Wat zijn een jaar na de grootschalige introductie van telewerken de beste manieren om jezelf en je teams op de lange termijn in balans te houden? Isabelle Morin, een trainer en coach gespecialiseerd in telewerken, interviewde managers en HR voor ORSYS. Welke lessen hebben zij geleerd uit deze ervaring? Een dwarsdoorsnede van de meningen over telewerken op lange termijn...
Telewerken is in de eerste plaats een manier om het werk te organiseren die wettelijk is vastgelegd en waarvan de uitvoering binnen het bedrijf wordt bepaald. Maar was het gehaast verlaten van het kantoor op 17 maart 2020 een manier om het werk te organiseren? In plaats van een goed doordachte en georganiseerde vorm van telewerken, was het een 'co-working'-regeling die met spoed en onder dwang werd ingevoerd, in een modus van 'half kinderopvang, half werk'. Deze ervaring kan verwarring hebben gezaaid bij veel werknemers, die nu behoefte hebben aan een duidelijker kader. Een jaar telewerken is ook een gelegenheid om de balans op te maken van de goede praktijken die binnen de teams zijn ontstaan. Het is ook een gelegenheid om de trainingsbehoeften van managers en medewerkers te beoordelen, zodat ze alle functionaliteiten van de nieuwe tools ten volle kunnen benutten.
Telewerken is geen kinderopvang
Om een einde te maken aan de verwarring en het kader voor telewerken te verduidelijken, is het belangrijk om te onthouden dat, wettelijk :
- Telewerken is een vorm van arbeidsorganisatie waarbij werk dat ook op de locatie van de werkgever uitgevoerd had kunnen worden, door een werknemer buiten die locatie wordt uitgevoerd;
- Dit type werk wordt vrijwillig uitgevoerd. Er wordt gebruik gemaakt van informatie- en communicatietechnologieën;
- wanneer werknemers hun taken buiten het bedrijf uitvoeren, blijven hun rechten en plichten onaangetast.
Telewerken is geen vorm van kinderopvang. Het is belangrijk dat managers hun teams duidelijk maken op welke tijden ze bereikbaar moeten zijn.
Een vertrouwensrelatie opbouwen
De eerste opsluiting onthulde en versnelde de ontwikkeling van deze aanpak in bedrijven. Werknemers bewezen hun managers dat ze hen konden vertrouwen.
"Dat is een van de positieve dingen aan deze periode".zegt een opgetogen Elodie Reis, hoofd van een algemeen aannemersbedrijf. Voor haar heeft telewerken, dat in maart 2020 de norm werd, het mogelijk gemaakt om "om enkele obstakels uit de weg te ruimen"door zijn management gerust te stellen.
De verbinding op afstand onderhouden
In de praktijk variëren telewerkpatronen. Op de lange termijn zou de juiste balans ongeveer twee dagen telewerken per week kunnen zijn, of bijna de helft van de werktijd.
Als je met 100 % telewerkt, zullen de band met het bedrijf en de teamgeest in de loop van de maanden afbrokkelen. Het gebrek aan contact met collega's kan leiden tot een gevoel van isolatie. Er zijn echter manieren om de banden tussen teams die op afstand werken in stand te houden.
Hercreëren van informele uitwisselingen
"Als manager van een Frans-Fins team ben ik gewend om op afstand te werken, zowel op kantoor als thuis".legt Marc Revalor, Software Development Manager bij Metso Outotec, uit. "Ik denk niet in termen van telewerken, ik denk in termen van werken op afstand. We hebben bijvoorbeeld informele discussiegroepen om de kantoorsfeer na te bootsen. Ik heb een informeel overlegmoment ingesteld in de vorm van een half uur durende videochat elke vrijdagavond, voordat ik vertrek voor het weekend. Het is een kans om de teamleden op een andere manier te leren kennen: we praten over muziek, dieren, sport, hobby's... maar vooral niet over werk"..
s Ochtends gedag zeggen en de hele dag door contact houden... het kan! Sommige teams hebben een WhatsApp- of Teams-groep opgezet om in contact te blijven met collega's. Werknemers kunnen ook hun pauze gebruiken om een collega te bellen met wie ze al een tijdje geen contact meer hebben gehad. Deze eenvoudige oplossingen, die het dagelijks leven aangenamer maken, helpen ook om het saamhorigheidsgevoel op lange termijn te behouden.
Doe een stap terug
Paradoxaal genoeg biedt werken op afstand een oplossing voor een van de terugkerende problemen van managers: een stap terug doen. Werken op afstand biedt een bevoorrechte ruimte om de balans op te maken van je team, je organisatie, je structurerende projecten... zonder onderbroken te worden door een collega die langskomt op kantoor. Elodie Reis is het daarmee eens: "Thuiswerken heeft het nadeel dat het me weghaalt van het veld. Maar het stelt me ook in staat om een stapje terug te doen van de productie. Voor mij is ongestoord werken een onmiskenbaar voordeel!.
Verstandig gebruik van video
Vergaderingen op afstand zijn effectief als ze op de juiste manier worden gebruikt. "Deelnemers zijn op tijd, je hebt niet de afleiding van face-to-face vergaderingen, je fluistert niet tegen de persoon naast je, je bent meer gefocust op de onderwerpen op de agenda... Voor korte, terugkerende vergaderingen is het heel effectief"., keurmeester Marc Revalor. Aan de andere kant, "voor een groot aantal hoorzittingen of lange werksessies (twee uur of meer) is het ingewikkelder om op afstand te werken"..
Hoe ga je om met grote aantallen deelnemers? Hoe ga je om met langeafstandssessies? Het is bijvoorbeeld beter om drie sessies van een uur te plannen dan een videoconferentie van een halve dag. Het is ook een goed idee om een leuke, participatieve aanpak in te bouwen. In dit geval moet je je vaardigheden ontwikkelen, zoals Anne Maréchal, manager "Toegang tot gezondheidszorg" bij CPAM de l'Ain, aangeeft. "We gebruiken Zoom regelmatig. Door deel te nemen aan een ORSYS management training [noot van de redactie: intern georganiseerd]. die op afstand plaatsvond via Met deze tool realiseerde ik me dat we nog een lange weg te gaan hebben als we alle functies optimaal willen benutten en onze vergaderingen dynamischer willen maken".
Weer aan de slag met trainen
In 2020 hebben werknemers de tools en methodes van telewerken op het werk geleerd. In 2021 is het tijd om ze uit te rusten met professionelere hulpmiddelen. Bedrijven krijgen hier geleidelijk grip op, zoals Delphine Pourtier, hoofd Human Relations bij Eramet, een Franse mijnbouw- en metallurgiegroep, kan bevestigen. "We hebben een interne dienst opgezet om telewerkers te ondersteunen bij het gebruik van tools zoals Teams. We organiseren ook regelmatig workshops om goede praktijken te verankeren en een gemeenschap te creëren ondanks de afstand"..
Trainingen over telewerken nemen nu een nieuwe wending. Voor deelnemers is het niet langer een kwestie van de basis leren, maar van verder gaan in hun praktijk. Ze zijn vaak verrast: zelfs als ze al een jaar telewerken, hebben ze nog niet aan alles gedacht! De cursus Succesvol overstappen op telewerken stelt hen in staat om bepaalde manieren van werken aan te passen: organisatie, planning, verdeling van taken, beheer van prioriteiten, pauzes, verbinding/verbreking, enz.
"Toen ik tijdens mijn opleiding het advies kreeg om mijn werkapparatuur mee te nemen in mijn privétijd, was ik sceptisch., vertelt Marc Revalor. Ik heb het toch geprobeerd en ik ben erg blij met de verandering. Het maakt het veel gemakkelijker voor mij om mijn werktijd te scheiden van mijn privétijd".. Net als anderen heeft Marc rust gevonden in zowel zijn werk als zijn privéleven.
Lees of herlees: Telewerken: een troef voor productiviteit
