Zijn legitimiteit versterken door het woord te nemen

Het bedrijf is een microkosmos van mensen met verschillende persoonlijke en communicatieve eigenschappen wat belangrijk is voor de onderlinge betrekkingen. Directeuren, managers, medewerkers … we moeten allemaal onze woorden beheersen om onze legitimiteit te versterken en het  vertrouwen en de steun van onze medewerkers te winnen.  ,

Het woord voeren en je ideeën bevestigen en toch open blijven staan voor de ander is een ware kunst. Uiteenzetting, presentatie, gesprek, verkoop … alle situaties van mondelinge uitwisselingen vereisen een beheersing van deze vaardigheid. Het woord nemen is complex en vaak subtiel en vormt het hart van een rustige en constructieve professionele relatie.

Maar wees gerust: het is niet aangeboren, men kan het leren en verbeteren!

Tussen een natuurlijke houding, strategie en improvisatie, het vereist zowel knowhow als vaardigheden die nodig zijn om u een zekere legitimiteit en zelfs autoriteit te verzekeren bij uw medewerkers. Grégoire Tournon*, communicatiedeskundige, onthult de essentiële aandachtspunten voor een geslaagde assertieve woordvoering.

Het woord nemen: een kwestie van overtuiging

Een goede spreker is een spreker die overtuigd is van wat hij zegt of aankondigt. Het eerste principe dat moet worden toegepast om het woord tot een goed einde te brengen, is dat u vastberaden bent wat uw overtuigingen betreft en tegelijk soepel bent wat de vorm betreft. Men dient namelijk niet zijn mening op te leggen, maar zijn ideeën te delen. Men moet zelf overtuigd zijn om overtuigend te kunnen zijn. Als men niet in zijn boodschap gelooft, wordt dit waarschijnlijk opgemerkt.

Assertief zijn

Het woord nemen is nooit eenzijdig. Zelfs in het kader van een toespraak, in tegenstelling tot wat men zou denken. Enerzijds omdat bij het nemen van het woord rekening moet worden gehouden met het publiek. Anderzijds omdat dit publiek een recht op antwoord heeft. Het is daarom de bedoeling om uw standpunt uit te drukken met respect voor de anderen. U moet ook rekening houden met het publiek, dat na uw tussenkomst ‘veranderd’ moet zijn.

En dat is het hele principe van assertiviteit: duidelijk zijn in zijn boodschap, standvastig zijn en niet de plaats vergeten van het publiek. Door zijn houding, zijn gebaren, … toont de spreker dat hij open is en luistert, bereid is om het standpunt van anderen te begrijpen, zelfs in het geval van protesten. Het is immers niet de bedoeling om een standpunt op te leggen, maar uiteindelijk wel om een gemeenschappelijke oplossing te vinden en gerust te stellen.

Opleiding: Assertiviteit en zelfbevestiging, bijscholing

Enkele kernprincipes

Zo moet u voor een assertief woord enkele eenvoudige praktijken in het achterhoofd houden:

• Laat uw blik gaan over het volledige publiek of de gesprekspartners
• Let op paraverbaal en non-verbaal (gebaren, stem, houding, …)
• Luister actief
• Maak onderscheid tussen feiten en meningen

Aarzel voorafgaand niet om te herhalen en u te filmen.

Een assertieve woordvoering verloopt over het algemeen goed als men empathie toont voor het publiek en men niet voorbijgaat aan een eventuele tussenkomst van iemand uit het publiek. Wat u in de eerste plaats moet vermijden, is de draad van uw boodschap verliezen. U moet dus onmiddellijk kort antwoorden of een notitie nemen van de opmerking en er op een gepast moment op terugkomen. Kortom: u luistert, u begrijpt, u neemt nota, maar u gaat verder.

Maar het beste blijft nog om de regels aan het begin van uw interventie aan te duiden: “Als u vragen heeft, zal ik die aan het einde beantwoorden”.

Opleiding: Communicatie, uw lichaamsexpressie beter gebruiken

Het woord structureren

U hebt nu de sleutels om een legitieme sprekershouding aan te nemen. Laat u niet destabiliseren om die legitimiteit te beschermen.

Hoe meer u uw woordvoering voorbereid heeft, hoe minder u gestoord wordt door interventies, bezwaren en andere onvoorziene omstandigheden. Het is dus noodzakelijk om zowel uw boodschap als uw spreektijd te structureren om de rollen te verdelen (wie tussenkomt en wanneer) en de instemming van uw publiek te verkrijgen.

De stappen:

• Een opvallende uitspraak om de belangstelling van het publiek te wekken
• Een herhaling van de reden waarom men het woord neemt
• Een overzicht van de verschillende onderdelen van uw tussenkomst
• Enkele voorbeelden van bezwaren om die van de minst overtuigde luisteraars voor te zijn en te temperen
• Argumenten die uw boodschap ondersteunen
• Voorbeelden die uw publiek raken
• Herformulering ter verduidelijking
• Een conclusie die indruk achterlaat

De plaats van het publiek

Het woord van het publiek is nodig om de ideeën gestalte te geven of te zorgen dat men instemt met uw boodschap. U moet echter meester blijven van uw spreektijd: het is aan u om de tijd voor de uitwisselingen aan te geven. Ofwel het publiek kan tussenkomen tijdens de toespraak (dit vereist dat u zeer goed voorbereid bent) ofwel aan het einde. De tweede oplossing heeft verschillende voordelen:

• Geen destabilisatie tijdens de woordvoering
• U blijft meester van de situatie gedurende de gehele tijd dat u het woord voert
• U hebt de mogelijkheid om bepaalde antwoorden op frequente bezwaren te integreren zodra u het woord neemt.

Opleiding: Succesvol presenteren

Het woord nemen: de omgeving begrijpen om de woordvoering te beheersen

Een goede woordvoering is een woordvoering die ruimte laat voor interactie. In dat geval spreekt men van improvisatie. En voor een beheerste improvisatie moet u werken aan twee elementen waar u geen controle over hebt: de spontane interventies en de omgeving.

Rekening houden met uw publiek is meer dan naar de mensen kijken of hen toespreken. Het publiek is de hele omgeving waarin het woord wordt genomen en wat het daar vorm aan geeft.

• Waar heeft het publiek belangstelling voor?
• Waarom zijn de deelnemers aanwezig, wat willen ze leren?
• In welk kader vindt het evenement plaats?
• Waar wordt het woord genomen?

Met deze elementen kunt u uw boodschap aanpassen en een monoloog vermijden. De verhalen en anekdotes die u naargelang het publiek integreert, zijn als een spel dat uw woordvoering spontaner maakt. Dat geeft uw speech meer authenticiteit en dus meer legitimiteit.

Interventies: gecontroleerde improvisatie

U hebt de rollen en spreektijden verdeeld: je bent meester over het spel. U bent echter geen waarzegger en beheerst niet alles wat er zou kunnen gebeuren. Het is daarom belangrijk om met elkaar te communiceren en tegelijk de draad van uw boodschap te behouden.

Twee principes om te onthouden:

1/ Anderen nooit negeren

Houd rekening met de spreker en geef antwoord. Bijvoorbeeld: “Ik begrijp wat u zegt, maar daar ben ik het niet mee eens. Kunnen we daar later over praten? of gewoon ‘Daar komen we later op terug’. Sluit met andere woorden nooit de deur voor discussie en zeker niet bij bezwaren.

2/ Bezwaren niet als persoonlijke aanvallen beschouwen

Bovendien moet u zich bewust worden van de emoties die de tussenkomst met zich meebrengt zonder te overreageren.

Met enkele eenvoudige reflexen is het altijd mogelijk om controle te houden over uw spreektijd, ondanks (al dan niet geanticipeerde) bezwaren.

Voorbeelden:

• Ademen met de buik en de tijd nemen alvorens te antwoorden
• De gesprekspartner laten uitpraten zonder hem te onderbreken
• Hem aankijken
• Gedurfd antwoorden (humor, tegenaanval, ironie, spot…)
• Antwoord “ik zal dit navragen” in plaats van “ik weet het niet”

Antwoorden op bezwaren

Uw woordvoering voorbereiden is ook tegenargumenten voorbereiden voor de bezwaren die u verwacht. Met andere woorden, de meest voorkomende tegengestelde standpunten en bezwaren. Dit is een bijzonder geval van interventie, want zelfs als het gebeurt te goeder trouw, kan het bezwaar ook een pure poging tot destabilisatie zijn. En omdat men zich nooit mag laten destabiliseren of een bezwaar mag negeren, moet men het afbreken.

Een bezwaar afbreken in drie stappen:

1/ Vraag meer informatie

Dat is nuttig om kwaadwilligheid te ontmaskeren of zelfs om de kwade trouw te testen van degene die bezwaar maakt: “Wat bedoelt u daarmee? “Waarom is dat een probleem? …

2/ Herformuleer om zeker te zijn dat u het goed hebt begrepen

“Als ik het goed begrepen heb …”, “Om samen te vatten …”.

3/ Zoek een bevestiging

“Zijn we het eens? ”

U moet dit proces van bezwaren absoluut de kop indrukken om niet de draad te verliezen. Het bezwaar dient echter, net als een eenvoudige vraag, benadrukt te worden. Dus ofwel u antwoordt meteen als u het antwoord hebt, ofwel u maakt er op diplomatieke wijze een einde aan (“genoteerd, maar ik ben het daar niet mee eens”) en ga over op iets anders. Op die manier is er geen tijd of ruimte voor debat.

Opleidingen: Het woord nemen en met succes optreden in het openbaar

Met andere woorden, uw woordvoering beheersen, is u aanpassen aan uw omgeving. Om u te verzekeren van uw legitimiteit varieert u met de mechanismen van improvisatie, gedurfde antwoorden en het verzamelen van informatie over de omgeving waarin u het woord neemt. Legitimiteit is de eerste stap om anderen bij uw ideeën te betrekken!