Les réunions sont essentielles pour la collaboration et la prise de décision en entreprise. Cependant, elles peuvent rapidement devenir chronophages et inefficaces si elles ne sont pas bien organisées. Que la réunion soit en présentiel, hybride ou entièrement en visioconférence, quelques bonnes pratiques permettent d’optimiser son efficacité.
1. Bien préparer la réunion
- Définir l’objectif : clarifiez le but de la réunion (prise de décision, brainstorming, suivi de projet, etc.).
- Établir un ordre du jour : listez les sujets à traiter et allouez un temps précis à chacun.
- Inviter les bonnes personnes : limitez la réunion aux participants réellement concernés.
- Anticiper les contraintes techniques : testez les outils de visioconférence si la réunion est hybride ou en distanciel.
[Se former] Teams utilisateur
3 points clés :
- Communiquer via Teams
- Planifier et participer à une visioconférence
- Utiliser les autres fonctionnalités
[Lire aussi]
Bien choisir ses outils de travail collaboratif
« Surtout connu pour sa fonction de visioconférence, Microsoft Teams se dote également d’outils de partage d’écran, de messagerie et de partage de documents. »
2. Animer efficacement la réunion
- Démarrer à l’heure et rappeler l’objectif : une introduction claire permet d’éviter les digressions.
- Encourager la participation : donnez la parole à chacun, y compris aux participants en visio.
- Gérer le temps : veillez à respecter l’ordre du jour et recadrez si nécessaire.
- Favoriser l’interactivité : utilisez des outils collaboratifs (tableaux partagés, sondages, etc.) pour maintenir l’engagement.
3. Assurer un bon suivi
- Synthétiser les décisions : à la fin, résumez les points clés et les actions à mener.
- Rédiger un compte-rendu : partagez les décisions prises et les tâches assignées avec des délais précis.
- Suivre l’exécution des actions : planifiez des points de suivi pour vérifier l’avancement.
Bonnes pratiques spécifiques aux réunions hybrides et en visio
- Veiller à l’inclusion : impliquez les participants à distance en les sollicitant régulièrement.
- Limiter les distractions : demandez à chacun d’activer sa caméra et d’éviter le multitâche.
- Privilégier un bon équipement : un micro de qualité et une connexion stable sont essentiels pour une communication fluide.
[Lire aussi] Réussir ses réunions à distance
En appliquant ces conseils, vos réunions seront plus productives et engageantes pour tous les participants.
