Stel een planning op en monitor taken, houd het budget in de gaten, organiseer de communicatie tussen collega's en verschillende teams, deel documenten, ideeën, enz. Samenwerkingstools bevorderen het dagelijkse projectmanagement voor zowel managers als hun teams. Zolang u maar degene kiest die het beste bij uw behoeften past.
In veel bedrijven werken meerdere teams tegelijkertijd aan hetzelfde project, waarbij voor elk team verschillende taken moeten worden uitgevoerd: marketing, budget, creatie, productie, communicatie, enz. Het tempo varieert uiteraard sterk, afhankelijk van de moeilijkheden die zich op de verschillende gebieden voordoen activiteit en de voortgang van elkaar. Hieraan wordt soms de complexiteit toegevoegd van de processen die verband houden met cross-functionele projecten die gelijktijdig moeten worden uitgevoerd. Zakenreizen of implementatie van telewerken wat ook kan bijdragen aan het verstoren van de organisatie en communicatie. Om het overzicht te behouden en een goede synchronisatie te behouden, zijn samenwerkingstools een goede oplossing. Ze stellen managers en alle leden van hetzelfde team of meerdere teams in staat om gecoördineerd te blijven en de algehele voortgang van het (de) project(en) te beoordelen.
Op basis van welke criteria moet u een hulpmiddel voor samenwerking kiezen?
Door een of meer samenwerkingsinstrumenten te gebruiken, kunt u duidelijker zien hoe u een of meer projecten uitvoert. Dit maakt het ook mogelijk om te anticiperen op mogelijke moeilijkheden waarmee de verschillende medewerkers of teams die deelnemen, te maken kunnen krijgen. De keuze voor een dergelijk hulpmiddel mag echter niet lichtvaardig worden gemaakt, met het risico afwijzing en dus tijdverspilling te veroorzaken. Hier zijn enkele criteria waarmee u rekening moet houden voordat u een keuze maakt.
De mate van complexiteit van de tool
Een tool die zeer rijk is aan functionaliteit, maar moeilijk te begrijpen of te manipuleren is, riskeert niet te worden gebruikt of misbruikt door werknemers. Het verdient daarom de voorkeur om, voordat u uw keuze maakt, dit te doen meet de mate van competentie van de mensen die nodig zijn om het te gebruiken. Het is beter om vertrouwd te zijn met online diensten (in de cloud) en IT-tools. Gebruikers moeten ook een goede kennis hebben van beveiliging en vertrouwelijkheid om informatielekken te voorkomen. De meeste platforms beschikken echter over een beveiligde ruimte voor het uitwisselen van bestanden.
Ook de interface van de software of dienst moet voldoende duidelijk en begrijpelijk zijn om verwarring en verkeerd gebruik te voorkomen en de leerfase te verkorten. Als de tool alleen in het Engels beschikbaar is, zorg er dan voor dat iedereen die de tool gaat gebruiken deze taal beheerst.
De functies die beschikbaar zijn in de tool
Afhankelijk van de projecten die het bedrijf uitvoert, is het niet noodzakelijkerwijs nodig om te investeren in een tool die zeker effectief is, maar zullen slechts enkele sleutelfuncties worden gebruikt. Soms is een eenvoudige gedeelde agenda waarin iedereen opmerkingen of aantekeningen kan toevoegen voldoende om een project te beheren. Er kunnen echter ook andere behoeften ontstaan. Moet u regelmatig videoconferenties, brainstormsessies of persoonlijke ontmoetingen houden? In dit geval moet de tool een videomodule integreren waarmee u ook aantekeningen kunt maken en uw scherm kunt delen om het begrip voor iedereen te vergemakkelijken. Hetzelfde geldt voor het delen van documenten. Het is een essentiële bouwsteen wanneer het project de samenwerking van meerdere teams vereist, zodat iedereen profiteert van de noodzakelijke elementen om te kunnen werken. Ook hier moet de tool een eenvoudige methode bieden voor het delen van gegevens in een beveiligde ruimte met verschillende toegangsgraden.
Het aantal werknemers dat de tool gebruikt
Het is ook noodzakelijk om het aantal gebruikers te beoordelen dat toegang zal hebben tot samenwerkingshulpmiddelen, waarbij rekening moet worden gehouden met een marge. Als u een te kleine formule kiest, kunt u mogelijk geen medewerkers toevoegen die aanvankelijk niet in het project waren gepland.
Zes tools voor samenwerking die opvallen
Heeft u uw behoeften en die van uw medewerkers precies in kaart gebracht? Hier zijn zes tools die u kunnen helpen uw projecten uit te voeren en het werk van uw teams te harmoniseren.
Communiceren: berichten sturen, vergaderen op afstand, brainstormen
Slack, de gebruiksvriendelijke berichtentool
Professionele berichtentool die ook vergaderingen en planning mogelijk maakt, Slank biedt een prettige en gemakkelijk te gebruiken Franse interface. Het is georganiseerd in de vorm van kanalen, waarin teamleden kunnen communiceren door middel van berichten en documenten kunnen uitwisselen. Kanalen kunnen met elkaar verbonden worden voor communicatie tussen meerdere teams of met externe medewerkers. Een tool die gemakkelijk te begrijpen en in te zetten is en geschikt is voor zowel kleine als zeer grote bedrijven.
Belangrijkste functies inbegrepen : messaging, audio- en videogesprekken, gateways naar talrijke online diensten (Google Drive, Microsoft 365, Salesforce, enz.), het delen van documenten.
Voordelen : gebruiksgemak, aanpasbaar volgens het aantal gebruikers, mogelijke integratie van talrijke online diensten.
Nadelen : Wanneer kanalen zich vermenigvuldigen, kan het ingewikkeld zijn om gesprekken te volgen en op alle berichten te reageren. Slack vereist een beetje concentratie en nauwkeurigheid.
Teams: een zeer complete tool
Het meest bekend om zijn videoconferentiefunctie, Microsoft Teams heeft ook tools voor het delen van schermen, berichten en het delen van documenten. Teams is nauw verbonden met Microsoft 365 en zorgt ervoor dat meerdere medewerkers tegelijkertijd aan hetzelfde kantoordocument kunnen werken. Het maakt het uiteraard mogelijk om planningen te organiseren en meerdere teams bij hetzelfde project te betrekken. Een rijke tool, in het Frans en zeer compleet.
Belangrijkste functies inbegrepen : messaging, audio- en videogesprekken met automatische ondertiteling, integratie van onlinediensten en externe applicaties.
Voordelen : duidelijke interface dicht bij de gebruikelijke Microsoft-tools, perfecte integratie met de Microsoft 365-suite, online winkel om extra modules toe te voegen.
Nadelen : een soms verwarrende organisatie van gedeelde bestanden. Het beheren van toegangsrechten kan ingewikkeld lijken.
Miro, atypisch maar effectief
Een vrij atypisch maar toch effectief hulpmiddel voor samenwerking, Miro is een gedeeld whiteboard. Elk lid van het uitgenodigde en geautoriseerde team kan zijn ideeën uitwerken tijdens vergaderingen, ongeacht of deze persoonlijk of op afstand plaatsvinden. Het is mogelijk om te schrijven, afbeeldingen te gebruiken, uw scherm of bestanden te delen en uiteraard commentaar te geven om de discussie te verrijken of te verbreden. De tool maakt ook gebruik van een audio- of video-oproepmodule om uitwisselingen te vergemakkelijken. Om nog verder te gaan, werkt Miro met externe applicaties zoals Microsoft 365-diensten, Google Workspace, Teams, Dropbox, enz. Een hulpmiddel dat in de eerste plaats is ontworpen om vergaderingen te vergemakkelijken, met name om te brainstormen, en om de teamcohesie te versterken.
Belangrijkste functies inbegrepen : dynamisch whiteboard, integratie van online diensten (Slack, Teams, GoogleDrive), beheer van video- en audiovergaderingen.
Voordelen : kant-en-klare sjablonen, talrijke interactiemogelijkheden, eenvoudige integratie van aanvullende tools en diensten.
Nadelen : het gebruik van Miro vereist het correct leren omgaan met de verschillende aangeboden tools.
Projectmanagement: eenvoudige en effectieve tools
Trello, om het workflowbeheer te vereenvoudigen
Trello presenteert zichzelf als een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor projectmanagement. Het is gebaseerd op drie hoofdassen.
1/ Tabellen om taken te verdelen over de verschillende teams die bij een project betrokken zijn
2/ Lijsten die taken en hun voltooiingsdeadlines definiëren
3/ Kaarten geïntegreerd in lijsten en met taakbeschrijvingen en opmerkingen van medewerkers
Trello is geïnspireerd op de Agile Kanban-methode die bedoeld is om het workflowbeheer te vereenvoudigen. Het werkt voornamelijk via slepen en neerzetten. Zeer intuïtief, het maakt het mogelijk het bewaken van de voortgang van één of meerdere projecten. Nog een voordeel: het past zich aan kleine en grote bedrijven aan.
Belangrijkste functies inbegrepen : messaging, integratie van online diensten (Slack, Teams, GoogleDrive) en externe applicaties.
Voordelen : duidelijke interface, kant-en-klare sjablonen zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen, eenvoudig aan de slag voor nieuwe gebruikers.
Nadelen : geen beheer van audio- of videogesprekken. Niet geschikt voor complexe projecten waarbij veel teams betrokken zijn.
Acollab, een duidelijke en gedetailleerde interface
Frans onlineplatform, Acollab is ontworpen voor projectmanagement. Met deze service kunt u voor elk team of elk project een onbeperkt aantal samenwerkingsruimtes creëren. Uitgerust met een duidelijke en gedetailleerde interface, is het zeer gemakkelijk toegankelijk, ongeacht het kennisniveau van de medewerkers. Bovendien kunnen Acollab-ontwikkelaars op aanvraag functiebeschrijvingen integreren om te profiteren van een op maat gemaakte tool. Deze service is intuïtief en veilig (de servers van Acollab bevinden zich in Frankrijk) en is zeer effectief voor zowel managers als werknemers.
Belangrijkste functies inbegrepen : taakregistratie, groepsagenda, geïntegreerde berichtenuitwisseling, bijhouden van werktijd en onkosten, delen van bestanden.
Voordelen : intuïtieve interface, configureerbare meldingen om overbelasting te voorkomen, veilig delen van bestanden, mogelijke aanpassing van de tool aan de beroepen van het bedrijf.
Nadelen : geen ondersteuning voor vergaderingen of audio- of videogesprekken, geen mogelijkheid om applicaties van derden te verbinden.
Wrike, een tool geschikt voor grote teams
Zeer uitgebreide tool voor samenwerkingsprojectbeheer, Schrijf valt op door zijn vrij uitgebreide maatwerk. Het biedt kant-en-klare sjablonen waarmee u eenvoudig aan de slag kunt. Het is ook geschikt voor nauwkeurige functiebeschrijvingen die de terminologieën behandelen die specifiek zijn voor elk activiteitendomein. Het is een tool waarmee u nauwkeurige monitoring van taken kunt opzetten, zelfs bij multifunctionele projecten.
Het is eerder bedoeld voor teams met veel medewerkers. Het kan worden geïntegreerd met vele andere services zoals Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, enz.
Belangrijkste functies inbegrepen : taakregistratie (interactief Gantt-diagram), geïntegreerde berichtenuitwisseling, werktijdregistratie en het delen van bestanden.
Voordelen : eenvoudige en effectieve interface, aanpassing van functiebeschrijvingen, voorgedefinieerde modellen klaar voor gebruik door de kernactiviteiten, integratie met talrijke diensten van derden.
Nadelen : aan de slag gaan kan lastig zijn om de vele aangeboden functies onder de knie te krijgen. De online hulp, in het Frans, is echter zeer gedetailleerd.
