Managen betekent delegeren. In principe gaat het een hand in hand met het ander. Maar is delegeren echt zo eenvoudig? Wat is delegeren in de praktijk? En hoe kan dit in de best mogelijke omstandigheden gebeuren? Sandrine Bertrand, ORSYS trainer en expert in communicatie, management en persoonlijke ontwikkeling, geeft een overzicht.
Delegeren, een essentiële managementhandeling
Als je een manager, teamleider of projectleider bent, zou delegeren deel moeten uitmaken van je werkritme. Delegeren betekent een taak of doelstelling toevertrouwen aan een lid van je team, met een mate van autonomie die past bij elk individu.
Bijvoorbeeld het creëren, onderhouden en opvolgen van een klantendossier in elke fase, tot en met de voltooiing. Of een originele locatie vinden voor een teamseminar of een vergadering leiden...
Delegeren is een onvermijdelijke managementhandeling en een onmiskenbaar onderdeel van de gereedschapskist van elke manager.
En het is niet altijd gemakkelijk!
#management speciaal verslag
Dit artikel is deel 1 van een speciaal verslag over management.
Binnenkort verkrijgbaar:
[2/3] Hoe kun je de creativiteit en productiviteit van je team stimuleren?
[3/3] Managers, hoe kun je de juiste houding aannemen ten opzichte van je team?
Wat zijn de formaliteiten om te delegeren?
De manier van delegeren hangt meestal af van de interne praktijken die eigen zijn aan elk bedrijf of elke professionele omgeving. Managers delegeren meestal mondeling op dagelijkse basis. Soms wordt dit ondersteund door schriftelijke instructies (e-mails of interne berichten), zodat de feedback voor iedereen duidelijk en consistent is.
Christophe, die onlangs deelnam aan een training, noemde het feit dat "Maar door een stap terug te nemen van je eigen angsten, kun je steeds beter managen. Maar als je een stap terugzet van je eigen angsten, kun je steeds beter managen, wat heel positief is voor degene aan wie je delegeert, maar ook voor jezelf en het team. Elke keer dat een teamlid autonoom wordt, groeit je hele team en ondersteunt het zichzelf. Het is allemaal positief! besluit Christophe met een glimlach.
Is delegeren een volwaardige managementstijl?
In de praktijk moet een manager na verloop van tijd en door ervaring verschillende stijlen van leidinggevende communicatie toepassen:
- Direct, bijvoorbeeld voor nieuwkomers of mensen die erg onzeker zijn. Het gaat erom dat je ze richting geeft en goed coacht.
- Overtuigend om de persoon gerust te stellen en te helpen een beetje onafhankelijker te worden.
- Participatief om de werknemer te betrekken bij een minimum aan verantwoordelijkheden.
- Delegatief: de meest succesvolle stijl, maar met een minimum aan follow-up. In feite betekent delegeren nooit "loslaten", als manager blijf je verantwoordelijk voor het eindresultaat.
QUIZ
Doe de test! Wat voor manager ben jij?
Er bestaat geen "ideaal" profiel, maar jezelf en je managementstijl kennen is een van de sleutels tot succes.
"Pas op dat je niet in de val van de expert trapt, zegt Adrien. Op een dag kwam er een technisch expert bij mijn team. Hij was bijna 20 jaar ouder dan ik en ik was nog maar net manager geworden. Ik had hem niet aangenomen. Ik dacht dat ik hem, gezien zijn ervaring en leeftijd, de dingen volledig zelfstandig kon laten leiden. Dus ik heb in het begin niet gecontroleerd of hij begreep wat ik van hem vroeg. Ik volgde hem ook niet op, omdat ik dacht dat dit mijn vertrouwen in hem zou aantonen. Een beginnersfout van mijn kant! Hij ging de verkeerde kant op en werkte zoals hij in zijn vorige baan in een ander bedrijf deed. Ik besefte het dus te laat. Terugkijkend denk ik dat ik een beetje last had van een 'impostor complex'. Ik was onder de indruk van zijn ervaring en zijn leeftijd. Ik zal die fout niet nog eens maken.
Welke taken moeten worden gedelegeerd?
Voordelen en aandachtspunten
Delegeren heeft veel positieve voordelen.
Voor de manager :
- tijd vrijmaken voor andere activiteiten of om toezicht te houden op andere werknemers
- laten zien dat we je vertrouwen
- iedereen in staat stellen om te groeien in hun werk
- kan soms worden geholpen
- De medewerker in staat stellen een "toezichthoudende" rol op zich te nemen binnen een team...
Voor de werknemer :
- bepaalde verantwoordelijkheden op zich nemen en beslissingen nemen...
- zelfstandig opgroeien
- je zelfvertrouwen verbeteren
- de missies variëren naargelang de context
- veelzijdig worden
- je vaardigheden ontwikkelen
"Ik ben heel voorzichtig begonnen, zegt Caroline. Ik vroeg mijn collega om een paar grote klanten op te volgen door rechtstreeks contact met hen op te nemen. Ik realiseerde me al snel hoeveel dit kon opleveren. Allereerst was mijn collega erg blij dat ze een nieuwe rol kreeg, ondanks haar aanvankelijke angsten. Geleidelijk aan werd ze het 'aanspreekpunt' voor bepaalde belangrijke klanten, niet alleen voor de follow-up, maar ook voor het voorstellen van oplossingen. Van mijn kant heeft het delegeren me in staat gesteld om mijn eigen mentale werklast beter te beheren. Vandaag kan ik op iemand rekenen om me te ondersteunen, omdat delegeren actieve multi-skilling heeft aangemoedigd.
Er zijn echter een paar specifieke punten waar je rekening mee moet houden.
Ten eerste kun je de verkeerde persoon krijgen. Met andere woorden, je kunt iemand onderschatten of overschatten. Ten tweede kunnen sommige werknemers zich volledig verzetten of zelfs in paniek raken wanneer je hen nieuwe taken of verantwoordelijkheden wilt geven.
Delegeren kan ook moeilijk zijn als je het gevoel hebt dat je "de controle verliest".
Tot slot kan het vertrouwen in anderen soms een echte barrière zijn.
Hervé, een operationeel specialist met veel menselijke kwaliteiten, werd benaderd om manager te worden van een klein op te zetten team. Het project: met dit team juridische software ontwikkelen en beheren. " Ik was dolblij en accepteerde de baan met veel enthousiasme. Maar toen het team eenmaal was samengesteld, voelde ik me paniekerig. Ik was bang dat ik ingehaald zou worden, dat mijn collega's beter zouden worden dan ik en uiteindelijk mijn baan zouden inpikken! En toch waren deze ideeën in het begin helemaal niet bij me opgekomen... totdat de realiteit van de baan dat uiteindelijk wel deed! De persoonlijke begeleiding die ik kreeg, hielp me om mijn reacties te begrijpen. In een paar maanden tijd heb ik mijn angsten geleidelijk overwonnen. Daardoor kon ik in betere omstandigheden delegeren door ermee in te stemmen mijn kennis door te geven. Ik trainde elk lid van mijn team. Uiteindelijk kon iedereen zijn plaats innemen. Ik was verlost van veel technische taken en richtte mijn management opnieuw op het "menselijke" aspect. ".
Dus hoe kun je het beste delegeren?
Als je de keuze hebt uit meerdere mensen, neem dan de tijd om kies degene die het beste bij je past aan de behoeften van de taak in kwestie. Controleer uw vaardigheden en zijn beschikbaarheid. Als ze niet beschikbaar is of als ze de enige beschikbare persoon is, moeten haar andere taken volgens prioriteiten worden gerangschikt.
Bepaal of ondersteuning of training kan nuttig of noodzakelijk zijn stroomopwaarts om stroomafwaarts optimale resultaten te garanderen.
Voorbeelden van training :
Vergaderingen voorzitten, spreken, communicatie, timemanagement, stress management... of technische opleiding (in het bijzonder het gebruik van software)
Afgevaardigde een taak of resultaat te verkrijgen, maar nooit hoe het te doen (behalve in het geval van verplichte procedures).
Focus op zelfstandige taken (voor zover mogelijk) en SMART (specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en met een tijdschema)
Zorgen voor duidelijke en effectieve communicatie over de taak, de toegewezen middelen, de deadlines...
Informatie andere werknemers (afhankelijk van de context).
Follow-up "De mate van ondersteuning hangt af van de mate van autonomie van de werknemer.
Geven erkenning.
Zelf aan de slag zelfvertrouwen en zijn vermogen om laat gaan.
Delegatie: voordelen, nadelen en mogelijke oplossingen
Uiteindelijk is delegeren een krachtige hefboom voor bedrijfsgroei. Ten eerste omdat managers zo tijd vrijmaken voor bepaalde strategische taken. Ten tweede omdat werknemers aan vaardigheden en autonomie winnen. Als gevolg daarvan wordt het bedrijf wendbaarder en responsiever. Theodore D. Roosevelt, 26e president van de Verenigde Staten, zei: "De beste leider is degene die het verstand heeft om goede mensen te kiezen om te doen wat hij wil doen, en genoeg controle om zich er niet mee te bemoeien terwijl ze het doen".. Dus durf te vertrouwen, durf te delegeren en transformeer je organisatie!
