Si le métier des achats a été propulsé au-devant de la scène durant la crise sanitaire, les petites et moyennes entreprises (PME) ont été le fer de lance de l’innovation, de l’adaptabilité et de la créativité. Analyser les coûts et les risques, repenser les relations fournisseurs, former les acheteurs… sont autant d’éléments stratégiques pour élaborer une stratégie d’achat. Le point avec Jean-Jacques Ruste, expert en achat international et organisation d’entreprise.
Les crises nous font réaliser que certaines choses doivent changer. Mais de quel type de changement parle-t-on ?
Une PME pourrait changer de fournisseur pour 3 % de baisse de prix. Par la suite, elle pourrait aussi se rendre compte que les coûts internes, les retards de livraisons et la médiocre qualité mettent son avenir en péril.
Ou alors, cette PME pourrait négocier 2 % de remise avec un alignement des cahiers des charges, une mise à niveau des critères de sélection où le poids de la décision est pondéré en fonction du prix à 50 %, du délai de livraison à 20 %, de la qualité à 20 % et de la notion de développement durable, garantie et service à 10 %.
Pour moi, le deuxième scénario est une approche de bon sens et sera source de résultat à long terme.
C’est donc un changement d’organisation qui nous attend.
Première étape : les PME doivent découvrir toutes leurs dépenses
Plus de 50 % du montant du chiffre d’affaires passe par les achats ! Ainsi, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, les PME doivent adopter une approche globale afin de connaître toutes leurs dépenses.
Bien sûr, on pense en premier lieu aux achats directs, c’est-à-dire de production. Mais il ne faut pas négliger les achats indirects et les frais généraux pour lesquels il existe de forts « savings » ou économies d’achats.
Dans la pratique, les PME incluent naturellement dans leurs achats ce qui concerne la production, mais elles « oublient » de considérer que le logiciel qui permet d’établir les fiches de paie, ou le prestataire qui les établit sont des achats.
Énergies, assurances, frais bancaires, achats de prestations, main-d’œuvre… tout doit être tracé, chiffré et négocié.
Analyser les coûts interne et externe
Pour chaque achat, il faut analyser les coûts pour comprendre les frais qu’il génère. Le coût global inclut le sourcing, la passation de commande, les frais d’approvisionnement et de réception, les coûts de stock, les frais de comptabilité, les frais d’obsolescence des produits, ainsi que ceux liés au recyclage. En fin d’année, si nous calculons le coût de chaque acte d’achat et si nous le comparons au montant moyen de chaque facture, nous pouvons déterminer un acte d’achat moyen. C’est une partie des coûts internes.
L’identification des dépenses et des parties prenantes va permettre de les cartographier. Cette cartographie vise à organiser la fonction achats et à structurer le travail des acheteurs.
Plus important encore : cette analyse permet de réaliser que nous demandons à nos fournisseurs de faire des spécifications qui coûtent énormément de temps et d’argent alors qu’elles sont parfois inutiles. Visualiser les gains d’achats chez son fournisseur, c’est le début de l’achat responsable. Simple, efficace et économique !
Stratégie et vision achats
L’analyse des coûts est l’occasion de s’interroger : doit-on regrouper les achats, les globaliser ? Faut-il utiliser une plateforme spécifique, mutualiser les achats avec d’autres sociétés, faire du sourcing, s’appuyer sur un intervenant expert qui libérera l’entreprise de la charge ? Autrement dit, l’analyse des coûts est un préalable nécessaire à l’élaboration d’une stratégie d’achats mais pas suffisant. L’élaboration d’une belle stratégie d’achats nécessite également des outils, une vision des objectifs à atteindre et une analyse des risques pour anticiper les crises.
L’analyse des risques, via l’indice de criticité, est une bonne façon d’anticiper les crises. Tout cela se calcule ! Criticité = Enjeux x Probabilité x Détection
Une organisation adaptée à chaque PME
Une fois la stratégie choisie, l’entreprise gagne à mettre en place une organisation adaptée à sa taille, son contexte, ses besoins.
Je dis souvent qu’une PME c’est comme une personne qui a une tête, deux bras et deux jambes. Sa tête, c’est sa vision, c’est-à-dire la direction à prendre. Son bras droit, ce sont ses équipes. Son bras gauche, ce sont ses moyens (bureaux, matériel informatique…). Ses jambes, ce sont les objectifs à atteindre. Pour les achats, il faut prendre en considération : le coût total, les délais, la qualité et les services. Un bon acheteur a donc quatre jambes !
Dans une PME, l’acheteur doit adapter les objectifs aux moyens à sa disposition. En général, ces moyens sont très limités ! Mais l’acheteur en PME bénéficie aussi d’un avantage : il est souvent seul décisionnaire.
Repenser les relations fournisseurs et communiquer avec les prescripteurs
Vos fournisseurs sont vos meilleurs alliés. « Soyez l’acheteur préféré de votre fournisseur » : c’est ce que je conseille aux participants lors des formations. Pour cela, il faut :
– développer des partenariats avec les fournisseurs avec lesquels vous travaillez depuis plus de 3 ans ;
– comprendre les contraintes de votre fournisseur ;
– visiter son site de production pour analyser les complexités de vos demandes d’achats.
Par ailleurs, organiser ou réorganiser les achats implique de communiquer en interne. Ceux qui avaient coutume de commander sans en référer à qui que ce soit peuvent se sentir « bridés ». Le service commercial qui avait l’habitude de réserver dans n’importe quel hôtel se sentira sanctionné s’il n’y a pas eu de communication préalable. Expliquer le sens de la démarche permet donc de limiter les résistances au changement.
Dans le domaine des achats, entreprendre une conduite du changement passe par la compréhension de l’intérêt d’une démarche achat, de la cartographie des dépenses, de l’identification de personnes référentes…
L’innovation pour mieux acheter
Par exemple, durant la crise sanitaire de la COVID-19, les PME gagnantes sont celles qui ont innové. Pénuries, retards de livraison, défaillances des fournisseurs, chômage partiel… Face à ces difficultés, elles ont dû s’adapter et faire preuve de créativité pour gérer à distance, livrer leurs clients ou encore trouver des produits de substitution.
Les achats responsables
En matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), la charte Relations fournisseurs responsables est un bon guide pour organiser ses relations avec fournisseurs et prestataires.
En parallèle, les PME ont également tout intérêt à communiquer en externe sur leur implication en matière d’achats responsables. Obtenir le label « Relations fournisseurs et achats responsables » leur offre à la fois un facteur de différenciation et une visibilité auprès de leurs clients.
Miser sur une formation animée par des professionnels
Entreprendre une démarche achat ne s’improvise pas : acheter est un métier complexe. Pour chaque PME, l’organisation de la fonction achat doit s’adapter au contexte, à la nature des achats, au secteur d’activité. C’est pourquoi ORSYS propose plusieurs formations animées par des professionnels et centrées sur la mise en pratique.
Chaque PME doit s’interroger sur la nature de ses achats pour comprendre quels sont les collaborateurs à qui une formation bénéficiera le plus. Il est également important de déterminer quelles sont les compétences à développer : compétences liées au gain d’achats et/ou compétences liées à l’organisation des achats ? Ainsi, telle entreprise décidera de former un acheteur sur les techniques de négociation, telle autre de former un acheteur sur la stratégie d’achats. D’autres choisiront des formations organisées en intra-entreprise, sur le thème des achats responsables ou de l’innovation avec les fournisseurs.
Début 2022, une directrice achats m’a contacté à la suite de la formation de ses équipes : « Cette formation, c’est 1,5 million de gain sur 2021 mais c’est surtout des fournisseurs qui livrent à l’heure et un projet développement durable salué par ma direction ».
Une belle stratégie associée à une équipe bien formée crée de la valeur et donne du cœur à l’ouvrage.
