Une équipe performante est avant tout une équipe organisée. Et la base de l’organisation, c’est d’abord la planification des tâches. Fixer des objectifs, définir les tâches, coordonner les actions… autant d’étapes indispensables à l’aboutissement des projets. Autre élément indispensable à une bonne organisation : une bonne communication. Ou plutôt les bons outils de communication. Surtout quand vous-même et votre équipe pratiquez le télétravail. Mais, comment choisir des outils de travail collaboratif adaptés à vos besoins ?
3 critères à prendre en compte
Le degré de complexité de l’outil
Avant d’arrêter votre choix, il est préférable de mesurer le degré de compétence des personnes amenées à se servir de l’outil.
Par exemple : si l’outil n’est disponible qu’en anglais, assurez-vous du niveau de maîtrise de cette langue par tous ceux qui seront amenés à le prendre en main.
Les fonctions disponibles
Interrogez-vous sur vos besoins et ceux de l’équipe.
Par exemple : avez-vous besoin d’organiser régulièrement des visioconférences, des brainstormings ou des réunions en face à face ? Dans ce cas, l’outil doit intégrer un module vidéo permettant également de prendre des notes et de partager son écran pour faciliter la bonne compréhension de tous.
Le nombre de collaborateurs amenés à prendre en main l’outil
Évitez de choisir une formule sous-dimensionnée : vous pourriez ne pas être en mesure d’ajouter des collaborateurs qui n’étaient pas initialement prévus dans le projet.
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3 outils pour communiquer
Slack, l’outil de messagerie facile à prendre en main
- Interface en français agréable et facile à prendre en main
- Organisé sous forme de canaux pour communiquer par messagerie et s’échanger des documents
- Canaux qui peuvent s’interconnecter pour la communication entre plusieurs équipes ou avec des collaborateurs externes
- Permet également les réunions et la planification
- Adapté aux petites et très grandes entreprises
Teams : un outil très complet
« Pour la visioconférence, mais pas que »
Surtout connu pour sa fonction de visioconférence, Microsoft Teams se dote également d’outils de partage d’écran, de messagerie et de partage de documents. Étroitement lié à Microsoft 365, Teams permet aux collaborateurs de travailler à plusieurs simultanément sur un même document bureautique. Il permet d’organiser les plannings et de faire intervenir plusieurs équipes sur un même projet. Un outil riche, en français et très complet.
Miro, le tableau blanc partagé
« Atypique mais efficace »
Chaque utilisateur peut détailler ses idées lors des réunions, que celles-ci se déroulent en présentiel ou en distanciel. Il est possible d’écrire, d’utiliser des images, de partager son écran ou des fichiers et bien sûr de faire part de ses commentaires pour enrichir ou élargir la discussion.
« Un outil qui facilite les réunions, particulièrement les brainstormings, et qui renforce la cohésion des équipes. »
Gestion de projet : le choix entre des outils simples et efficaces
Trello, pour simplifier la gestion du flux de travail
« Inspiré de la méthode Agile Kanban »
« Intuitif »
3 axes principaux :
1/ Des tableaux pour répartir les tâches parmi les différentes équipes concernées par un projet
2/ Des listes qui définissent les tâches et leurs délais d’accomplissement
3/ Des cartes intégrées aux listes et qui comportent des descriptions des tâches et des commentaires des collaborateurs
Acollab, une interface claire et détaillée
Plateforme en ligne française, Acollab permet en effet de créer un nombre d’espaces collaboratifs illimité pour chaque équipe ou chaque projet.
Accessible très facilement quel que soit le degré de connaissance des collaborateurs
Wrike, adapté aux grandes équipes
- Personnalisation
- Modèles prêts à l’emploi pour démarrer facilement
- Fiches métiers précises englobant les terminologies propres à chaque domaine d’activités
- Suivi précis des tâches même sur des projets transverses
