Wat als bepaalde woorden sterren waren geworden? De COVID-19 crisis heeft onze taal veranderd. Woorden als remote, videoconferencing... en telewerken hebben plots hun intrede gedaan in ons dagelijks werkleven! Dit laatste werd gevreesd door sommigen, maar gewenst door anderen. Het probeert al jaren zijn plaats te vinden en staat nu volop in de belangstelling, ook bij de overheid. Alexandra David-Ardite, consultant en trainer in management, communicatie en onderhandeling, geeft aan hoe werknemers en hun managers getraind kunnen worden om telewerken tot een succes te maken.
Net als de private sector werd de publieke sector geconfronteerd met plotselinge veranderingen en een dringende noodzaak om zich aan te passen aan de gezondheidscrisis. De tijd van "waarom" was voorbij en we moesten vooruit en werken aan "hoe". Hoe konden we buiten de gebouwen werken, met behulp van de juiste informatie- en communicatietechnieken? Maar vooral, in tegenstelling tot de privésector, hoe konden we de continuïteit van de openbare dienst en de bescherming van onze werknemers garanderen? In de publieke sector stuit de invoering van telewerken op specifieke managementproblemen. Om deze obstakels uit de weg te ruimen, is gerichte communicatie, gemoderniseerde managementpraktijken en training op maat van de werknemers nodig.
Meer dan een miljoen ambtenaren in de Franse staat telewerken
In totaal werken er zo'n 5,6 miljoen mensen in de drie takken van het ambtenarenapparaat (staat, regio en ziekenhuis).
Voor de minister voor Transformatie en Ambtenarenzaken, bijna de helft van de 2,5 miljoen werknemers in Franse overheidsdienst opdrachten hebben die compatibel zijn met telewerken. Dit is wat ze zei in een interview met de krant Parijs (31/08/21), maar wijst erop dat bepaalde functies niet worden beïnvloed (politieagenten, leraren, medisch personeel, enz.). "Ik verwerp het idee dat het ambtenarenapparaat per definitie star, volgzaam of achter de feiten aanloopt".verdedigde Amélie de Montchalin. "Als grootste werkgever van Frankrijk moeten we een bron van ideeën zijn voor het bedrijf.
In het voorjaar van 2020 bleek echter uit de eerste opsluiting dat de ambtenarij ver achterliep op het gebied van telewerken: gebrek aan apparatuur, geschikte procedures, managementproblemen, opleidingsbehoeften, enz. Volgens een enquête van Wimi-Ipsos (december 2020), 73 % van de agenten vindt dat hun organisatie niet voorbereid was de eerste opsluiting aan te kunnen (vergeleken met 52 % van de werknemers). Voor de tweede opsluiting dachten ze nog steeds 51 % (tegenover 40 % van de werknemers).
Telewerken: de obstakels uit de weg ruimen
Voor de pandemie waren er veel technische en psychologische obstakels. Maar tijdens de eerste opsluiting, tot 80 %-agenten in centrale overheidsdepartementen en 50 % in gedecentraliseerde departementen, herinnerde de minister het publiek eraan. Parijse over de overheidsdienst. In de territoriale overheidsdienst, "We stelden onszelf geen juridische vragen, omdat noodzaak de wet was".Johan Theuret, voorzitter van de Association des DRH de grandes collectivités (ADRHGCT), vertelde dit aan Capital.fr (22/06/20).
Technische en organisatorische belemmeringen
Telewerken probeert zich al jaren te vestigen, maar stuit op weerstand, niet alleen bij organisaties, maar ook bij werknemers.
De ambtenarij stond ver af van de cultuur van beheer op afstand door haar cultuur van controle en miste het vertrouwen, de methoden, de instrumenten en de praktijk van beheer op afstand. Het wordt ook geconfronteerd met dede uitdaging van gegevensbeveiligingSommige overheidsdiensten verwerken gevoelige en vertrouwelijke gegevens. De technische en organisatorische haalbaarheid hiervan is al lang een probleem.
Een gebrek aan training en ondersteuning
Maar niet alleen de haalbaarheid was een probleem - integendeel:
- grens tussen werk en privé ;
- de verbinding wilt verbreken;
- angst van werknemers voor isolatie en verlies van teamgeest;
- behoefte aan sociale cohesie, zingeving en motivatie.
Een wreed gebrek aan training en ondersteuning versterkte alleen maar ieders angsten.
De COVID-19 crisis veegde uiteindelijk alles op zijn pad en droeg bij aan stereotypen over telewerken doorbreken. Op technisch en organisatorisch vlak was het zelfs een gelegenheid om in recordtijd met concrete antwoorden te komen!
Een faciliterend wettelijk kader
Het wettelijke kader voor telewerken is vernieuwd.
Telewerken, dat vroeger per decreet werd geregeld, wordt nu geregeld door deraamovereenkomst van 13 juli 2021 die tot doel heeft de uitvoering ervan te vergemakkelijken met behoud van de continuïteit van de openbare dienst. Deze overeenkomst creëert een gemeenschappelijke basis voor de drie overheidsdiensten. Werknemers kunnen telewerken tot drie dagen per week met toestemming van hun superieuren. Dit werk op afstand kan thuis of op een derde locatie worden uitgevoerd. Ze moeten toegang hebben tot digitale hulpmiddelen om hun werk uit te voeren en te communiceren, ook met gebruikers. Dit nieuwe kader is van toepassing sinds 1er September 2021.
Telewerken: voor- en nadelen
Wat zijn de voor- en nadelen van telewerken bij de overheid? Deze verschillen niet veel van die in de particuliere sector en zijn al geïdentificeerd. Voordelen: tijdsbesparing, vooral op transport, meer autonomie, hogere productiviteit in een rustige omgeving, beter evenwicht tussen werk en privé. Beperkingen: Moeilijke ontkoppeling, overbelasting van het werk, verminderde teamcohesie, concentratieproblemen, gebrek aan follow-up.
De situatie en ervaring van elke agent is anders.
Training om je aan te passen aan telewerken
Wat is er nodig om een effectieve telewerker te zijn? Je moet autonoom zijn, controle hebben over je werk, goed kunnen organiseren, in staat zijn om je tijd beheren en, ten slotte, het vermogen om te communiceren.
Wat kan er gedaan worden? Een van de sleutels tot succes is dat managers hun personeel ondersteunen. Evenzo, toezichthoudend personeel heeft ondersteuning nodig de juiste methoden te verwerven. Met andere woorden, om een reeks vaardigheden te verwerven en/of te ontwikkelen die hen in staat stellen om deze nieuwe missies uit te voeren binnen evoluerende organisaties.
Welke training is er nodig? Medewerkers die toezicht houden hebben baat bij training in verandermanagement en het identificeren en beheersen van nieuwe tools. Door meer flexibiliteit te bieden, betekent telewerken ook dat er een vertrouwensrelatie met de teams moet worden opgebouwd. Communicatie moet daarom passend en motiverend zijn. Op dit gebied is het beheersen van de feedbacktechnieken en weet hoe je de manier waarop je communiceren via video zijn activa.
Deze nieuwe manieren om het bedrijf te leiden en aan te sturen zijn een garantie voor succes en vertrouwen. Zowel voor teams als managers, op voorwaarde dat we ieders ontwikkeling van vaardigheden ondersteunen.
