Déléguer et responsabiliser : les meilleures pratiques

Qui dit manager, dit déléguer. En principe, l’un ne va pas sans l’autre. Mais est-ce si simple de déléguer ? Concrètement, qu’est-ce que la délégation ? Et comment faire pour la mettre en place dans les meilleures conditions possibles ? Tour d’horizon avec Sandrine Bertrand, formatrice pour ORSYS, experte en communication, management et développement personnel.

Déléguer, un acte managérial indispensable

Si vous êtes manager, responsable d’équipe ou de projet, la délégation doit faire partie de votre rythme de travail. Déléguer, c’est confier une tâche ou un objectif à un membre de votre équipe avec un niveau d’autonomie propre à chacun.

Christophe, participant à une formation récente, évoquait le fait « qu’il faut un certain courage pour bien assumer son rôle et “oser lâcher la bride”. Mais en prenant du recul sur ses propres peurs, on arrive de mieux en mieux à doser et cela devient très positif pour la personne à qui on délègue, mais aussi pour soi et l’équipe. À chaque fois qu’un membre d’une équipe devient autonome, c’est votre équipe tout entière qui grandit et se soutient. Que du positif ! » conclut Christophe avec le sourire.

Déléguer, un style managérial à part entière ?

Concrètement, au fil du temps et de l’expérience, un manager se doit d’appliquer différents styles de communication managériale :

• Directif pour les collaborateurs débutants ou les personnes très peu sûres d’elles, par exemple. Il s’agit de leur donner la direction et de bien les encadrer.
• Persuasif pour rassurer la personne et l’accompagner à prendre un peu plus son autonomie.
• Participatif pour associer le collaborateur à un minimum de responsabilités.
• Délégatif : le style le plus abouti, mais tout en gardant un minimum de suivi. En effet, déléguer ne signifie jamais « lâcher dans la nature » car, en tant que manager, vous restez responsable du résultat final.

« Attention à ne pas tomber dans le piège de l’expert, raconte Adrien. Un expert technique est arrivé un jour dans mon équipe, il avait presque 20 ans de plus que moi et j’étais manager depuis peu. Ce n’est pas moi qui l’avais recruté. Je me suis dit que, vu son expérience et son âge, je pouvais le laisser gérer en totale autonomie. Du coup, je n’ai pas vérifié son degré de compréhension de ce que je lui demandais au départ. Je n’ai pas fait de suivi non plus, pensant lui montrer ainsi ma confiance. Erreur de débutant de ma part ! Il est parti dans la mauvaise direction, en travaillant comme il avait l’habitude de le faire dans son précédent poste dans une autre entreprise. Je m’en suis donc rendu compte trop tard. Avec le recul, je crois que j’ai un peu souffert du “complexe de l’imposteur”. J’ai été impressionné par son expérience et son âge. Je ne referai pas cette erreur. »

Quelles tâches déléguer ?

Bénéfices et points d’attention

Déléguer apporte de nombreux points positifs.

« Au début, j’ai commencé très prudemment, confie Caroline. J’ai demandé à ma collaboratrice d’effectuer le suivi de quelques clients importants en les contactant directement. Je me suis rendue compte assez rapidement de tout ce que cela pouvait apporter. D’abord, ma collaboratrice était très contente de se sentir investie d’une nouvelle mission, malgré ses peurs du début. Peu à peu, elle est devenue “référente” auprès de certains clients essentiels, non seulement pour le suivi, mais aussi pour leur proposer des solutions. De mon côté, déléguer m’a permis de mieux gérer ma propre charge mentale. Aujourd’hui, je peux compter sur quelqu’un capable de me seconder car la délégation a favorisé une polyvalence active. »

Il faut cependant maintenir l’attention sur quelques points spécifiques.

D’abord, on peut se tromper de personne. C’est-à-dire, sous-estimer ou surestimer quelqu’un. Par ailleurs, certains collaborateurs peuvent être totalement réfractaires, voire se mettre en panique quand on veut leur confier de nouvelles tâches ou responsabilités.

Déléguer peut aussi être difficile quand on a le sentiment de « perdre le contrôle ».

Enfin, faire confiance à l’autre est parfois une vraie barrière.

Hervé, spécialiste opérationnel, doté de nombreuses qualités humaines, a été approché pour devenir manager d’une petite équipe à créer. Le projet : développer et gérer un logiciel juridique avec cette équipe. « Enchanté, j’ai accepté le poste avec beaucoup d’enthousiasme. Mais une fois l’équipe créée, je me suis senti en panique. J’ai eu peur de me faire dépasser, que mes collaborateurs deviennent meilleurs que moi et, au final, me volent ma place ! Pourtant, au départ, ces idées ne m’étaient pas du tout venues à l’esprit… avant d’être finalement dans la réalité du poste ! C’est un accompagnement personnalisé qui m’a permis de comprendre mes réactions. En quelques mois, j’ai peu à peu réussi à surmonter mes peurs. Cela m’a permis de déléguer dans de meilleures conditions en acceptant de transmettre mes connaissances. J’ai formé chaque membre de mon équipe. Chacun a pu enfin prendre sa place. Soulagé de nombreuses tâches techniques, j’ai recentré mon management sur l’aspect “humain” ».

Alors, comment déléguer au mieux ?

La délégation : avantages, inconvénients et pistes de solution

En définitive, la délégation est un levier puissant pour la croissance de l’entreprise. D’une part, parce qu’elle permet aux managers de libérer du temps pour certaines tâches stratégiques. D’autre part, parce que les collaborateurs gagnent en compétence et en autonomie. L’entreprise devient ainsi plus agile et réactive. Theodore D. Roosevelt, 26e président des États-Unis, disait : « Le meilleur dirigeant est celui qui a le sens de choisir de bons hommes pour faire ce qu’il veut faire, et assez de maîtrise pour ne pas s’immiscer pendant qu’ils le font ». Alors, osez faire confiance, osez déléguer pour transformer votre organisation !