In een hyperverbonden wereld vol eisen worden managers geconfronteerd met een grote uitdaging: het behouden van een optimale concentratie om hun doelstellingen te bereiken. Als coach en trainer in timemanagement en persoonlijke organisatie onderzoekt Marine Gandouet de verschillende strategieën en hulpmiddelen waarmee managers hun concentratie kunnen behouden. Of zelfs versterken.
Zijn we in het digitale tijdperk nog echt in staat om onze focus te houden op wat essentieel is? Hoe kun je met je team een proactieve manager zijn zonder in de valkuil van meerdere verzoeken te trappen? Hoe blijf je gefocust zonder uitgeput te raken?
Maar eerst: wat is concentratie?
Concentratie kan worden gedefinieerd als het vermogen om slechts één ding tegelijk te doen en dit af te ronden.
Wist u dat het 23 minuten en 15 seconden duurt om u weer te concentreren als u tijdens een actie wordt onderbroken? Dit is het resultaat van een onderzoek uitgevoerd door de Universiteit van Irvine in Californië.
In de cognitieve wetenschap werkt concentratie wanneer aan 3 criteria wordt voldaan :
- Selectieve aandacht : kies een doel
- Remmingsvermogen : verwijder afleidingen
- Aanhoudende aandacht : in de loop van de tijd behouden
De belangrijkste bronnen die de concentratie belemmeren zijn: lawaai, vermoeidheid, stress, de werkomgeving, onderbrekingen, persoonlijke problemen en gebrek aan sociale interacties. Mogelijk gekoppeld aan hyperconnectiviteit.
Verzoeken en hun gevolgen voor de concentratie
Volgens de laatste onderzoeken checkt iedereen gemiddeld 80 tot 150 keer per dag zijn telefoon. Grote cijfers, maar die duidelijk laten zien in hoeverre smartphones de concentratie verstoren. Als we verzoeken van medewerkers, e-mailmeldingen op de computer en alle andere externe verzoeken toevoegen, is geconcentreerd blijven een uitdaging!
Voor sofroloog Cécile Vilatte wel drie manieren om verzoeken te beheren.
- Breng een onmiddellijke reactie, door de lopende activiteit stop te zetten, met een sterke impact op de concentratie.
- Onderhandel over uitstel van het verzoek, wat een gemiddelde impact heeft, omdat onderhandelen tijd kost.
- ProgrammaDat wil zeggen: organiseer jezelf zo dat je niet gestoord wordt. In dit geval is er geen impact omdat er geen onderbreking is.
De gevolgen van deze herhaalde onderbrekingen zijn talrijk.
Individuele gevolgen…
Allereerst wordt er tijd verspild ten koste van alle andere taken in uw agenda of takenlijst. Je hersenen hebben niet langer het vermogen om alles in één keer te beheren en op koers te blijven. Herhaalde onderbrekingen kunnen daarom leiden tot mentale overbelasting.
Bovendien kan het ‘s avonds moeten stoppen als lastig worden ervaren, terwijl er nog zoveel te doen is. Dit geeft een gevoel van frustratie aan het einde van de dag. Of zelfsdoodsangst, wetende dat je de volgende dag de dag moet beginnen met de onafgemaakte lijst van de dag ervoor en dat daar nog andere activiteiten aan worden toegevoegd.
Wanneer het gevoel aanwezig is dat je ‘met je hoofd onder water zit’, is het mogelijk dat je de betekenis verliest van wat je doet. Daar demotivatie kan dan verschijnen.
…tot collectieve impact
Als je manager bent, zijn er ook collectieve consequenties. Bijvoorbeeld : vergeten een koers aan te houden voor uw team, met duidelijke en gedeelde doelstellingen, of verwaarloos de feedback.
Dit alles bij elkaar bevordert burn-out. Het is een vicieuze cirkel die zo snel mogelijk moet worden onderkend om de trend te keren en een virtueuze cirkel te creëren.
Zeg hallo tegen onderbrekingen in 6 stappen
Ik heb zes stappen kunnen identificeren die helpen bij het wegwerken van onderbrekingen. Wat belangrijk is, is om eerst het waarom van bepaald gedrag te begrijpen. Vervolgens gaat het erom te bepalen hoe je anders kunt reageren op een diepe behoefte. Verbonden blijven bijvoorbeeld.
1/ Noem bronnen van afleiding
Neem het voorbeeld van LinkedIn-meldingen.
2/ Kwantificeer het aantal afleidingen per dag
Ik ontvang gemiddeld 30 per dag. Zo vaak kijk ik naar mijn telefoon en dwaal af van waar ik mee bezig ben.
3/ Identificeer de voordelen van minder afleiding
Ik zou me efficiënter voelen.
4/ Begrijp de behoeften die gepaard gaan met afleiding
Ik besef dat ik door naar LinkedIn te gaan, op de hoogte kan blijven en responsief kan zijn.
5/ Zoek naar nieuwe wegen die aan de behoeften voldoen
Ik plan misschien 15 minuten om 12.15 uur en dan nog eens 15 minuten om 16.00 uur. Hierdoor zou ik in mijn behoeften kunnen voorzien, gedurende geselecteerde en beperkte perioden.
6/ Stel je nieuwe schild in
Ik voel me dan verbonden met het verwijderen van meldingen, omdat ik de tijden heb gekozen die mij het beste uitkomen om van dit sociale netwerk te genieten.
Hoe cultiveer je je concentratie?
Naast de kwestie van eisen en andere onderbrekingen, is concentratie ook een vaardigheid die geperfectioneerd kan worden.
Een organisatie die uw concentratie dient
Aan de hand van de onderstaande zinnen kunt u uzelf afvragen wat uw bedieningsgewoonten zijn.
Als u op één of meerdere punten nee heeft geantwoord, zijn dit ongetwijfeld verbeterpunten.
Een actieplan om je concentratie te verbeteren
Hier volgen enkele praktische tips en tools om snel actie te ondernemen.
1/ Beperk onderbrekingen
- Definieer speciale slots om uw e-mails en sociale netwerken te controleren.
- Geef de voorkeur aan een proactieve aanpak. Identificeer de medewerkers die dagelijks meerdere keren per dag contact met u opnemen en bepaal specifieke tijd voor hen. Vraag uw teams om hun vragen en opmerkingen op te schrijven, zodat u ze op het juiste moment kunt ontvangen. Tijdens een wekelijkse update bijvoorbeeld.
- Maak je hoofd leeg met een speciale checklist- en/of notitiesoftware.
- Het opzetten van een digitaal perspectief : verwijder de meeste van uw mobiele meldingen en e-mailmeldingen op uw bureaublad.
- Communiceren aan uw teams deze organisatorische verandering, om betekenis te geven en hen de voordelen te laten zien voor u en, op zijn beurt, voor hen.
2/ Speciale hulpmiddelen
| Woud | Tijdmanagementapplicatie waarmee u werksessies van 25 minuten kunt plannen waarin de gebruiker gefocust moet blijven op zijn taak. Gedurende deze periode blokkeert de app meldingen en moedigt de gebruiker aan om gefocust te blijven. Als dat lukt, wordt er een virtuele boom in de applicatie geplant. |
| Vrijheid | Applicatie waarmee u de toegang tot bepaalde websites of applicaties voor een bepaalde periode kunt blokkeren. De gebruiker kan zich vervolgens concentreren op zijn taak zonder te worden afgeleid door meldingen of sociale netwerken. |
| Focus@Wil | Applicatie ontworpen om de concentratie te stimuleren en afleidingen te blokkeren met een selectie muziek. |
| Vrije tijd | Applicatie waarmee u periodes van offline tijd kunt plannen waarin de gebruiker oproepen, berichten en meldingen kan blokkeren. Het is mogelijk om uitzonderingen te definiëren voor bepaalde contacten of applicaties. |
| Reddingstijd | Tijdmanagement-app die de tijd bijhoudt die op verschillende websites en apps wordt doorgebracht. Het biedt ook gedetailleerde rapporten over het tijdsgebruik. De gebruiker kan tijdsdoelen instellen om afleiding te voorkomen en de productiviteit te maximaliseren. |
3/ Een opgeruimde en aangename kantooromgeving
Bij een kantoorindeling die gunstig is voor concentratie en efficiëntie moet rekening worden gehouden met drie sleutelfactoren:
- Natuurlijke verlichting
- De ideale temperatuur
- Beperking van geluid en beweging
Als u niet de controle heeft om op deze drie sleutelfactoren in te spelen (met name in de open ruimte), kunt u zeker:
- Zorg voor een helder bureauoppervlak
- Ruim uw bureau op van alles wat niets te maken heeft met wat u doet
- Alle hulpmiddelen die u dagelijks nodig heeft, zijn binnen handbereik
- Zorg ervoor dat u meerdere lades, postbakken of tijdschriftenrekken hebt (benodigdheden, map 'To do', archief, etc.)
Dus tenzij je werkt flex kantoor, kunt u uw werkruimte zo investeren en personaliseren dat deze dat ook is inspirerend en motiverend.
Wanneer iemand controle heeft over de inrichting van zijn werkomgeving en deze naar eigen wens kan inrichten, kan zijn productiviteit en arbeidstevredenheid aanzienlijk toenemen, tot wel 32 %.
Studie aan de School of Psychology van de Universiteit van Exeter in Engeland.
In de professionele omgeving wordt de concentratie zwaar op de proef gesteld. Bewust worden van de verschillende dagelijkse onderbrekingen is al een grote eerste stap. Goed nieuws: voor de meeste van hen heb je de macht om ze te verminderen en volledig uit te sluiten. Het enige dat overblijft is het cultiveren van uw concentratie op een dagelijkse basis. Er zijn veel opties: het is aan jou om te ontdekken en te vinden wat het beste bij je past!
