Les fonctions du responsable formation évoluent profondément. Garant de l’évolution des compétences dans l’entreprise, il joue aussi un rôle important dans la fidélisation des collaborateurs. Cela s’avère d’autant plus crucial que trouver de nouveaux talents devient de plus en plus complexe. En effet, 41 % des entreprises rencontrent des difficultés à recruter en 2024, selon une étude de la Banque de France. Il faut donc absolument développer les compétences existantes à l’intérieur de l’entreprise, et surtout ne pas les perdre. C’est la conviction de Philippe Argouges, expert de l’ingénierie de la formation et de l’analyse des besoins.
Pour ce faire, le responsable formation peut déployer différentes stratégies :
- marketing
- amélioration continue
- culture apprenante
1 / La démarche marketing au service du responsable formation
Il ne suffit pas de proposer les meilleurs produits, encore faut-il le faire savoir.
Du marketing pour vendre une activité qui, finalement, coûte de l’argent à l’entreprise ? Voilà qui peut paraitre étrange. Pourtant, promouvoir la formation fait partie du rôle du responsable formation. De votre rôle. Et cela devient de plus en plus utile.
Il faut que tous, des collaborateurs à la direction générale en passant par les managers, soient convaincus de l’importance de la formation. Et pour cela, le meilleur moyen reste encore de communiquer en ce sens.
L’un des effets positifs de ce marketing interne est notamment de lutter contre l’absentéisme en formation. Un absentéisme qui devient de plus en plus important aujourd’hui. En formation à distance, il peut en effet être jusqu’à trois fois plus important qu’en présentiel. L’apprenant se dit peut-être que son absence est moins grave ou qu’il ne prend pas la place de quelqu’un. Reste que cet absentéisme peut atteindre 30 % dans certaines entreprises, ce qui est énorme. Cela revient à augmenter mécaniquement de 30 % le budget formation dépensé par collaborateur.
L’autre bénéfice indiscutable vous concerne davantage. Plus la formation est connue, plus ses processus le sont aussi. Inscriptions, annulations, analyse de besoins… toutes ces activités pour lesquelles les collaborateurs sont parties prenantes se déroulent d’autant plus facilement.
Exemple d’affiche :
Mais, concrètement, comment mettre en place cette démarche marketing ? Le plus efficace reste une communication régulière. Cette communication peut prendre différents aspects : lettre d’informations interne, blog, site Internet, etc. Tous les moyens sont possibles, du moment qu’ils font partie de la culture de votre entreprise.
Bonne pratique :
On peut imaginer une communication vers tous les collaborateurs en début d’année pour annoncer le déploiement du plan. Puis, une autre en septembre ou en octobre sur l’analyse des besoins. En complément, en mai ou en novembre, faire un focus sur des actions particulièrement représentatives.
2/ Le responsable formation au cœur d’une démarche d’amélioration continue
Une formation efficace est une formation qui a permis de résoudre la problématique ayant conduit à sa mise en place.
Tout le monde mesure la satisfaction des apprenants à l’issue d’une formation. Ce n’est pas nouveau. Mais est-ce suffisant pour dire si une formation a été efficace ou pas ? Aujourd’hui, on doit aussi mesurer les savoirs acquis, mais à chaud, cela ne prouve rien.
Le responsable formation doit essayer de mesurer les effets de la formation dans le contexte de l’entreprise : a-t-elle été utile, a-t-elle apporté quelque chose ? Reste que les enquêtes à froid donnant ce genre de retour ont souvent des taux de réponse faibles. Lorsqu’il est de 30 %, c’est déjà bien. Alors, comment augmenter ce taux ? Il existe quelques solutions. Ainsi, la grande majorité des entreprises met en place des entretiens annuels. Beaucoup en profitent pour demander aux collaborateurs si les formations suivies leur ont été utiles. Mais ces résultats ne sont pas souvent exploités.
Si effectivement on ne fait rien de ces retours, cela représente beaucoup de temps perdu. Il est indispensable d’exploiter ces données, et surtout de montrer qu’on les exploite. Ce type d’enquête doit avoir un objectif : l’amélioration continue de l’offre de formation. Il faut donc collecter les réponses, les analyser et faire évoluer l’offre en conséquence.
Et l’expliquer à tous. Car c’est en montrant que vous utilisez les résultats de ces enquêtes que vous augmenterez les taux de retour.
Exemple :
Ainsi, dans une grande banque française, ce sont les enquêtes à froid qui ont permis de faire évoluer l’offre de formation proposée aux managers. Le cursus proposé est passé de 5 formations obligatoires à 2, mieux ciblées. Résultat : moins d’annulations de dernière minute, plus de participation.
En résumé, il faut savoir se remettre en question, en fonction des retours des apprenants.
3/ Le responsable formation, maître d’œuvre d’une culture apprenante
Si on me force à apprendre, j’oublie. Si je choisis, je retiens.
Le réflexe « J’ai besoin de compétences, je choisis une formation » doit être partagé par tous, direction, management, collaborateurs.
Les démarches d’analyse des besoins conduisent souvent à prendre en compte en priorité les demandes des managers. Ce sont eux qui, a priori, sont au courant des besoins à moyen terme de leur organisation. Et la formation doit être axée sur ces besoins. Pourtant, en intégrant davantage les envies des collaborateurs, on favorise leur motivation.
L’entreprise dispose d’un outil pour cela : l’entretien professionnel. Un entretien mené comme il se doit permet au collaborateur d’évoquer ses envies. Dès lors, les résultats de ces entretiens peuvent être pris en compte dans la construction des plans de formation… pour peu qu’ils soient communiqués au responsable formation.
Mais une culture apprenante, cela ne peut pas se provoquer du jour au lendemain. Il faut donner l’habitude aux collaborateurs de se former, qu’ils comprennent que la formation leur est destinée, qu’elle les aide à se développer. Encore une fois, on peut mettre en place un cercle vertueux. Plus les formations souhaitées sont validées par l’entreprise, plus les collaborateurs exprimeront des envies en lien avec leur rôle et leur métier.
Favoriser une culture apprenante : quels bénéfices pour l’entreprise et le responsable formation ?
Les collaborateurs parties prenantes de leur évolution professionnelle sont plus motivés. En effet, si l’entreprise leur prouve qu’elle croit en eux, ils s’investissent davantage, ils vont moins voir ailleurs. De plus, ils communiquent positivement sur leur entreprise, facilitant ainsi les recrutements. Microsoft ou Google, par exemple, l’ont bien compris. Ces grandes sociétés sont présentes dans les enquêtes Great Place to Work depuis longtemps. Or, la formation fait partie des indicateurs importants dans ces enquêtes, selon Teamupp (agence de services en RH et QVCT).
Autre outil : le compte personnel de formation (CPF). Bien sûr, le CPF est au choix du collaborateur. Mais il est possible de mettre en place des CPF coconstruits. Le collaborateur utilise son CPF, l’entreprise abonde (ce qui évite le reste à charge) ou autorise la formation pendant le temps de travail. On peut ainsi financer des formations au-delà du budget alloué.
En définitive, toutes ces stratégies reposent sur une communication plus large du responsable formation. Une compétence majeure à développer ou renforcer. Et pourquoi ne pas se faire aider par des spécialistes ? Si votre organisation dispose d’un service communication, il peut vous conseiller pour la mise en place d’une communication régulière.
