In een hyperverbonden wereld vol eisen staan managers voor een grote uitdaging: optimale concentratie behouden om hun doelen te bereiken. Marine Gandouet, coach en trainer in timemanagement en persoonlijke organisatie, onderzoekt de verschillende strategieën en hulpmiddelen waarmee managers hun concentratie kunnen behouden. Of zelfs te verbeteren.
Zijn we in het digitale tijdperk nog wel in staat om ons te blijven concentreren op de essentie? Hoe kun je een proactieve manager voor je team zijn zonder in de valkuil van de vele eisen te trappen? Hoe kun je gefocust blijven zonder burn-out te raken?
Maar eerst, wat is concentratie?
Concentratie kan worden gedefinieerd als het vermogen om slechts één ding tegelijk te doen en het tot een goed einde te brengen.
Wist je dat het 23 minuten en 15 seconden duurt om weer geconcentreerd te raken nadat je tijdens een actie bent onderbroken? Dit is het resultaat van een onderzoek uitgevoerd door de Universiteit van Irvine in Californië.
In de cognitieve wetenschap werkt concentratie wanneer aan 3 criteria wordt voldaan :
- Selectieve aandacht : kies een doel
- Het vermogen om afleiding op afstand houden
- Volgehouden aandacht : behoud van tijd
De belangrijkste bronnen die de concentratie belemmeren zijn: lawaai, vermoeidheid, stress, de werkomgeving, onderbrekingen, persoonlijke problemen en gebrek aan sociale interactie. Mogelijk gekoppeld aan hyperconnectiviteit.
Eisen en hun invloed op concentratie
Volgens de laatste onderzoeken raadpleegt de gemiddelde persoon zijn telefoon 80 tot 150 keer per dag. Dit zijn grote cijfers, maar ze laten duidelijk zien in welke mate smartphones de concentratie verstoren. Voeg daar de eisen van collega's, e-mailmeldingen op de computer en alle andere externe eisen aan toe, en het is een echte uitdaging om geconcentreerd te blijven!
Voor sofrologiste Cécile Vilatte zijn er drie manieren om verzoeken te beheren.
- Breng een onmiddellijke reactieDit heeft een grote invloed op de concentratie.
- Onderhandelen over uitstel van eisDit heeft een gemiddelde impact, want onderhandelen kost tijd.
- ProgrammaIn dit geval is er geen impact omdat er geen onderbrekingen zijn. In dit geval is er geen impact omdat er geen onderbreking is.
De gevolgen van deze herhaalde onderbrekingen zijn talrijk.
Individuele gevolgen...
Ten eerste verspil je tijd aan alle andere taken in je agenda of takenlijst. Je hersenen hebben niet langer de capaciteit om alles tegelijk te doen en op koers te blijven. Herhaalde onderbrekingen kunnen daarom leiden tot mentale overbelasting.
Bovendien kan het moeilijk zijn om 's avonds te stoppen, als er nog zoveel te doen is. Het voegt een gevoel van frustratie aan het eind van de dag. ZelfsdoodsangstDe volgende dag moet je beginnen met de onafgemaakte lijst van de vorige dag en andere activiteiten toevoegen.
Als je het gevoel hebt dat je "met je hoofd onder water zit", kun je de zin verliezen van wat je doet. Bezoek demotivatie kan dan verschijnen.
... naar collectief effect
Als je manager bent, zijn er ook collectieve gevolgen. Bijvoorbeeld: vergeten je team op koers te houdenmet duidelijke, gedeelde doelstellingen, of het verwaarlozen van de feedback.
Dit alles bij elkaar bevordert burn-out. Het is een vicieuze cirkel die zo snel mogelijk moet worden geïdentificeerd om de trend te keren en een opwaartse spiraal te starten.
Zeg ciao tegen onderbrekingen in 6 stappen
Ik heb 6 stappen geïdentificeerd om van onderbrekingen af te komen. Het belangrijkste is eerst te begrijpen waarom een gedrag optreedt. Daarna is het een kwestie van bepalen hoe je anders kunt reageren op een diepgewortelde behoefte. Bijvoorbeeld de behoefte om verbonden te blijven.
1/ Noem bronnen van afleiding
Neem bijvoorbeeld de meldingen van LinkedIn.
2/ Kwantificeer het aantal afleidingen per dag
Ik ontvang er gemiddeld 30 per dag. Dat is net zo vaak als dat ik op mijn telefoon kijk en afdwaal van wat ik aan het doen ben.
3/ De voordelen van minder afleiding identificeren
Ik zou me efficiënter voelen.
4/ De behoeften begrijpen die gepaard gaan met afleiding
Ik realiseer me dat ik door op LinkedIn te gaan op de hoogte blijf en me responsief voel..
5/ Op zoek naar nieuwe wegen om aan behoeften te voldoen
Ik zou 15 minuten kunnen reserveren om 12u15 en dan nog eens 15 minuten om 16u00 om op LinkedIn te gaan. Dit zou me in staat stellen om aan mijn behoeften te voldoen, tijdens geselecteerde en gedefinieerde tijden.
6/ Stel je nieuwe schild in
Ik voel me dan op één lijn met het verwijderen van de meldingen, omdat ik de tijden heb gekozen die mij het beste uitkomen om van dit sociale netwerk te genieten.
Hoe cultiveer je concentratie?
Naast het probleem van eisen en andere onderbrekingen, is concentratie ook een vaardigheid die geperfectioneerd kan worden.
Een organisatie die uw concentratie dient
Je kunt de onderstaande zinnen gebruiken om jezelf vragen te stellen over je bedieningsgewoonten.
Als je één of meer items met nee hebt beantwoord, zijn dit waarschijnlijk gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
Een actieplan om je te helpen concentreren
Hier zijn een paar tips en praktische hulpmiddelen om je te helpen snel actie te ondernemen.
1/ Beperk onderbrekingen
- Definieer speciale sleuven om je e-mails en sociale netwerken te controleren.
- Kies een proactieve benadering. Identificeer de medewerkers die meerdere keren per dag een beroep op je doen en reserveer tijd voor hen. Vraag je teams om hun vragen en opmerkingen op te schrijven en ze op het juiste moment aan je door te geven. Bijvoorbeeld tijdens een wekelijkse evaluatie.
- Maak je hoofd leeg met een speciale checklist- en/of notitiesoftware.
- Het opzetten van een digitaal perspectief Verwijder de meeste van je mobiele meldingen en e-mailmeldingen op je computer.
- Communiceren Vertel je teams over deze organisatorische verandering, geef er betekenis aan en laat ze de voordelen zien voor jou en, op hun beurt, voor hen.
2/ Speciaal gereedschap
| Woud | Applicatie voor tijdbeheer waarmee gebruikers werksessies van 25 minuten kunnen plannen waarin ze gefocust moeten blijven op hun taak. Tijdens deze periode blokkeert de applicatie meldingen en moedigt de gebruiker aan om geconcentreerd te blijven. Als dat lukt, wordt er een virtuele boom geplant in de applicatie. |
| Vrijheid | Toepassing die de toegang tot bepaalde websites of toepassingen voor een bepaalde periode blokkeert. Gebruikers kunnen zich dan concentreren op hun taak zonder te worden afgeleid door meldingen of sociale netwerken. |
| Focus@Wil | Toepassing ontworpen om concentratie te stimuleren en afleiding te blokkeren met een selectie van muziek. |
| Vrije tijd | Toepassing waarmee je offline periodes kunt plannen waarin de gebruiker oproepen, berichten en meldingen kan blokkeren. Uitzonderingen kunnen worden gedefinieerd voor bepaalde contacten of applicaties. |
| Reddingstijd | Applicatie voor tijdbeheer die de tijd bijhoudt die op verschillende websites en applicaties wordt doorgebracht. Het biedt ook gedetailleerde rapporten over tijdsgebruik. Gebruikers kunnen tijdsdoelen instellen om afleiding te voorkomen en de productiviteit te maximaliseren. |
3/ Een opgeruimde, aangename kantooromgeving
Er zijn drie belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwerpen van een kantoor om concentratie en efficiëntie te bevorderen:
- Natuurlijk licht
- De ideale temperatuur
- Beperking van geluid en beweging
Als je niet de macht hebt om op deze drie sleutelfactoren te reageren (vooral in open ruimtes), kun je dat zeker wel:
- Een opgeruimde kantoorruimte hebben
- Ruim je bureau op van alles wat geen verband houdt met wat je doet
- Alle tools die je nodig hebt voor het dagelijks leven binnen handbereik
- Verschillende laden, brievenbakjes of tijdschriftenrekken (voor benodigdheden, "To Do" bestanden, archivering, etc.)
Dus, tenzij je werkt in flex kantoorJe kunt investeren in je werkplek en deze aanpassen om er echt een unieke werkplek van te maken. inspirerend en motiverend.
Als mensen controle hebben over het ontwerp van hun werkomgeving en deze naar hun smaak kunnen inrichten, kunnen hun productiviteit en werktevredenheid aanzienlijk toenemen, tot wel 32 %.
Onderzoek door de School of Psychology van de Universiteit van Exeter in Engeland.
Concentratie wordt zwaar op de proef gesteld op het werk. Je bewust zijn van de verschillende dagelijkse onderbrekingen is al een grote stap. Het goede nieuws is dat je voor de meeste ervan de macht hebt om ze te verminderen of helemaal uit te sluiten. Het enige wat je nog moet doen, is je concentratie dagelijks cultiveren. Er zijn veel manieren om dit te doen: het is aan jou om te ontdekken en te vinden wat het beste bij je past!
