Goed ontworpen communicatiematerialen zijn de sleutel tot een succesvolle communicatiestrategie. Maar bij gebrek aan tijd of middelen produceren veel kleine en middelgrote ondernemingen en KMO's deze materialen zelf. Toch moeten ze op de hoogte zijn van de beste praktijken.
U of uw team heeft waarschijnlijk al communicatiemiddelen voor uw bedrijf gemaakt, zonder een beroep te kunnen doen op professionals... Meestal is het resultaat een gevoel van ontevredenheid in verband met te algemene, soms erg drukke en onaantrekkelijke documenten. Door een paar basisregels in acht te nemen en ze aan te passen aan papieren of online media, kunt u er zeker van zijn dat u de impact van uw communicatiemiddelen kunt verbeteren. Véronique Périer, communicatietrainer, legt uit wat u moet weten om succesvol communicatiemateriaal te produceren.
Wat zijn de doelstellingen?
De eerste stap, voordat je begint met het schrijven van een tekst, is het bepalen van de belangrijkste doelstelling(en):
- het imago van het bedrijf consolideren ;
- prospectie voor nieuwe klanten;
- klantenloyaliteit opbouwen;
- producten en/of diensten promoten;
- een nieuw aanbod lanceren...
Als je te veel doelstellingen hebt, kun je ze eerst prioriteren of er zelfs voor kiezen om verschillende media te ontwerpen als dat nodig is.
Welk medium voor welk doel?
De tweede stap is het kiezen van het type medium. Bepaal hiervoor het hoofddoel en kies een geschikt medium. Voor papierformaten kies je voordelige standaarden zoals A3, A4 of A5. Natuurlijk zal het gewicht van het papier de perceptie beïnvloeden: kies 90g voor een kortstondig document en 120g tot 200g voor een brochure.
| Doel | Type gereedschap | Voorbeelden van ondersteuning |
|---|---|---|
| Professionals en partners | Institutionele hulpmiddelen | Presentatiebrochures, bedrijfsbrochures, webpagina's over het bedrijf en zijn teams... |
| Klanten en prospects | Commerciële ondersteuning | Verkoophulpmiddelen (productbladen, catalogi, enz.) en materialen voor klantenondersteuning zoals flyers, folders, uitnodigingskaarten, e-mailings, nieuwsbrieven, enz. |
| Evenementen | Eenmalig gereedschap | Folders, uitnodigingen, posters, persberichten... |
Hoe ontwerp je je media grafisch?
Grafisch ontwerp is, net als copywriting, gebaseerd op goede praktijken op basis van gebruikersgedrag en op regels voor esthetiek en grafische compositie. Het zou daarom contraproductief zijn om hier geen rekening mee te houden of, in naam van creativiteit, het tegenovergestelde te doen.
De belangrijkste regels
- Houd je aan de basiselementen van je grafisch charter: logo, kleuren, lettertype. Je mag een extra kleur gebruiken voor promoties of evenementen, maar overlaad het document niet met kleur.
- Markeer een aanbieding of belangrijke cijfers met gekleurde vlakken en vakken
- Gebruik call-to-action knoppen zoals "Meer weten" of "Ontdekken" in je e-mails en online nieuwsbrieven.
- Kies "positieve" contrasten (lichte achtergronden/donkere tekens) voor visueel comfort
- Niet meer dan 5 tot 8 regels per alinea
De specifieke kenmerken van online media
Het specifieke aan mobiele webcommunicatie is dat het onmiddellijk is, met meer spontane toegang (de telefoon is meestal binnen handbereik, in tegenstelling tot een computer). Online media moeten daarom inspelen op de behoefte aan snelheid die ten grondslag ligt aan de aard van het mobiele web.
- Halveer de hoeveelheid tekst in vergelijking met een papieren document
- Ontwerp de paginalay-out volgens het visuele pad, bekend als Z-lezen
- Plaats de belangrijkste informatie bovenaan in een banner, gevolgd door korte alinea's en onderaan weer een banner met praktische informatie...
- Maak lijsten met opsommingstekens en gebruik foto's met bijschriften.
- Gebruik waar mogelijk multimedia-elementen (animatie, video, geluid) voor een grotere impact.
De keuze van beeldmateriaal en typografie
Het is professioneler om foto's op te nemen in een bedrijfsdocument dan illustraties, vooral als ze afkomstig zijn van beeldbanken. Als je echter voor tekeningen kiest, meng ze dan niet met foto's in hetzelfde document.
Vetgedrukte letters worden meestal gebruikt om sleutelwoorden of cijfers te benadrukken. Cursief worden gebruikt om een andere nadruk te leggen (bijschriften, feedback van klanten, enz.). Onderstrepen moet worden vermeden omdat het niet erg aantrekkelijk is. Gebruik ten slotte niet meer dan twee lettertypes in hetzelfde document.
Wat zijn de redactionele regels om ervoor te zorgen dat je site wordt gelezen?
Beantwoord de volgende vragen voordat je gaat schrijven:
Qui of Quel? QWat? Où ? Qkip? Cow? Combien? Phy?
Copywriting voor gedrukte media: Plaats het antwoord op deze vragen beknopt in de kop, onder de teaser, en werk elke vraag uit in de subkoppen met een specifieke alinea. Gebruik een kader voor een vraag die je wilt benadrukken.
Copywriting voor online media: Neem de antwoorden op deze vragen op in de titel en de eerste alinea van je artikel of e-mail. Het is zelfs zo dat 80% van de internetgebruikers de eerste alinea leest en slechts 32% tot de vierde komt!
Drie niveaus van lezen en beknopt schrijven: Gebruik koppen, subkoppen en vetgedrukte woorden om drie leesniveaus te creëren om snel lezen aan te moedigen. Schrijf korte zinnen van niet meer dan 15 tot 20 woorden. Ontwikkel slechts één idee per zin en gebruik de tegenwoordige en verleden tijd vooral om de lezer te helpen zien wat er aan de hand is.
Het belang van slagzinnen : door de uitroepende en vragende vormen te gebruiken, kun je vragen stellen: "Verspil geen geld meer! "Een 7-dagen-per-week service" of "Waarom kiezen voor onze nieuwe service?
Ten slotte zorg je er door cijfers in je taglines op te nemen voor dat mensen meer willen weten: "3 redenen om te kiezen voor...", "De 2 innovaties van het jaar"...
Hoe kun je je berichten dynamischer maken?
Gebruik een directe toon die aanspreekt
Gebruik zo vaak mogelijk de gebiedende wijs of de vragende wijs om de lezer te betrekken. Op dezelfde manier kun je je aanbod concreter maken door "jij" te gebruiken om de lezer rechtstreeks aan te spreken. Wij" moet worden gereserveerd voor institutionele media die het bedrijf als geheel presenteren.
Feitelijke en menselijke elementen bieden
Maak indruk met kengetallen, tevredenheidspercentages, besparingsberekeningen, prestatieverhogingen, etc. Met een diagram ben je overtuigender dan met technische gegevens over je producten. Tot slot kun je de doeltreffendheid van je argumenten vergroten door referenties of getuigenissen van klanten te gebruiken. Om je diensten onder de aandacht te brengen, kun je ook overwegen om het hele team of een deel ervan te presenteren.
De kunst van het communiceren beantwoordt aan normen die gebaseerd zijn op de studie van gedrag. Het is dus minder een kwestie van "vezels" dan van goede praktijken. Deze goede praktijken, gebaseerd op de studie van gedrag, evolueren echter onvermijdelijk. Daarom is de beheersing van digitale, gedrukte en geschreven communicatiemiddelen essentieel voor een effectieve langetermijnstrategie.
