Offboarden of outboarden? De twee termen hebben betrekking op dezelfde realiteit. Bedrijven werven en integreren hun werknemers, maar hebben ook te maken met vertrek. Het vertrek van een werknemer kan een aanzienlijke impact hebben op de organisatie en de prestaties als het slecht wordt beheerd. Dus hoe pak je off-boarding succesvol aan? Sandrine Lejemble, een expert op het gebied van human resources en organisatiemanagement, neemt een kijkje in de keuken.
Vertrek maakt deel uit van het "normale leven" van een bedrijf. Een arbeidsovereenkomst kent altijd een begin en een einde, of het nu gaat om een contract voor bepaalde tijd of een contract voor onbepaalde tijd. Het bieden van een kader voor offboarding, ook bekend als outboarding, is een noodzaak ongeacht de context van het vertrek, ook al vragen sommigen om meer waakzaamheid. We denken in het bijzonder aan ontslagnemingen die te maken hebben met ontevredenheid, bijvoorbeeld wanneer er een discrepantie is tussen het werkaanbod en de realiteit van de opdrachten. Waakzaamheid is ook geboden bij ontslag of contractuele beëindiging in verband met een meningsverschil tussen de werknemer en het bedrijf.
Omgaan met een sterke stijging van het aantal vertrekkende werknemers
Het ontslagpercentage bereikte 2,7 % in Frankrijk in de 1er kwartaal van 2022, volgens een recent onderzoek naar durf. Het is op het hoogste niveau sinds de financiële crisis van 2008! Het is de "Grand Mercato", volgens het gespecialiseerde wervingsbureau Robert Half. Volgens het onderzoek Wat de kandidaten willen (maart 2022)Bij 77 % zijn potentiële werknemers vooral op zoek naar een beter salaris. Ze zijn ook op zoek naar een beter evenwicht tussen werk en privéleven en een grotere geografische nabijheid tussen thuis en werk. Het is dus een goed moment om te vertrekken, want het vertrek van sommigen biedt kansen voor anderen...
"Eind 2021 en begin 2022 zal het aantal ontslagen een recordhoogte bereiken. [...]
Bron: La France vit-elle une "Grande démission" ? - Durft - oktober 2022
Het vorige record werd gevestigd op 1er kwartaal 2008".
Dit vertrek is niet zonder gevolgen voor bedrijven. Ze moeten niet alleen de activiteit op peil houden, maar ze moeten ook het vertrek van de werknemer in goede banen leiden in coördinatie met het bestaande team. Met andere woorden, het off-boarden van de werknemer.
Waarom is off-boarding een essentiële vaardigheid in HR-praktijken?
Ten eerste maakt offboarding het eenvoudiger om het vertrek vanuit een technisch oogpunt te beheren. Met andere woorden, het administratieve vertrek van personeel. Maar het is ook en vooral een voorwaarde voor de voortzetting van projecten en zelfs van het bedrijf. Tot slot is het een uitbreiding van het werkgeversmerk.
Bedrijfscontinuïteit garanderen
Offboarding is de beste manier om ervoor te zorgen dat de kernactiviteiten en -vaardigheden worden doorgegeven. Zonder offboarding is het grote risico dat het bedrijf achteruitgaat. Hoe kunnen projecten, of zelfs het bedrijf, doorgaan als de kernvaardigheden en -dossiers niet worden overgedragen?
Aan de ene kant zullen teams worden beïnvloed: absenteïsme, werkdruk, desorganisatie, verminderde motivatie en betrokkenheid en een slechter sociaal klimaat.
Aan de andere kant, hoe kun je zonder een vervolggesprek over de functie en de taken die erbij komen kijken, een vacaturetekst opstellen die zo dicht mogelijk bij de realiteit ter plaatse ligt? Zonder offboarding loopt u het risico achterop te raken bij de aanwerving. Door niet vooruit te plannen, mist het bedrijf de overgang tussen de vertrekkende werknemer en de nieuwe aanwinst.
Een goed imago van het bedrijf overbrengen
Een opeenvolging van slecht gemanagede vertrekken kan uw employer brand verstoren. Zonder offboarding is het grootste risico dat het bedrijf een slecht imago krijgt. Zodra een werknemer zijn of haar vertrek heeft aangekondigd, is er bijvoorbeeld geen follow-up. Ze worden gewoon "aan de kant gezet" voor de duur van hun opzegtermijn.
In dit tijdperk van sociale netwerken, om nog maar te zwijgen van de beoordelingssites van bedrijven, kunnen ex-werknemers die zich in diskrediet gebracht voelen of zelfs ontevreden zijn, gemakkelijk de slechte praktijken doorgeven die ze hebben ervaren toen ze weggingen.
Je aantrekkingskracht ontwikkelen
In een krappe arbeidsmarkt kan het verwaarlozen van off-boarding leiden tot meer aanwervingsproblemen. En dat betekent langdurige vacatures.
Integendeel, met off-boarding zorg je voor een kwaliteitsvolle werknemerservaring van indiensttreding tot vertrek uit het bedrijf. Een goed beheerd vertrek draagt bij aan je aantrekkelijkheid.
[Lees ook ]
Wilt u uw offboardingproces opstarten of optimaliseren? Hier zijn de belangrijkste stappen die je moet nemen om een succesvol actieplan te definiëren en te implementeren!
De basisprincipes van het offboardingactieplan
Offboarding wordt gestuurd door het management van het bedrijf en de personeelsafdeling. Teamleiders nemen deel als onderdeel van hun leidinggevende rol in het organiseren van de activiteit.
1. Houd rekening met de loopbaan van de werknemer binnen het bedrijf
Sinds hij bij het bedrijf werkt - ook bekend als inwerken - In de offboarding-fase heeft de werknemer een aantal verschillende stadia doorlopen. Zijn hun functie, taken of missie veranderd? Misschien hebben ze verschillende functies bekleed of zijn ze zelfs gepromoveerd?
Het doel is om rekening te houden met de loopbaan van de werknemer binnen het bedrijf om een goede scheiding te garanderen.
2. Dankzeggen, waardering tonen in het bijzijn van anderen
Breng hulde aan je bijdrage aan het bedrijf en focus op het succes van een bepaald project. Dit initiatief creëert een gezellige sfeer en houdt de teamdynamiek in stand in een context van verandering.
3. Op goede voet blijven
Het is een kans om contact te houden als onderdeel van een gedeeld professioneel netwerk. Zeker als de betrokkenen prettig hebben samengewerkt. In dit geval kan HR een toekomstige samenwerking overwegen, waarbij de voormalige werknemer als dienstverlener optreedt. Of zelfs de deur openhouden om hem opnieuw aan te werven als dat nodig is, omdat hij over belangrijke expertise beschikt. Dit staat bekend als boemerangewerving. Dit is een vrij gebruikelijke praktijk in bepaalde sectoren of beroepen, zoals de pers, uitgeverijen of IT.
Concrete acties in het offboarding-actieplan
1. Identificeer potentiële vertrekkende medewerkers
Om de twee jaar is het professionele gesprek een gelegenheid om de carrièreplannen van de werknemer te inventariseren. Tijdens dit gesprek bekijkt de manager de haalbaarheid van het project van de werknemer binnen het bedrijf. Het idee hier is om loyaliteit op te bouwen. Als het gaat om professionele omscholing, is het een goed idee om te luisteren naar de aanpak van de werknemer en samen met hem de mogelijkheden voor het overdragen van vaardigheden uit te werken. Het doel is om te profiteren van hun ervaring.
Maar op dagelijkse basis betekent het ook aandacht besteden aan de motivatie en betrokkenheid van werknemers. In het bijzonder om eventuele gedragsveranderingen te signaleren en deze te kunnen ondersteunen.
2. De overdracht van bestanden vergemakkelijken
De taken van de medewerker dragen bij aan de ontwikkeling van het bedrijf. Daarom moet de manager de balans opmaken van de projecten en hun voortgang. Zo kan hij anticiperen op de impact van het vertrek op de organisatie van zijn afdeling en zich voorbereiden op de overdracht.
Belangrijke punten om managers aan te herinneren
- Ten eerste moet je voldoende anticiperen op deze actie om ze onder de juiste omstandigheden uit te voeren. Je kunt je er dus best al zorgen over maken zodra je je vertrek hebt aangekondigd!
- Betrek vervolgens de betrokken werknemers, individueel of collectief.
- Formaliseer vervolgens de knowhow in gedeelde werkdocumenten.
- Tot slot, follow-up. Met andere woorden, de balans opmaken van de behandelde kwesties, de vaardigheden en methoden doorgeven...
3. Conflicten voorkomen en oplossen
Twee best practices in offboarding
De eerste is transparant communiceren. Deze communicatie komt in de eerste plaats van de managers naar het team en in de tweede plaats van HR naar het bedrijf. Dit helpt geruchten over de redenen voor het vertrek te vermijden. En zo een goed sociaal klimaat te behouden binnen het team en het bedrijf.
De tweede is aandacht hebben voor de zwakke signalen die wijzen op onenigheid. Afhankelijk van de persoonlijkheid kan dit zich manifesteren als ongeduld, een bruuske toon of juist een zekere nonchalance of zelfs radiostilte. Praktisch gezien betekent dit dat de manager een goede luisteraar moet zijn, beschikbaar voor een dialoog. Hij of zij kan mensen er ook aan herinneren dat het in geval van onenigheid ook mogelijk is om op goede voet te vertrekken.
4. Een kwalitatief exitgesprek voeren
Afhankelijk van de grootte of configuratie van het bedrijf zal de directeur of personeelsmanager de vertrekkende werknemer interviewen om de werkomgeving, werkmethoden en relaties met teams en klanten te beoordelen.
Je kunt dan hun feedback krijgen. Wat vonden ze goed? Wat zou er volgens hen verbeterd kunnen worden?
Dit gesprek kan helpen om professionele praktijken te ontwikkelen, onder andere door voort te bouwen op wat al goed werkt in het bedrijf.
In die zin heeft offboarding zijn plaats in een continue verbeteringsaanpak!
5. Professionele mobiliteit werven en vergemakkelijken
Vanuit HR-oogpunt is het risico dat je probeert hetzelfde profiel aan te werven met een lange ervaring in het bedrijf. Een zeldzame parel die moeilijk te vinden is.
De vertrekkende medewerker kent zijn of haar baan echter goed. Een gesprek gericht op het definiëren van aanwervingsbehoeften is daarom een gelegenheid om hem of haar te vragen naar veranderingen in zijn of haar functie, belangrijke vaardigheden en vaardigheden die geleidelijk aan worden verworven. Op die manier zal de interviewer u helpen om uw rekruteringsbehoeften en de functiebruggen te definiëren die interne mobiliteit zullen vergemakkelijken.
Het is ook een manier om expertise te erkennen en werknemers te waarderen.
6. Administratieve organisatie van je vertrek
Alle exitdocumenten moeten zo snel mogelijk aan de werknemer worden gegeven.
Het bedrijf plant de teruggave van de apparatuur en het afsluiten van de gebruikersaccounts voor de IT-tools op de laatste dag.
U kunt vertrouwen op een checklist voor uitdiensttreding wat betreft de onboarding checklist.
Kortom, wat is een succesvolle offboarding? Eerst en vooral betekent het een goede relatie met de werknemer onderhouden tot hij of zij vertrekt. Het betekent ook hun carrièrepad overwegen en erkennen. Tot slot betekent het dat je de werknemer betrekt bij de overdracht van vaardigheden, zodat opvolgingsplanning intern of extern kan worden uitgevoerd.
