Wat zijn, een jaar na de veralgemening van telewerken, de beste praktijken om uw evenwicht en dat van uw teams op de lange termijn te behouden? Isabelle Morin, trainer en coach gespecialiseerd in telewerken, interviewde managers en HR voor ORSYS. Welke lessen leren zij uit deze ervaring? Gekruiste perspectieven op langdurig telewerken…
Telewerken is vooral een methode om werk te organiseren die bij wet is geregeld en waarvan de implementatiemethoden binnen het bedrijf zijn vastgelegd. Maar was het haastig verlaten van kantoor op 17 maart 2020 een manier van organiseren? In plaats van doordacht en georganiseerd telewerken is het een ‘co-working’ die met spoed en onder dwang werd ingevoerd, in de modus van ‘half kinderopvang, half werk’. Deze ervaring kan voor verwarring hebben gezorgd bij veel werknemers die vandaag de dag behoefte hebben aan een duidelijker raamwerk. Een jaar telewerken is ook een gelegenheid om de balans op te maken van de goede praktijken die binnen de teams zijn ontstaan. Of om de opleidingsbehoeften van managers en medewerkers te meten, zodat zij alle functionaliteiten van de nieuwe tools volledig onder de knie krijgen.
Telewerken is geen vorm van kinderopvang
Om een einde te maken aan de verwarring en het raamwerk voor telewerken te verduidelijken, moet eraan worden herinnerd dat juridisch:
- telewerken is een vorm van werkorganisatie waarbij werkzaamheden die ook op de locatie van de werkgever hadden kunnen worden verricht, door een werknemer buiten deze locatie worden uitgevoerd;
- deze werkwijze wordt op vrijwillige basis uitgevoerd. Het omvat het gebruik van informatie- en communicatietechnologieën;
- wanneer de werknemer zijn opdrachten buiten de bedrijfsruimten uitvoert, verandert dit noch zijn rechten, noch zijn verplichtingen.
Telewerken is dus geen vorm van kinderopvang. Het is belangrijk dat de manager aan zijn team de tijdslots aangeeft waarop ze bereikbaar moeten zijn.
Bouw een vertrouwensrelatie op
De eerste beperking was een openbaring en een versneller van de ontwikkeling van deze aanpak in bedrijven. Medewerkers hebben tegenover hun managers bewezen dat ze hen kunnen vertrouwen.
“Dit is één van de positieve punten van deze periode”, verheugt Elodie Reis, hoofd van de afdeling werken bij een algemeen bouwbedrijf. Voor haar maakte het telewerken, dat in maart 2020 werd opgelegd, dit mogelijk “Om de remmen een beetje op te trekken » door zijn management gerust te stellen.
Houd de verbinding op afstand
In de praktijk variëren de ritmes van telewerk. Op de lange termijn zou het juiste evenwicht kunnen liggen rond twee dagen telewerken per week, oftewel bijna de helft van de werktijd.
Bij telewerken met 100 % dreigt de link met het bedrijf en de teamgeest in de loop van de maanden te vervagen. Gebrek aan interactie met collega’s kan een gevoel van isolatie creëren. Er bestaan echter oplossingen om de link tussen teams die op afstand werken te behouden.
Creëer informele uitwisselingen
“Als manager van een Frans-Fins team ben ik gewend om op afstand te werken, zowel op kantoor als thuis”, legt Marc Revalor uit, leider op het gebied van softwareontwikkeling bij Metso Outotec. “Ik denk niet aan telewerken, ik denk aan ‘op afstand’. Zo hebben we bijvoorbeeld informele gespreksgroepen om de gezelligheid op kantoor te creëren. Ik heb elke vrijdagavond een informeel moment afgesproken in de vorm van een video van een half uur, voordat ik naar het weekend vertrok. Het is een kans om de leden van het team op een andere manier te ontdekken: we praten over muziek, dieren, sport, hobby’s… maar vooral niet over werk”.
's Ochtends hallo zeggen, de hele dag verbonden blijven... het is mogelijk! Sommige teams hebben een WhatsApp- of Teams-groep opgezet om contact te houden met collega’s. Medewerkers kunnen hun pauze ook benutten om een collega te bellen met wie ze al lang geen contact meer hebben gehad. Deze eenvoudige oplossingen, die het dagelijks leven verbeteren, helpen ook op de lange termijn het gevoel ergens bij te horen te behouden.
Doe een stap terug
Paradoxaal genoeg is afstand nemen een antwoord op een van de terugkerende problemen waarmee managers te maken krijgen: een stapje terug doen. Op afstand werken biedt een bevoorrechte ruimte om de balans op te maken van uw team, uw organisatie, uw structurerende projecten... zonder onderbroken te worden door een collega die door het kantoor loopt. Dit is een observatie die Elodie Reis deelt: “Thuiswerken heeft als nadeel dat je ver weg bent van het veld. Maar het geeft mij ook de mogelijkheid om een stap terug te doen ten opzichte van de productie. Voor mij is ongestoord werken een onmiskenbaar voordeel! ».
Gebruik video verstandig
Vergaderingen op afstand zijn effectief als ze verstandig worden gebruikt. “De deelnemers zijn op tijd, we hebben geen afleiding van face-to-face ontmoetingen, we praten niet fluisterend met onze buren, we zijn meer gefocust op de onderwerpen die op de agenda staan... Voor terugkerende en korte vergaderingen, het is zeer effectief”, keurmeester Marc Revalor. Aan de andere kant, “voor een groot publiek of lange werksessies (twee uur of meer) blijft het op afstand ingewikkelder”.
Hoe verder als er veel deelnemers zijn? Hoe beheer ik lange werksessies op afstand? Het is beter om bijvoorbeeld drie sequenties van een uur in te plannen in plaats van een halve dag op video. Het is ook verstandig om leuke en participatieve activiteiten te integreren. Dit vereist dan toenemende vaardigheden, zoals benadrukt door Anne Maréchal, manager ‘Access to Care’ bij de CPAM de l’Ain. “Wij maken regelmatig gebruik van Zoom. Door deel te nemen aan ORSYS-trainingen over management [noot van de redactie: georganiseerd intra] die op afstand plaatsvond via Door deze tool werd ik me bewust van onze ruimte voor vooruitgang bij het benutten van alle functies ervan en het stimuleren van onze vergaderingen.”
Maak een goede start dankzij training
In 2020 hebben werknemers de tools en methoden van telewerken op het werk overgenomen. In 2021 is het tijd om ze professioneler uit te rusten. Bedrijven komen geleidelijk aan op gang, zoals blijkt uit Delphine Pourtier, human relations manager bij Eramet, een Franse mijnbouw- en metallurgische groep. “We hebben een interne dienst gelanceerd om telewerkers te ondersteunen bij het gebruik van tools zoals Teams. We organiseren ook regelmatig workshops om goede praktijken te verankeren en ondanks de afstand een gemeenschap te creëren”.
De telewerktraining neemt nu een nieuwe wending. Voor de deelnemers is het niet langer een kwestie van trainen in de basis, maar van verder gaan in hun praktijk. Ze zijn vaak verrast: ook al telewerken ze al een jaar, ze hebben nog niet aan alles gedacht! Opleiding Succesvolle overstap naar telewerken stelt hen in staat bepaalde manieren van werken aan te passen: organisatie, planning, taakverdeling, prioriteitenbeheer, pauzes, verbinden/ontkoppelen, enz.
“Toen ik tijdens de training het advies kreeg om mijn arbeidsmiddelen tijdens mijn vrije tijd te laten verdwijnen, twijfelde ik, vertelt Marc Revalor. Ik heb het toch getest en ben blij met deze verandering. Hierdoor kan ik mijn werktijd en mijn persoonlijke tijd veel gemakkelijker scheiden”. Net als anderen heeft Marc gemoedsrust gekregen in zijn werk en in zijn persoonlijke leven.
Lees of herlees: Telewerken: een troef voor de productiviteit
