Un an après la généralisation du télétravail, quelles sont les bonnes pratiques pour conserver votre équilibre et celui de vos équipes sur le long terme ? Isabelle Morin, formatrice et coach spécialiste du télétravail, a interrogé managers et RH pour ORSYS. Quels enseignements tirent-ils de cette expérience ? Regards croisés sur le télétravail au long cours…
Le télétravail est avant tout un mode d’organisation du travail encadré par la loi et dont les modalités de mise en œuvre sont définies dans le cadre de l’entreprise. Mais quitter le bureau dans la précipitation le 17 mars 2020 était-il un mode d’organisation ? Plutôt qu’un télétravail réfléchi et organisé, c’est un « covitravail » qui s’est mis en place dans l’urgence et sous la contrainte, en mode « mi-garde d’enfants, mi-travail ». Cette expérience a pu créer de la confusion pour nombre de collaborateurs qui ont aujourd’hui besoin d’un cadre plus clair. Un an de télétravail, c’est aussi l’occasion de dresser l’inventaire des bonnes pratiques qui ont émergé au sein des équipes. Ou encore de mesurer les besoins de formation des managers et collaborateurs pour leur permettre de s’approprier pleinement toutes les fonctionnalités des nouveaux outils.
Le télétravail n’est pas un mode de garde
Pour mettre fin à la confusion et clarifier le cadre du télétravail, il faut rappeler que, légalement :
- le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux ;
- cette modalité de travail s’exécute de façon volontaire. Elle implique l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ;
- quand le collaborateur exécute ses missions en dehors des locaux de l’entreprise, cela ne modifie ni ses droits, ni ses obligations.
Le télétravail n’est donc pas un mode de garde. Il est important que le manager précise à son équipe les plages horaires durant lesquelles elle doit être joignable.
Établir une relation de confiance
Le premier confinement a été un révélateur et un accélérateur du développement de cette démarche dans les entreprises. Les salariés ont prouvé à leurs managers qu’ils pouvaient leur faire confiance.
« Cela fait partie des points positifs de cette période », se réjouit Elodie Reis, chef de service travaux dans une entreprise générale du bâtiment. Pour elle, le télétravail qui s’est imposé de fait en mars 2020 a permis « de lever un peu les freins » en rassurant sa direction.
Maintenir le lien à distance
Dans la pratique, les rythmes de télétravail sont variés. Sur le long terme, le bon équilibre pourrait se situer autour de deux jours de télétravail par semaine, soit presque la moitié du temps de travail.
En cas de télétravail à 100 %, le lien avec l’entreprise et l’esprit d’équipe risquent de s’effilocher au fil des mois. Le manque d’échanges avec les collègues peut créer un sentiment d’isolement. Néanmoins, des solutions existent pour maintenir le lien entre des équipes qui travaillent à distance.
Recréer des échanges informels
« En tant que manager d’une équipe franco-finlandaise, j’ai l’habitude de fonctionner à distance, que ce soit depuis le bureau ou la maison », explique Marc Revalor, leader développement logiciel pour Metso Outotec. « Je ne pense pas télétravail, je pense « distanciel ». Nous avons par exemple des groupes de discussions informels pour recréer la convivialité du bureau. J’ai instauré un temps de partage informel sous la forme d’une visio d’une demi-heure tous les vendredis soirs, avant de partir en week-end. C’est l’occasion de découvrir les membres de l’équipe autrement : on parle musique, animaux, sport, hobbies… mais surtout pas boulot ».
Se dire bonjour le matin, rester en lien au fil de la journée… c’est possible ! Certaines équipes ont mis en place un groupe WhatsApp ou Teams pour garder le contact avec les collègues. Les collaborateurs peuvent aussi profiter de leurs temps de pause pour appeler un collègue avec qui ils n’ont pas été en contact depuis longtemps. Ces solutions simples, qui agrémentent le quotidien, permettent aussi de maintenir le sentiment d’appartenance sur le long terme.
Prendre du recul
Paradoxalement, l’éloignement répond à l’une des problématiques récurrentes des managers : la prise de recul. Travailler à distance offre un espace privilégié pour faire le point sur son équipe, son organisation, ses projets structurants… sans être interrompu par un collègue qui passe dans le bureau. C’est un constat que partage Elodie Reis : « Travailler de chez moi présente l’inconvénient de m’éloigner du terrain. Mais cela me permet aussi de prendre du recul sur la production. Pour moi, travailler sans être dérangée, c’est un avantage indéniable ! ».
Utiliser la visio à bon escient
Les réunions distancielles sont efficaces lorsqu’elles sont utilisées à bon escient. « Les participants sont à l’heure, on n’a pas les distractions du présentiel, on ne discute pas en chuchotant avec son voisin, on est plus centré sur les sujets à l’ordre du jour… Pour des réunions récurrentes et courtes, c’est très efficace », juge Marc Revalor. En revanche, « pour des audiences nombreuses ou des séances de travail longues (deux heures et plus), cela reste plus compliqué à distance ».
Comment procéder lorsque les participants sont nombreux ? Comment gérer les longues séances de travail à distance ? Mieux vaut programmer, par exemple, trois séquences d’une heure plutôt qu’une demi-journée en visio. Il est également judicieux d’intégrer une animation ludique et participative. Cela nécessite alors de monter en compétences, comme le souligne Anne Maréchal, manager « Accès aux Soins » à la CPAM de l’Ain. « Nous utilisons Zoom régulièrement. En participant à une formation d’ORSYS sur le management [ndlr : organisée en intra] qui avait lieu en distanciel via cet outil, j’ai pris conscience de notre marge de progrès pour en exploiter toutes les fonctionnalités et dynamiser nos réunions ».
Repartir sur de bonnes bases grâce à la formation
En 2020, les salariés se sont approprié les outils et les méthodes du télétravail sur le tas. En 2021, il est temps de les outiller de manière plus professionnelle. Les entreprises s’y mettent progressivement, comme en témoigne Delphine Pourtier, responsable relations humaines au sein d’Eramet, groupe minier et métallurgique français. « Nous avons lancé, en interne, un service pour soutenir les télétravailleurs dans leur utilisation d’outils tels que Teams. Nous mettons aussi en place des ateliers réguliers pour ancrer les bonnes pratiques et créer une communauté malgré la distance ».
Les formations au télétravail prennent aujourd’hui une nouvelle tournure. Pour les participants, il ne s’agit plus de se former aux bases mais d’aller plus loin dans leurs pratiques. Ils sont souvent surpris : même en pratiquant le télétravail depuis un an, ils n’ont pas pensé à tout ! La formation Réussir son passage au télétravail leur permet de réajuster certaines façons de travailler : organisation, planification, répartition des tâches, gestion des priorités, des pauses, de la connexion/déconnexion, etc.
« Lorsqu’on m’a conseillé en formation de faire disparaître mon matériel de travail pendant les temps personnels, j’étais dubitatif, relate Marc Revalor. J’ai quand même testé et je suis ravi de ce changement. Cela me permet de dissocier mon temps de travail et mon temps personnel beaucoup plus facilement ». Comme d’autres, Marc a ainsi gagné en sérénité dans son travail comme dans sa vie personnelle.
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