In 2020 werden we opgesloten en begonnen we te telewerken, aanvankelijk voor… 15 dagen! Eventueel, het duurde meer dan een jaar. Hoe kunnen we, in een tijd waarin de terugkeer naar het werk gefaseerd wordt georganiseerd, de terugkeer naar het werk ter plaatse faciliteren? Isabelle Morin, trainer en coach gespecialiseerd in telewerken, geeft ons haar inzicht.
Stap 1: doe een stapje terug om je team te steunen
Een stap terugdoen betekent eerst de balans opmaken van de langetermijngevolgen van het 'opgelegde' telewerken. Het was een periode die stress veroorzaakte: omgevingsstress door een oncontroleerbare gezondheidssituatie, de dreiging van ziekte en dood die onzichtbaar aanwezig was, persoonlijke angst gekoppeld aan isolement...
Managers, dat moeten jullie ook beseffen Er zijn geleidelijk twee categorieën telewerkers ontstaan.
Enerzijds hebben sommige werknemers stilaan de voordelen en het levenscomfort ontdekt dat thuiswerken hen biedt:
- balans tussen persoonlijk en professioneel leven;
- evenwichtiger relaties met collega’s: meer afstand betekent ook minder affect.
Ze vrezen de hervatting van face-to-face werk en onderhandelen over een maximum aan telewerken.
Aan de andere kant zijn er mensen die er niet in zijn geslaagd zich aan te passen aan het telewerkformat, en dag na dag bidden voor een terugkeer naar de normale situatie. Onder hen waren sommigen overbelast: werk drong hun persoonlijke leven binnen; ze willen graag terugkeren naar hun vorige oriëntatiepunten. Anderen hebben meer last van een gebrek aan sociale relaties: ze staan te popelen om hun collega’s weer te zien. Zelfs degenen die vóór de eerste opsluiting al aan telewerken deden, bijvoorbeeld één dag per week, getuigen van het gebrek aan direct contact met hun collega’s sinds ze telewerken bij 100 %.
In beide gevallen is het voor je collega’s vaak lastig om toe te geven dat het functioneren en de relaties dat niet zijn niet meer hetzelfde als voorheen.
Stap 2: wees lief voor jezelf en je teams
Managers zijn dubbel bezorgd over deze situatie:
- Mogelijk hebben zij deze moeilijkheden zelf ervaren. In dit geval is de eerste stap het vriendelijk erkennen van hun eigen beperkingen;
- hun collega's zullen ongetwijfeld soortgelijke moeilijkheden hebben ondervonden. Managers zullen dan in de tweede plaats in staat zijn te communiceren over de ervaringen die zij zelf hebben meegemaakt en naar hen te luisteren, terwijl zij dezelfde vriendelijkheid tegenover hen tonen.
Tegen je team durven zeggen: "Tijdens de pandemie heb ik het zo goed mogelijk gedaan, maar tussen de spoedorders en tegenstrijdige bevelen kwam ik dezelfde moeilijkheden tegen als jij. Kunnen we elkaar steunen?" is authentiek zijn. Zo'n manager krijgt de steun en het vertrouwen van zijn team.
Enkele tips ter voorbereiding op terugkeer naar de locatie:
- Hou het simpel
- Herschep de verbinding tussen iedereen
- Bevrijd uw stem in het licht van de opgebouwde spanningen
- Maak onderliggende interpersoonlijke conflicten onschadelijk
Stap 3: maak uw toespraak vrij om een goede start te maken
In plaats van te proberen deze "vreselijke episode" te vergeten, kun je de unieke individuele en collectieve ervaring die jij en je collega's net hebben meegemaakt aan het licht brengen, zodat je er het beste van kunt maken. Waarom openen we geen forum voor degenen die dat willen om hun ervaringen te delen?
Laten we deze aanpak voor managers en HR-afdelingen bagatelliseren: je gaat als psycholoog natuurlijk niet improviseren of oplossingen zoeken voor medewerkers! Het is gewoon een kwestie van laat hen zich uiten en gehoord worden : persoonlijke ervaringen, onbegrip over de verdeling van de werklast, inspanningen om noodsituaties op te vangen... Er is hier geen sprake van het verleden veranderen of onszelf rechtvaardigen: door dingen te zeggen, kunnen we ze eenvoudigweg overwinnen en de volgende stap zetten.
Sommige telewerkers, die moeilijkheden ondervonden of geen professionele stimulans kregen, zijn "afgehaakt". Dit is ook een kans om hen geleidelijk weer in contact te brengen met de dynamiek van het team en het bedrijf.
Stap 4: definieer een duidelijk en nauwkeurig raamwerk om de teamcohesie te bevorderen
Het nieuwe werkkader omvat nu de toepassing van gezondheidsinstructies die aanleiding geven tot veel vragen, zorgen en misverstanden: kan ik mijn masker afzetten tijdens de pauze? Is plexiglas voldoende? Heeft iemand die spreekt in een vergadering het recht om zijn masker af te zetten, zodat hij of zij beter gehoord kan worden?
Dagelijks is er geen tekort aan punten van onenigheid! Het is essentieel dat het bedrijf duidelijk de regels definieert die van toepassing zijn op werkzaamheden op locatie. A expliciet gemeenschappelijk raamwerk zal veel onproductieve debatten en denigrerende opmerkingen vermijden. De HR-afdeling kan bijvoorbeeld een leuke infographic verzorgen die je herinnert aan de regels en deze in de gemeenschappelijke ruimtes toont.
Natuurlijk is dit duidelijke en precieze kader verre van beperkt tot gezondheidsbeperkingen. De kwestie op middellange/lange termijn is het algemene werkkader: afwisselend telewerken/on-site werken, nieuwe organisaties die verband houden met de situatie van het bedrijf na de crisis, etc. Veel vragen blijven onbeantwoord: hoe organiseren we ons binnen ons team? Hoe ontwikkelen we telewerken op lange termijn? Hoe kunnen we "samenwerken" bevorderen terwijl we rekening houden met individuele situaties? En ga zo maar door.
Vandaag is het niet de bedoeling om terug te keren naar de situatie van vóór maart 2020, noch om de uitzonderlijke situatie die zich sindsdien heeft voorgedaan te bestendigen. De uitdaging is om een nieuwe manier van werken uit te vinden die voortbouwt op deze ervaringen, in termen van organisatie, uitrusting en relaties. Het is tijd om het heden te accepteren en te bouwen aan de toekomst. HR-afdelingen: het is aan jullie om een kader voor te stellen dat managers kunnen gebruiken om op een participatieve manier een nieuwe manier van werken voor hun team te creëren.
Deze tijden van uitwisseling en collectieve constructie zijn allemaal kansen om het team samen te brengen, om een gemeenschappelijke dynamiek te creëren en een goede start te maken. Ze zullen het team dus bij terugkeer in staat stellen weer volledig functioneel te worden, anders en beter dan voorheen. Grijp nu deze unieke kans om dagelijks meer zingeving op het werk, meer efficiëntie voor het team, meer welzijn voor iedereen te ontwikkelen!
