En tant qu’assistante, vous êtes fréquemment sollicitée pour prendre des notes lors de réunions et en rédiger les comptes rendus. Mais, bien que cette tâche soit essentielle, elle peut rapidement devenir fastidieuse. Sans une maîtrise des techniques appropriées, elle peut aussi nécessiter un temps considérable et surtout générer du stress. Hélène Gronier, rédactrice de comptes rendus freelance, vous propose quelques bonnes pratiques pour optimiser votre prise de notes.
Bonne pratique 1 : préparation de la réunion
En amont de la réunion, il est judicieux de récupérer l’ordre du jour, la liste des participants et, si possible, les documents qui seront présentés. Cela vous permettra de préparer une trame de votre compte rendu en amont en y indiquant la date, les participants et les points à l’ordre du jour. Le Jour J, surtout si vous ne connaissez pas les participants, établir un plan de table en début de réunion vous aidera à reconnaître qui parle sans devoir le demander…
Le mind mapping : comment utiliser une carte mentale pour préparer sa trame
Le mind mapping vous permet de visualiser l’ordre du jour sous forme de branches : chaque point peut contenir des éléments préparatoires, noms d’intervenants ou décisions attendues. Un bon moyen de structurer visuellement vos notes dès le départ.
Exemple d’outils : XMind, MindMeister, ou simplement papier et crayon.
Témoignage
« Quand j’ai l’ordre du jour pour les réunions du conseil municipal, je prépare une trame qui m’aide pour les délibérations. Je détaille chaque point, en ajoutant des éléments si j’en ai. Avant la réunion, je montre ma trame au maire pour qu’il puisse faire des corrections ou des ajouts. Le jour J, la trame est donc bien organisée. »
Sylvie S, secrétaire de mairie.
Bonne pratique 2 : écoute active
Une prise de notes efficace repose sur l’écoute active. L’objectif n’est pas de transcrire chaque mot, ce qui s’avère difficile de nos jours où la sténographie est très peu maîtrisée. Il s’agit plutôt de capturer les points clés qui vous permettront de rédiger un compte rendu clair et concis. L’écoute active implique donc une participation pleine et entière à l’échange ou à la présentation, afin de distinguer les idées principales des détails secondaires. En effet, toutes les remarques émises ne méritent pas d’être notées ; seules celles qui sont significatives doivent ressortir clairement. Comprendre ces enjeux est essentiel pour retranscrire correctement les idées, surtout lorsque les propos sont adaptés à l’oral mais pas à l’écrit.
Témoignage
« Pendant la réunion, je ne note pas tout, seulement les grandes lignes et les informations essentielles. »
Sylvie S.
Lire aussi : 5 conseils pour pratiquer l’écoute active
Bonne pratique 3 : correction automatique
Une astuce importante pour gagner du temps lors de la prise de notes est d’utiliser la correction automatique. Selon votre version de Microsoft Office, de LibreOffice, de Google Workspace ou de WPS Office, les étapes peuvent varier, mais en général, il s’agit de créer des « abréviations » liées à des mots ou groupes de mots.
Par exemple, taper le prénom d’une personne pour voir apparaître son nom de famille est pratique lorsque votre compte rendu est nominatif. Vous pouvez également utiliser des abréviations pour des termes courants, comme « bp » pour « beaucoup », ou « ct » et « mt » pour « court et moyen terme ».
Pensez aussi à intégrer des abréviations spécifiques à votre univers d’entreprise, comme « cb » pour « compte bancaire » dans le secteur bancaire ou « cat » pour « catalogue » dans la vente de produits. Une fois que cette liste est créée, mémorisez-la, et vous constaterez une nette amélioration de votre rapidité lors de la prise de notes.
Témoignage
« Autrefois, les secrétaires maîtrisaient la sténographie. Aujourd’hui, c’est rare, donc il est utile de se créer des abréviations pour simplifier nos prises de notes. »
Sylvie S.
Bonne pratique 4 : rédaction
La phase de rédaction est souvent le moment où l’on réalise l’importance d’une bonne prise de notes. En effet, la réunion terminée, vous allez transformer vos notes brutes en un document structuré et cohérent. Vous allez donc relire vos notes attentivement, les organiser et surtout identifier les points clés, les idées principales et les décisions prises.
Si les participants l’ont accepté – toujours demander leur accord au préalable –, enregistrer la réunion à l’aide d’un dictaphone ou tout simplement de votre téléphone peut vous être utile lorsque vous reprenez vos notes pour réécouter tel ou tel passage et en vérifier l’exactitude.
Par exemple, vous pouvez utiliser des surligneurs ou des codes couleur pour distinguer les points importants. Si vous avez utilisé un logiciel de prise de notes, profitez des fonctionnalités de taggage et de recherche pour retrouver facilement les informations pertinentes.
Une fois vos notes organisées, il est temps de synthétiser les informations :
- Rédigez des phrases claires et concises.
- Reformulez pour améliorer la clarté et la fluidité.
- Supprimez les redondances.
Témoignage
« Dans mon rôle d’assistante juridique, je dois souvent résumer des réunions complexes. J’ai appris à repérer les points clés et à formuler avec précision, car chaque mot peut avoir une implication légale. »
Nadia B., assistante juridique
Avant de finaliser votre document, prenez le temps de le relire, de vérifier l’orthographe, la grammaire et la clarté de vos phrases. Soyez vigilant sur l’orthographe des noms de famille afin de ne pas faire d’impair, situation souvent mal vécue par l’intéressé. Assurez-vous que le compte rendu reflète fidèlement les échanges de la réunion : même les interventions avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord doivent être retranscrites. Et n’hésitez pas à demander l’avis d’un collègue pour avoir un regard extérieur.
Témoignage
« S’il s’agit d’une intervention qui apporte vraiment quelque chose, je la note dans le compte rendu. En revanche, s’il s’agit juste de petits échanges entre les participants, ce ne sera pas retranscrit. »
Sylvie S.
Checklist avant, pendant et après la réunion
Lire l’ordre du jour
Préparer une trame
Identifier les participants
Utiliser ses abréviations personnalisées
Réorganiser et reformuler ses notes
Relire et corriger attentivement
Vérifier l’exactitude des noms et décisions
La rédaction de comptes rendus à partir de notes peut sembler une tâche ardue, mais en suivant ces propositions d’organisation et de synthèse, vous devriez pouvoir rendre ce processus beaucoup plus fluide. Une autre option est de suivre une formation adaptée, qui vous permettra d’acquérir ces compétences et de découvrir d’autres astuces et techniques de prise de notes et de rédaction.
Le + : en maîtrisant ces compétences, vous contribuez à une communication plus efficace au sein de votre équipe.
Formation
Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions
Une bonne technique de prise de notes s’avère essentielle pour gagner du temps et rendre compte des échanges et des décisions prises. Cette formation vous apprend à structurer vos notes et à faire des synthèses efficaces et fidèles.
Exemple de travaux pratiques : lors d’une simulation de réunion, les participants prennent des notes et font une restitution au groupe. Une analyse collective montre ce qui a été bien réalisé et ce qu’il faut améliorer.
Les participants en parlent :
« À la suite de ces deux journées de formation, je repars avec des outils et méthodes de travail « réalistes » que je vais pouvoir mettre en application dans mon quotidien professionnel. »
« J’ai découvert des techniques que je ne connaissais pas avant dont la carte heuristique, que j’adore, car cela me permet de structurer les idées principales. »
Bonne pratique 5 : outils numériques et IA
Les outils de prise de notes et de correction ainsi que l’intelligence artificielle (IA) peuvent vous être utiles. Ils facilitent l’organisation des idées, améliorent la qualité des écrits et permettent une rédaction plus efficace. En adoptant ces technologies, vous pourrez non seulement gagner en productivité, mais aussi enrichir votre expression écrite.
Prise de notes structurée : MicrosoftOneNote, Notion, Evernote, etc.
Ces outils sont parfaits pour organiser vos réunions, créer des modèles, taguer les décisions et classer par projets.
Correction et qualité rédactionnelle : ProLexis, Antidote, Le Robert, etc.
Ces outils permettent de détecter les fautes, d’améliorer le style et de corriger les noms propres (sous réserve d’avoir créé un lexique propre à votre entreprise).
Intelligence artificielle : Microsoft Copilot, ChatGPT, etc.
Avec ces outils, vous pouvez résumer vos notes ou reformuler des phrases.
Maîtriser votre prise de notes, c’est donc gagner en clarté, en temps… et en confiance dans votre rôle au quotidien.
