Een planning opstellen en taken opvolgen, het budget in de gaten houden, de communicatie tussen medewerkers en verschillende teams organiseren, documenten en ideeën delen... tools voor samenwerken maken het dagelijkse projectbeheer gemakkelijker voor managers en hun teams. Het is gewoon een kwestie van kiezen wat het beste past bij uw behoeften.
In veel bedrijven werken meerdere teams tegelijkertijd aan hetzelfde project, elk met verschillende taken: marketing, budgettering, ontwerp, productie, communicatie, etc. Het tempo varieert natuurlijk sterk, afhankelijk van de moeilijkheden die zich voordoen in de verschillende werkgebieden en de voortgang die elk teamlid maakt. Daarbij komt nog de complexiteit van de processen die komen kijken bij multifunctionele projecten die tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd. En dan hebben we het nog niet eens over de zakenreizen en introductie van telewerken wat ook de organisatie en communicatie kan verstoren. Tools voor samenwerken zijn een goede oplossing om het overzicht te bewaren en de synchronisatie te behouden. Ze stellen managers en alle leden van hetzelfde team of meerdere teams in staat om gecoördineerd te blijven en de algemene voortgang van het project of de projecten te beoordelen.
Welke criteria moet je gebruiken om een hulpmiddel voor samenwerking te kiezen?
Door een of meer tools voor samenwerking te gebruiken, kun je beter zien hoe een of meer projecten worden uitgevoerd. Het stelt je ook in staat om te anticiperen op moeilijkheden die kunnen ontstaan voor de verschillende betrokken medewerkers of teams. De keuze voor zo'n tool moet echter niet lichtvaardig worden gemaakt, want dit kan leiden tot afwijzing en tijdverlies. Hier zijn een paar criteria om te overwegen voordat je een keuze maakt.
De mate van complexiteit van het gereedschap
Een tool die veel functies biedt, maar moeilijk te begrijpen en te gebruiken is, loopt het risico niet of verkeerd gebruikt te worden door werknemers. Dus voordat u een keuze maakt, is het het beste om de mate van bekwaamheid meten van de mensen die het gebruiken. Het is het beste om vertrouwd te zijn met online diensten (in de cloud) en IT-tools. Gebruikers moeten ook een goed begrip hebben van beveiliging en vertrouwelijkheid om te voorkomen dat er informatie uitlekt. De meeste platforms hebben echter een beveiligde ruimte voor het uitwisselen van bestanden.
De interface van de software of dienst moet ook voldoende duidelijk en begrijpelijk zijn om verwarring en verkeerd gebruik te voorkomen en de leercurve te verkleinen. Als het hulpmiddel alleen in het Engels beschikbaar is, zorg er dan voor dat iedereen die het moet gebruiken deze taal goed beheerst.
De beschikbare functies in de tool
Afhankelijk van de projecten die door het bedrijf worden uitgevoerd, is het niet noodzakelijk om te investeren in een tool die zeker effectief is, maar die slechts voor een paar belangrijke functies zal worden gebruikt. Soms volstaat een eenvoudige gedeelde agenda waarin iedereen opmerkingen of notities kan toevoegen om een project te beheren. Er kunnen zich echter andere behoeften voordoen. Moet je regelmatig videoconferenties, brainstormsessies of persoonlijke vergaderingen organiseren? Zo ja, dan moet de tool een videomodule bevatten waarmee je ook aantekeningen kunt maken en je scherm kunt delen om het voor iedereen begrijpelijker te maken. Hetzelfde geldt voor het delen van documenten. Dit is essentieel als het project vereist dat meerdere teams samenwerken, zodat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om de klus te klaren. Ook hier moet de tool een eenvoudige methode bieden om gegevens te delen in een beveiligde ruimte met verschillende toegangsniveaus.
Het aantal werknemers dat het hulpmiddel moet gebruiken
Je moet ook een schatting maken van het aantal gebruikers dat toegang krijgt tot de tools voor samenwerking, en een marge aanhouden. Als je een te kleine formule kiest, is het mogelijk dat je geen medewerkers kunt toevoegen die in eerste instantie niet in het project waren opgenomen.
Zes tools voor samenwerken die zich onderscheiden van de massa
Hebt u uw behoeften en die van uw medewerkers in kaart gebracht? Hier zijn zes tools die je kunnen helpen bij het beheren van je projecten en het harmoniseren van het werk van je teams.
Communiceren: berichten, vergaderingen op afstand, brainstormen
Slack, de eenvoudig te leren messagingtool
Professionele messagingtool die ook vergaderingen en planning mogelijk maakt, Slank biedt een gebruiksvriendelijke interface in het Frans. Het is georganiseerd in de vorm van kanalen, waarin teamleden kunnen communiceren via berichten en documenten kunnen uitwisselen. Kanalen kunnen onderling worden verbonden voor communicatie tussen verschillende teams of met externe medewerkers. Het is een tool die gemakkelijk te leren en in te zetten is en kan worden aangepast aan zowel kleine als zeer grote bedrijven.
Belangrijkste functies inbegrepen inclusief messaging, audio- en videogesprekken, gateways naar een groot aantal online diensten (Google Drive, Microsoft 365, Salesforce, enz.) en het delen van documenten.
Voordelen gebruiksgemak, schaalbaarheid afhankelijk van het aantal gebruikers en de mogelijkheid om een breed scala aan online diensten te integreren.
Nadelen Slack: als er zoveel kanalen zijn, kan het ingewikkeld zijn om alle gesprekken bij te houden en alle berichten te beantwoorden. Slack vereist een beetje concentratie en discipline.
Teams: een uitgebreid hulpmiddel
Vooral bekend om zijn mogelijkheden voor videoconferenties, Microsoft Teams bevat ook tools voor het delen van schermen, berichten en documenten. Teams is nauw verbonden met Microsoft 365 en stelt werknemers in staat om tegelijkertijd aan hetzelfde kantoordocument te werken. Het kan ook worden gebruikt om planningen te organiseren en verschillende teams bij één project te betrekken. Een rijke, uitgebreide tool in het Frans.
Belangrijkste functies inbegrepen inclusief messaging, audio- en videogesprekken met automatische ondertiteling en integratie van online diensten en externe applicaties.
Voordelen Een duidelijke interface die lijkt op de gebruikelijke Microsoft tools, naadloze integratie met de Microsoft 365 suite en een online shop voor het toevoegen van extra modules.
Nadelen Een soms verwarrende organisatie van gedeelde bestanden. Het beheren van toegangsrechten kan complex lijken.
Miro, atypisch maar effectief
Een nogal atypisch maar niettemin effectief hulpmiddel voor samenwerken, Miro is een gedeeld whiteboard. Alle uitgenodigde en bevoegde teamleden kunnen het gebruiken om hun ideeën uit te werken tijdens vergaderingen, zowel face-to-face als op afstand. Ze kunnen schrijven, afbeeldingen gebruiken, hun scherm of bestanden delen en natuurlijk opmerkingen maken om de discussie te verrijken of te verbreden. De tool beschikt ook over een audio- en videogespreksmodule om uitwisselingen te vergemakkelijken. Om nog verder te gaan, is Miro compatibel met externe toepassingen zoals Microsoft 365, Google Workspace, Teams en Dropbox. Een tool die in de eerste plaats is ontworpen om vergaderingen te vergemakkelijken, met name brainstormsessies, en de teamcohesie te versterken.
Belangrijkste functies inbegrepen dynamisch whiteboard, integratie van online diensten (Slack, Teams, GoogleDrive), beheer van video- en audiovergaderingen.
Voordelen gebruiksklare modellen, talloze interactiemogelijkheden, eenvoudige integratie van aanvullende tools en diensten.
Nadelen Miro: Miro gebruiken betekent de verschillende tools op de juiste manier leren gebruiken.
Projectmanagement: eenvoudige, effectieve hulpmiddelen
Trello, om het workflowbeheer te vereenvoudigen
Trello is een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor projectbeheer. Het is gebaseerd op drie hoofdprincipes.
1/ Tabellen voor het verdelen van taken tussen de verschillende teams die betrokken zijn bij een project
2/ Lijsten met taken en deadlines voor voltooiing
3/ In lijsten geïntegreerde kaarten met taakbeschrijvingen en opmerkingen van werknemers
Trello is geïnspireerd op de Agile Kanban-methode en is ontworpen om het beheer van werkstromen te vereenvoudigen. Het werkt in wezen met slepen en neerzetten. Het is zeer intuïtief en stelt je in staat om de voortgang van een of meer projecten bewaken. Een ander voordeel is dat het kan worden aangepast aan zowel kleine als grote bedrijven.
Belangrijkste functies inbegrepen inclusief messaging, integratie van online diensten (Slack, Teams, GoogleDrive) en externe applicaties.
Voordelen Duidelijke interface, kant-en-klare sjablonen zodat je niet vanaf nul hoeft te beginnen, gemakkelijk te leren voor nieuwe gebruikers.
Nadelen Geen beheer van audio- of videogesprekken. Niet geschikt voor complexe projecten met veel teams.
Acollab, een duidelijke en gedetailleerde interface
Frans online platform, Acollab is op maat gemaakt voor projectbeheer. Met deze service kun je een onbeperkt aantal werkruimten voor samenwerking creëren voor elk team of project. Met een duidelijke, gedetailleerde interface is het eenvoudig toegankelijk, ongeacht het kennisniveau van je medewerkers. Bovendien kunnen de ontwikkelaars van Acollab op verzoek functiebeschrijvingen integreren, zodat u een tool op maat krijgt. Intuïtief en veilig (de servers van Acollab bevinden zich in Frankrijk), blijkt deze service effectief voor zowel managers als werknemers.
Belangrijkste functies inbegrepen Het nieuwe systeem bevat: het bijhouden van taken, een groepsagenda, geïntegreerde berichtgeving, het bijhouden van tijd en uitgaven en het delen van bestanden.
Voordelen Deze omvatten een intuïtieve interface, configureerbare meldingen om overbelasting te voorkomen, veilig delen van bestanden en de mogelijkheid om de tool aan te passen aan de bedrijfsactiviteiten.
Nadelen geen ondersteuning voor vergaderingen of audio- of videogesprekken, geen mogelijkheid om applicaties van derden aan te sluiten.
Wrike, een tool voor grote teams
Uitgebreide tool voor gezamenlijk projectbeheer, Schrijf onderscheidt zich door zijn hoge mate van maatwerk. Het biedt kant-en-klare sjablonen waarmee je gemakkelijk aan de slag kunt. Het is ook geschikt voor nauwkeurige taakbeschrijvingen met de terminologie die specifiek is voor elk activiteitenterrein. Het is een tool waarmee je nauwkeurig taken kunt bijhouden, zelfs voor multifunctionele projecten.
Het is het meest geschikt voor teams met een groot aantal medewerkers. Het kan worden geïntegreerd met vele andere diensten zoals Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, enz.
Belangrijkste functies inbegrepen met het bijhouden van taken (interactief Gantt-diagram), geïntegreerde berichtgeving, tijdregistratie en het delen van bestanden.
Voordelen eenvoudige, effectieve interface, aanpasbare functiebeschrijvingen, kant-en-klare voorgedefinieerde sjablonen voor elke kernactiviteit en integratie met een breed scala aan diensten van derden.
Nadelen De software onder de knie krijgen kan een complexe taak zijn. De online help, in het Frans, is echter zeer gedetailleerd.
