Projectafsluiting wordt vaak over het hoofd gezien en is net zo belangrijk als de andere fasen van projectmanagement. Het is een hefboom voor continue verbetering binnen het bedrijf. Waarom is deze fase zo belangrijk? Met welke elementen moet je rekening houden als je een project afsluit? We kijken naar best practices met Yvann Nzengue, ingenieur, trainer en projectportfoliomanager.
Wanneer je het einde nadert van een project waar je maanden of zelfs jaren aan hebt gewerkt, kan het verleidelijk zijn om haast te maken om het officieel af te ronden. Maar het overhaasten van het einde van een project, ongeacht de omvang of de sector waarin het wordt uitgevoerd, is niet goed voor jou, je team of je bedrijf. Met het risico dat je de kans om :
- Stel belanghebbenden gerust en geef formeel de volgende stappen aan
- ervoor zorgen dat het werk wordt voltooid en doorgegeven aan productie en onderhoud
- voordeel halen uit het leren tijdens het project
Aan de andere kant, als er goed over wordt nagedacht en er voldoende aandacht aan wordt besteed, biedt projectafsluiting teams en organisaties waardevolle lessen die waarde voor hen creëren en die kunnen worden toegepast op toekomstige initiatieven. Het resultaat: verbeterde processen, gerustgestelde klanten en expliciet geplande volgende stappen.
Het is daarom noodzakelijk om de afsluitende fase van een project te verzorgen. Op voorwaarde dat er rekening gehouden wordt met een bepaald aantal elementen.
1. Beoordeel het projecttransitieplan
De eerste stap naar een succesvolle afsluiting is een herziening van het projecttransitieplan. Dit is het moment om alle losse eindjes aan elkaar te knopen en te controleren of er niets vergeten is. Stel een compleet transitieplan op om je opvolger - bijvoorbeeld het team dat verantwoordelijk is voor de operatie - te voorzien van de belangrijkste informatie voor een succesvolle overgang.
Het is ook een gelegenheid om te controleren of de projectresultaten zijn voltooid, overgedragen en eventuele tekortkomingen gecorrigeerd. Het is ook een gelegenheid om te controleren of het contractuele werk is voltooid en om eventueel noodzakelijke corrigerende maatregelen te nemen. Het is ook een gelegenheid om te controleren of alle betalingen zijn gedaan of gepland en of alle producten/diensten zijn ontvangen.
Deze fase biedt ook de gelegenheid om de vastgestelde transitietaken en de activiteitenmanagers te herzien, en om het projecttransitieplan te documenteren in het projectafsluitingsrapport. Tot slot wordt ervoor gezorgd dat de kennisoverdracht aan het transitieteam is voltooid.
| Taak/activiteit | Kritiek | Deadline | Verantwoordelijke persoon/team | Toestand | Opmerkingen |
2. Doe een autopsie
De post-mortem is een echt hulpmiddel voor voortdurende verbetering en een essentiële fase in projectmanagement. Er wordt een balans opgemaakt van alle fasen van het project, de uitdagingen en de gevonden oplossingen. Het doel is om de prestaties van het project te beoordelen, er lessen uit te trekken en een afsluitend rapport op te stellen.
3. Maak middelen vrij
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden bij het project weten dat het project voltooid is. Maak van de gelegenheid gebruik om hen te feliciteren voor de realisatie van het project en de volgende stappen aankondigen als er nog werk aan de winkel is. Op deze manier kan het bedrijf met een gerust hart resources toewijzen aan andere projecten.
Sterker nog, het is noodzakelijk om eerst alle betrokken partijen op de hoogte te stellen van het einde van het project, bijvoorbeeld per e-mail. Sluit vervolgens het project binnen de organisatie formeel af op basis van de interne processen en maak projectmiddelen vrij. Vraag tenslotte de procesmanager om indien nodig de projectcode af te sluiten.
4. Documentatie archiveren
Je moet alle deliverables bewaren die tijdens het project zijn ontwikkeld. Niet alleen afsluitende deliverables, maar alle deliverables die met het project te maken hebben, van het begin tot het einde. Deze gegevens dienen als referentie voor toekomstige projecten en als trainingshulpmiddel.
Nog een goede praktijk: zorg ervoor dat u een eenvoudig, nuttig, bruikbaar en veilig archiverings- en back-upsysteem gebruikt of opzet.
5. Vier het einde van het project
Dit is de laatste stap bij het afsluiten van een project. Neem de tijd om uw team te feliciteren met het geleverde werk. Vier daarom de successen van uw team. Zo demonstreert u het bereikte teamwerk en versterkt u de ontwikkeling van de bedrijfscultuur.
De viering kan vele vormen aannemen: een bedankje, geschenken, lekkernijen om te delen, ontbijt, lunch of een aperitief. Houd rekening met de voorkeuren van elk lid van je team - je kent ze goed! Houd dus rekening met de groepsdynamiek van je team en kies de optie die door iedereen het meest gewaardeerd wordt.
Alle voorgaande stappen zijn volledig doorlopen en de volgende stappen zijn duidelijk gepland. U kunt zich nu met een gerust hart concentreren op uw volgende project.
Belangrijk: de afsluitingsfase moet kort voor of kort na het officiële einde van het project plaatsvinden. Het mag niet te vroeg zijn, omdat dit kan leiden tot het verlies van belangrijke middelen, die dan aan andere projecten kunnen worden toegewezen. Communiceer je resultaten, debrief met je team en feliciteer jezelf.
