Qui dit manager, dit déléguer. En principe, l’un ne va pas sans l’autre. Mais est-ce si simple de déléguer ? Concrètement, qu’est-ce que la délégation ? Et comment faire pour la mettre en place dans les meilleures conditions possibles ? Tour d’horizon avec Sandrine Bertrand, formatrice pour ORSYS, experte en communication, management et développement personnel.
Déléguer, un acte managérial indispensable
Si vous êtes manager, responsable d’équipe ou de projet, la délégation doit faire partie de votre rythme de travail. Déléguer, c’est confier une tâche ou un objectif à un membre de votre équipe avec un niveau d’autonomie propre à chacun.
Par exemple, la création, la tenue et le suivi d’un dossier client dans toutes ses étapes, jusqu’à l’aboutissement. Ou encore trouver un lieu original pour un séminaire d’équipe ou animer une réunion…
Déléguer est un acte managérial incontournable, qui fait indéniablement partie de la panoplie du manager.
Et ce n’est pas toujours évident !
Dossier spécial #management
Cet article constitue le 1er volet de ce dossier spécial consacré au management.
À venir :
[2/3] Comment booster la créativité et la productivité de votre équipe ?
[3/3] Managers, comment adopter la bonne posture vis-à-vis de votre équipe ?
Quel formalisme pour déléguer ?
Le mode de délégation dépend de manière générale des pratiques internes propres à chaque entreprise ou milieu professionnel. Les managers délèguent couramment au quotidien oralement. Parfois, cela est renforcé par des écrits (e-mails ou messagerie interne), afin que le feedback soit clair et cohérent pour chacun.
Christophe, participant à une formation récente, évoquait le fait « qu’il faut un certain courage pour bien assumer son rôle et “oser lâcher la bride”. Mais en prenant du recul sur ses propres peurs, on arrive de mieux en mieux à doser et cela devient très positif pour la personne à qui on délègue, mais aussi pour soi et l’équipe. À chaque fois qu’un membre d’une équipe devient autonome, c’est votre équipe tout entière qui grandit et se soutient. Que du positif ! » conclut Christophe avec le sourire.
Déléguer, un style managérial à part entière ?
Concrètement, au fil du temps et de l’expérience, un manager se doit d’appliquer différents styles de communication managériale :
- Directif pour les collaborateurs débutants ou les personnes très peu sûres d’elles, par exemple. Il s’agit de leur donner la direction et de bien les encadrer.
- Persuasif pour rassurer la personne et l’accompagner à prendre un peu plus son autonomie.
- Participatif pour associer le collaborateur à un minimum de responsabilités.
- Délégatif : le style le plus abouti, mais tout en gardant un minimum de suivi. En effet, déléguer ne signifie jamais « lâcher dans la nature » car, en tant que manager, vous restez responsable du résultat final.
QUIZ
Faites le test ! Quel manager êtes-vous ?
Il n’y a pas de profil « idéal » mais bien se connaître et connaître son style de management est une des clés pour réussir.
« Attention à ne pas tomber dans le piège de l’expert, raconte Adrien. Un expert technique est arrivé un jour dans mon équipe, il avait presque 20 ans de plus que moi et j’étais manager depuis peu. Ce n’est pas moi qui l’avais recruté. Je me suis dit que, vu son expérience et son âge, je pouvais le laisser gérer en totale autonomie. Du coup, je n’ai pas vérifié son degré de compréhension de ce que je lui demandais au départ. Je n’ai pas fait de suivi non plus, pensant lui montrer ainsi ma confiance. Erreur de débutant de ma part ! Il est parti dans la mauvaise direction, en travaillant comme il avait l’habitude de le faire dans son précédent poste dans une autre entreprise. Je m’en suis donc rendu compte trop tard. Avec le recul, je crois que j’ai un peu souffert du “complexe de l’imposteur”. J’ai été impressionné par son expérience et son âge. Je ne referai pas cette erreur. »
Quelles tâches déléguer ?
Bénéfices et points d’attention
Déléguer apporte de nombreux points positifs.
Pour le manager :
- se libérer du temps pour des activités tierces ou pour encadrer d’autres collaborateurs
- montrer que l’on accorde sa confiance
- permettre à chacun de grandir dans son poste
- pouvoir parfois être secondé
- permettre au collaborateur de prendre un rôle « d’encadrant » au sein d’une équipe…
Pour le collaborateur :
- assumer certaines responsabilités et prises de décisions…
- grandir en autonomie
- améliorer sa confiance en soi
- varier les missions selon les contextes
- devenir polyvalent
- développer ses compétences
« Au début, j’ai commencé très prudemment, confie Caroline. J’ai demandé à ma collaboratrice d’effectuer le suivi de quelques clients importants en les contactant directement. Je me suis rendue compte assez rapidement de tout ce que cela pouvait apporter. D’abord, ma collaboratrice était très contente de se sentir investie d’une nouvelle mission, malgré ses peurs du début. Peu à peu, elle est devenue “référente” auprès de certains clients essentiels, non seulement pour le suivi, mais aussi pour leur proposer des solutions. De mon côté, déléguer m’a permis de mieux gérer ma propre charge mentale. Aujourd’hui, je peux compter sur quelqu’un capable de me seconder car la délégation a favorisé une polyvalence active. »
Il faut cependant maintenir l’attention sur quelques points spécifiques.
D’abord, on peut se tromper de personne. C’est-à-dire, sous-estimer ou surestimer quelqu’un. Par ailleurs, certains collaborateurs peuvent être totalement réfractaires, voire se mettre en panique quand on veut leur confier de nouvelles tâches ou responsabilités.
Déléguer peut aussi être difficile quand on a le sentiment de « perdre le contrôle ».
Enfin, faire confiance à l’autre est parfois une vraie barrière.
Hervé, spécialiste opérationnel, doté de nombreuses qualités humaines, a été approché pour devenir manager d’une petite équipe à créer. Le projet : développer et gérer un logiciel juridique avec cette équipe. « Enchanté, j’ai accepté le poste avec beaucoup d’enthousiasme. Mais une fois l’équipe créée, je me suis senti en panique. J’ai eu peur de me faire dépasser, que mes collaborateurs deviennent meilleurs que moi et, au final, me volent ma place ! Pourtant, au départ, ces idées ne m’étaient pas du tout venues à l’esprit… avant d’être finalement dans la réalité du poste ! C’est un accompagnement personnalisé qui m’a permis de comprendre mes réactions. En quelques mois, j’ai peu à peu réussi à surmonter mes peurs. Cela m’a permis de déléguer dans de meilleures conditions en acceptant de transmettre mes connaissances. J’ai formé chaque membre de mon équipe. Chacun a pu enfin prendre sa place. Soulagé de nombreuses tâches techniques, j’ai recentré mon management sur l’aspect “humain” ».
Alors, comment déléguer au mieux ?
Si on a le choix entre plusieurs personnes, prendre le temps de choisir celle qui correspondra le mieux aux besoins de la tâche à confier. Vérifier ses compétences et sa disponibilité. Si sa disponibilité est réduite ou qu’elle est la seule personne envisageable, il faut lui aménager ses autres tâches en fonction des priorités.
Déterminer si un accompagnement ou une formation peuvent être utiles ou nécessaires en amont pour assurer un résultat optimal en aval.
Exemples de formation :
animation de réunion, prise de parole, communication, gestion du temps, gestion du stress… ou encore formation technique (usage d’un logiciel, notamment)
Déléguer une tâche ou un résultat à obtenir, mais jamais la manière de faire (sauf s’il s’agit de procédures obligatoires).
Miser sur des tâches indépendantes (autant que possible) et SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et avec un timing)
Assurer une communication claire et efficace à propos de la tâche, des moyens alloués, des délais…
Informer les autres collaborateurs (selon le contexte).
Assurer un suivi « dosé » en fonction de l’autonomie du collaborateur.
Donner de la reconnaissance.
Travailler sa propre confiance en soi et sa capacité à lâcher prise.
La délégation : avantages, inconvénients et pistes de solution
En définitive, la délégation est un levier puissant pour la croissance de l’entreprise. D’une part, parce qu’elle permet aux managers de libérer du temps pour certaines tâches stratégiques. D’autre part, parce que les collaborateurs gagnent en compétence et en autonomie. L’entreprise devient ainsi plus agile et réactive. Theodore D. Roosevelt, 26e président des États-Unis, disait : « Le meilleur dirigeant est celui qui a le sens de choisir de bons hommes pour faire ce qu’il veut faire, et assez de maîtrise pour ne pas s’immiscer pendant qu’ils le font ». Alors, osez faire confiance, osez déléguer pour transformer votre organisation !