Het managen van een of meer projecten te midden van onzekerheid is een echte uitdaging! Om op koers te blijven, moeten projectmanagers de 10 essentiële zachte vaardigheden van projectmanagement leren beheersen. Deze zullen hen leiden als een kompas. Maar wat zijn deze 10 soft skills? Hoe kunnen ze worden verworven of geperfectioneerd? Alain Ngassam, consultant en trainer in projectmanagement en leiderschap, neemt ze onder de loep.
Het vak projectmanagement heeft een decennium van transformatie achter de rug. Agile benaderingen hebben traditionele projectmanagementpraktijken op hun kop gezet. Maar vandaag de dag is de grootste uitdaging voor de projectmanager het vinden van de houding die hem in staat stelt de betrokkenheid te verkrijgen van mensen over wie hij geen hiërarchische autoriteit heeft.
Dus welke zachte vaardigheden moeten projectmanagers beheersen om bij te blijven in deze snel veranderende wereld?
Een reeks interpersoonlijke en gedragsvaardigheden die essentieel zijn voor projectmanagers
Allereerst moet eraan worden herinnerd dat zachte vaardigheden zijn een reeks gedragskwaliteiten. Dit zijn interpersoonlijke vaardigheden of zachte vaardigheden die de projectmanager in staat stellen om het werk van het team te vergemakkelijken, in het bijzonder door samenwerking. Met andere woorden, zachte vaardigheden zijn echte faciliterende factoren. Ze vormen een aanvulling op de harde of technische vaardigheden van de projectmanager. Ze worden ook wel "zachte" vaardigheden genoemd.
10 zachte vaardigheden zijn de harde kern geworden van het management en leiderschap van projectmanagers. Dit is wat het rapport Toekomst van banen van het World Economic Forum 2020, in Frankrijk beter bekend als het Davos Forum.
- Complexe problemen oplossen : het vermogen om een oplossing voor een probleem te identificeren en te implementeren.
- Kritisch denken : het vermogen om kritiek te leveren en te redeneren met behulp van een rationeel proces en argumenten.
- Creativiteit : het vermogen om nieuwe, niet-standaard oplossingen te bedenken en te implementeren.
- Personeelsbeheer : het vermogen om medewerkers te organiseren en teams samen te stellen om de prestaties van het bedrijf te optimaliseren.
- Samenwerken : het vermogen om teamgeest en goede communicatieve vaardigheden te bevorderen.
- Emotionele intelligentie : het vermogen om onze eigen emoties en die van anderen te herkennen, begrijpen en verwerken.
- Intuïtieve besluitvorming : het vermogen om opties te modelleren, te evalueren en te prioriteren om beslissingen te nemen.
- Uitmuntende service : het vermogen om consequent te voldoen aan de verwachtingen van de klant en deze soms zelfs te overtreffen.
- Onderhandelingsvaardigheden : het vermogen om je eigen belangen te confronteren en te koppelen aan die van anderen om een situatie op te lossen.
- Mentale flexibiliteit : het vermogen om gedrag of acties aan te passen aan veranderingen in de omgeving of context.
De kunst van het onderhandelen voor projectmanagers
Van deze 10 zachte vaardigheden zijn de onderhandelingsvaardigheden is vooral nuttig wanneer er onenigheid ontstaat in de loop van een project. Je zou zelfs kunnen zeggen dat coöperatief onderhandelen een essentieel middel is om meningsverschillen op te lossen. Het is het meest effectief als de projectmanager het methodisch en met respect voor anderen toepast.
De 5 belangrijkste fasen in samenwerkingsonderhandelingen
1. Eerst grondig voorbereiden
- Wat zijn de precieze doelstellingen, met cijfers?
- Wat zijn de echte belangen?
- Wat zijn de "win/win" voorstellen?
2. Definieer vervolgens het onderhandelingskader
- Wat staat er op het spel en hoe krijg je de andere partij zover dat ze het accepteert?
- Wie heeft de beslissingsbevoegdheid?
- Hoe bouw je vertrouwen op?
3. Maar ook om een pad uit te stippelen voor de onderhandelingsgesprekken
- Een herinnering aan wat we hebben geleerd
- Punten van onenigheid
- Korte uiteenzetting van de zaak van elke partij
4. Neem vervolgens een vastberaden maar ontspannen houding aan
- Niet veel te zeggen
- De stemming verlichten (humor)
- Heb geduld, zet jezelf niet onder druk
5. Leg ten slotte snel het resultaat vast
- Laat beide partijen een schriftelijke vrijgave van overeenkomsten ondertekenen
- Als de resultaten erg goed zijn, bespoedig dan het opstellen van de overeenkomst
- De relatie versterken
Het vermogen om te beïnvloeden, een essentiële aanvulling op onderhandelen
Hoe krijg je de bijdrage van een persoon met wie er geen hiërarchische link is? Om dit te bereiken, moet je een beroep doen op een zachte vaardigheid die intrinsiek verbonden is met onderhandelen: invloed.
Om invloed uit te oefenen buiten de hiërarchie moet de projectmanager de omgeving kennen van degenen die betrokken zijn bij het project. Met andere woorden, de verschillende codes en gebruiken van de mensen met wie ze te maken hebben, hun semantiek en hun behoeften.
Om dit te doen kan het gebruik maken van het analytische kader dat bekend staat als de 7 werelden, ontwikkeld door de Franse sociologen Luc Boltanski en Laurent Thévenot. Deze benadering biedt een conceptueel kader om de verschillende logica's van rechtvaardiging en valorisatie in de samenleving te begrijpen. Het stelt ons in staat om de normatieve principes te analyseren die de beslissingen en handelingen van individuen sturen, afhankelijk van de context waarin ze zich bevinden.
De theorie van de 7 werelden
- De wereld van inspiratie. Het is gebaseerd op de zoektocht naar authenticiteit en persoonlijke expressie. Het bevordert daarom de waarden van emotie en innerlijkheid.
- De wereld van het huiselijke. Het richt zich op vertrouwensrelaties, familiewaarden en het behoud van intimiteit. Het benadrukt continuïteit en stabiliteit.
- De wereld van meningen. Het benadrukt de principes van erkenning en sociaal aanzien. Het vertrouwt op de oordelen en beoordelingen van anderen.
- De wereld van goed burgerschap. Het waardeert gelijkheid, rechtvaardigheid en de beginselen van burgerschap. Het verwijst daarom naar de normen van democratie en politieke participatie.
- De wereld van de markt. Het is gebaseerd op de principes van economische uitwisseling, concurrentie en het maximaliseren van individuele belangen. Het hecht veel belang aan marktmechanismen.
- De wereld van de industrie. Het richt zich op efficiëntie, prestaties en productiviteitsnormen. Het verwijst naar de principes van rationele werkorganisatie.
- De wereld van welsprekendheid. Het richt zich op overtuigende communicatie en het vermogen om anderen te overtuigen. Het waardeert argumentatie en retorische kracht.
Let op:
Deze 7 werelden sluiten elkaar niet uit. Individuen kunnen er dus tussen navigeren afhankelijk van de context en situatie.
Dus hoe kan een projectmanager het juiste argument vinden dat past bij de "wereld" van de persoon met wie hij praat?
Tijdens de training Manager: je invloed ontwikkelenLaure, projectmanager, vraagt hoe je een gekozen functionaris kunt overtuigen door zijn taal te spreken.
De problemen
Laure is hoofd van een ontwikkelingsproject in een milieugroep. Haar missie is om het merkimago van haar bedrijf bij lokale overheden te versterken. Tijdens een cocktailparty wordt ze in contact gebracht met de locoburgemeester van een lokale overheid om hem te vertellen over de diensten die haar bedrijf aanbiedt. Ze weet dat de persoon met wie ze praat waarschijnlijk een negatief beeld heeft van de wereld waartoe ze behoort. Met andere woorden, de wereld van de markt en de wereld van de industrie.
De oplossing
1/ Luister eerst goed
Laure zal goed opletten welke onderwerpen de locoburgemeester aansnijdt en welke woorden hij gebruikt. In het bijzonder zou hij, ongetwijfeld met veel enthousiasme, moeten praten over een toekomstig huisvestingsprogramma.
2/ Pas je dan aan aan de "wereld" van de persoon met wie je praat
Laure zal de innovatieve dienst die ze wil verkopen vertalen in concrete, passende termen. Bovenal zal ze de bijdrage benadrukken die het ontwikkelingsproject kan leveren aan de reputatie van de lokale overheid en haar gekozen vertegenwoordigers. Door te verwijzen naar de wereld van de publieke opinie en burgerzin zal ze haar gesprekspartner beter kunnen overtuigen.
Kortom, zachte vaardigheden zijn essentieel voor projectmanagers. Ze zijn de sleutel tot het inspireren en stimuleren van een projectteam en het leiden naar succes. Een probleem op de juiste manier stellen, beslissingen nemen onder tijdsdruk, beïnvloeden, emoties beheersen en onderhandelen: dit zijn de dagelijkse taken van een projectmanager. Soms betekent dit dat je deze zachte vaardigheden moet ontwikkelen of versterken door middel van de juiste training.
