer les prochaines actions en cas de reste à faire. Ainsi, l’entreprise peut allouer les ressources sur d’autres projets sereinement.
Dans les faits, il convient d’abord de notifier toutes les parties concernées de la fin du projet, par exemple, par e-mail. Puis, de clôturer formellement le projet au sein de l’organisation en fonction de ses processus internes et libérer les ressources du projet. Enfin, de demander au responsable du processus de fermer le code du projet le cas échéant.
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4. Archiver la documentation
Vous devez conserver tous les livrables développés au cours du projet. Pas seulement les livrables de clôture, mais tous les livrables liés au projet, de l’initiation à la clôture. Ces données servent de référence pour les projets à venir, mais également d’outils de formation.
Autre bonne pratique, veillez à utiliser ou mettre en place un système d’archivage et de sauvegarde simple, utile, utilisable et sécurisé.
5. Célébrer la fin du projet
C’est la dernière étape de clôture d’un projet. Prenez, effet, le temps de féliciter votre équipe du travail accompli. Par conséquent, célébrer les réussites de votre équipe. Vous témoignez ainsi du travail d’équipe réalisé et renforcez le développement de la culture d’entreprise.
La célébration peut être faite sous plusieurs formes : un message de remerciements, des cadeaux, des gourmandises à partager, un petit déjeuner, un déjeuner ou un apéritif. Tenez compte des préférences de chaque membre de votre équipe, vous les connaissez bien ! Ainsi, considérer la dynamique de groupe de votre équipe et choisissez l’option la plus appréciée de tous.
Toutes les étapes précédentes ont été réalisées entièrement et les prochaines étapes sont clairement planifiées. Vous pouvez désormais vous concentrer sur votre prochain projet en toute sérénité.
Ce qu’il faut retenir : la phase de clôture doit être entreprise peu avant ou peu après la fin officielle du projet. Elle ne doit pas intervenir trop tôt, au risque de perdre des ressources clés, car elles pourraient être affectées à d’autres projets. Communiquez vos résultats, débriefez avec votre équipe et félicitez-vous.
