In een hyperverbonden wereld met zoveel eisen aan je tijd, moet je je voortdurend aanpassen aan je omgeving, aan gebeurtenissen en aan verzoeken van buitenaf... met het risico dat je je gezondheid schaadt. Om een burn-out te voorkomen zijn er praktische oplossingen, gebaseerd op communicatie. Hoe kun je beter communiceren om een burn-out te voorkomen? Welke hefbomen kun je inzetten om de situatie te verbeteren? Marine Gandouet, een expert in persoonlijke organisatie, geeft ons haar analyse.
Burn-out wordt nog steeds onderschat en de preventie ervan wordt verwaarloosd. Toch zijn de burn-outcijfers aanzienlijk. Volgens de Empreinte Humaine barometer van maart 2023 loopt één op de vier werknemers het risico op een burn-out en verkeert één op de twee in psychische nood.
Emma, een manager in een KMO gespecialiseerd in persoonlijke diensten, neemt je mee door een praktische casestudy.
Emma en het risico op burn-out
Op 35-jarige leeftijd is Emma manager bij het bedrijf "Ensemble". Ze geeft leiding aan een team van 21 mensen die persoonlijke diensten verlenen zoals schoonmaken, administratie, boodschappen doen en tuinieren.
Ze ondervindt dagelijks moeilijkheden:
- Team verloop 5 mensen verlieten hun baan in 3 maanden
- Stress doorgegeven door de hiërarchie De cijfers moeten altijd beter
- Misverstanden binnen het team ze kan zichzelf niet verstaanbaar maken
Lees ook : Hoe doe je dat zonder opgebrand te raken?
Het risico op een burn-out
Emma's profiel laat verschillende waarschuwingssignalen zien van een burn-out:
- Verstoorde slaap ze wordt twee keer per nacht wakker en heeft moeite om weer in slaap te komen
- Verminderd concentratievermogen en geheugen ze kan zich minder goed concentreren dan vroeger, raakt verstrooid en kan meerdere keren per dag haar woorden niet vinden
- Emotioneel Ze voelt dagelijks verdriet, woede en angst.
Uitputting is een proces dat optreedt wanneer we meer energie verbruiken dan we kunnen regenereren.
Het komt om de hoek kijken wanneer we overgangsperiodes En stressvolle situaties. Op deze manier wordt het vermogen om zich aan te passen op de proef gesteld en wordt er veel energie verbruikt.
Er zijn twee hoofdgebieden waarop deze vermoeidheidsschuld kan worden gecompenseerd:
1/ Activeer het regeneratieproces
2/ Energiekosten verlagen
Dit is de tweede hefboom waarop we ons moeten richten. Praktische oplossingen bestaan. Emma kan ze op hun plaats zetten, dankzij de communicatie.
De communicatie met jezelf optimaliseren
Emma maakt een moeilijke periode door. Ze jongleert met haar persoonlijke en professionele leven, zonder rekening te houden met haar interne indicatoren. Als Emma niet weet hoe ze zich voelt of wat ze nodig heeft, hoe kunnen anderen dat dan wel weten? Communiceren met anderen begint met communiceren met jezelf.
Lichaamssensaties
Gevoelens bestaan al voordat we er woorden aan kunnen geven of ze aan een emotie kunnen koppelen. We kunnen ervoor kiezen om ervoor weg te lopen, wat zou betekenen dat we onze gewaarwordingen onderdrukken.
Het is mogelijk om ze opnieuw te investeren. De vaardigheid die Emma zou kunnen ontwikkelen is die van zelfobservatie. Voel wat er in je lichaam aanwezig is door je aandacht op verschillende delen ervan te richten en zo een scan uit te voeren. Als ze weet hoe ze zich voelt, weet ze wat ze nodig heeft.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe het voelt:
| Zware oogleden | Een knoop in de keel | Rillingen | Gespannen schouders |
| Misselijkheid | Hijgen | Kaken op elkaar geklemd | Jeukende ogen |
| Een ontspannen lichaam | Een licht lichaam | Voeten van lood | Een zwaar hart |
Emoties
Emoties zijn vluchtig en geven ons een indicatie van wat er in ons omgaat. Is het vreugde, woede, verdriet of angst? Op dezelfde manier als lichamelijke sensaties, contact maken met haar emoties zal Emma helpen haar behoeften beter te begrijpen. Want achter elke emotie schuilt een behoefte.
Hier zijn enkele voorbeelden van emoties:
| Nerveus | Woest | Bang | Opgewonden |
| Geïntimideerd | Sereen | Euforisch | Alleen |
| Rustig | Bedroefd | Bezorgd | Jaloers |
Behoeften
Ter herinnering: alle behoeften zijn legitiem en universeel. Het is wat noodzakelijk lijkt voor een persoon.
Zoals gezegd schuilt er achter elke emotie een behoefte. Door je bewust te worden van je behoeften zullen je emoties volgen. We kunnen ons bijvoorbeeld afvragen hoe we op verdriet moeten reageren. Het is niet interessant om aan de emotionele kant te blijven. Het zal dan onmogelijk zijn om weer een gevoel van welzijn te krijgen.
Hier is een voorbeeld: Emma heeft vastgesteld dat ze zich verdrietig voelt. Ze kan zich afvragen wat ze nodig heeft.
Ik voel me verdrietig > De behoefte: tijd voor jezelf
Hier zijn enkele voorbeelden van vereisten:
| Luister naar | Privacy | Steun | Prestatie |
| Gerechtigheid | Verkenning | Eenzaamheid | Eenvoud |
| Ontspanning | Onafhankelijkheid | Afleiding | Vertrouwen |
Verzoeken aan jezelf doen
De behoefte is anders dan de oplossing. Zodra de behoefte is geïdentificeerd, kan Emma zich afvragen hoe ze elke behoefte gaat vervullen of voeden, door een verzoek aan zichzelf te doen. Ze heeft de tijd voor jezelf nodig. Je kunt jezelf bijvoorbeeld afvragen: "Wanneer kan ik 1 of 2 uur per week voor mezelf vrijmaken?
Optimaliseer uw communicatie met anderen
Communiceren met jezelf is essentieel, maar het is niet genoeg wanneer je in contact staat met andere mensen zoals collega's en klanten...
Hier zijn een aantal mogelijkheden om te verkennen.
Herformulering
Om er zeker van te zijn dat ze de persoon met wie ze praat heeft begrepen, is het een goed idee voor Emma om te herformuleren wat die persoon heeft gezegd, vooral in een conflictsituatie. Emma kan herformuleren in haar eigen woorden of door een paar sleutelwoorden te gebruiken van de klant met wie ze communiceert en die ontevredenheid heeft geuit over een dienst.
Bijvoorbeeld:
- Klant: "Het is onaanvaardbaar, de vuilnisbakken werden niet buitengezet en de gootsteen in de badkamer was vies. Ik kan niet betalen voor zo'n service. Ik wil graag dat er iemand terugkomt om de schoonmaak vanmorgen af te maken...".
- Emma: "Als ik het goed begrijp, vindt u dit niet acceptabel en wilt u dat we iemand terugsturen om het huishouden af te maken, is dat het?"
Hierdoor kan de klant feedback krijgen, of zich in het beste geval gehoord en begrepen voelen. Zo niet, dan is het een manier om informatie te geven. Vanuit het oogpunt van Emma helpt dit onmiddellijk om misverstanden te verminderen en verspilling van tijd en moeite te voorkomen.
De concrete feiten
Emma besluit de medewerker te bellen die de opdracht voor de ontevreden klant heeft afgehandeld. Als ze geïrriteerd raakt en begint te vragen om uitleg om het probleem op te volgen zonder terug te komen op de context, zal de medewerker waarschijnlijk gefrustreerd raken en het gesprek beëindigen. Aan de andere kant, als Emma teruggaat naar de concrete feiten die voor neutraliteit zorgen, is het niet nodig om een oordeel te vellen over de medewerker.
Bijvoorbeeld: ik heb net meneer Martin aan de telefoon gehad over de schoonmaak die vanmorgen bij hem thuis is gedaan. Hij zei me woord voor woord "het is onaanvaardbaar, de vuilnisbakken werden niet buitengezet en de gootsteen in de badkamer was vies". Kunt u mij vertellen hoe de klus is verlopen?
Emoties en behoeften delen
Emma heeft haar emoties en behoeften na het telefoontje van de klant kunnen observeren. Nadat ze de context heeft gegeven, kan ze aan haar collega uitleggen dat ze zich boos na de oproep en dat het professionaliteit. Dan kan ze haar collega vragen hoe hij of zij zich voelt en wat hij of zij nodig heeft.
Zoek samen naar oplossingen
Emma begrijpt dat de werknemer momenteel erg moe is omdat hij voor een van zijn zieke familieleden zorgt. Hij noemt een behoefte aan rust die hij eerder niet durfde te noemen.
Als je dingen kunt bespreken, kunnen Emma en de werknemer samen oplossingen vinden. Bijvoorbeeld het herschikken van werktijden of werkdruk, of het vooraf opnemen van vrije dagen of verlof.
Bij een burn-out is het beperken van het energieverbruik een krachtige hefboom. Dit betekent vooral het optimaliseren van je communicatie met jezelf en met anderen. Jezelf afvragen wat je emoties, behoeften of gewaarwordingen zijn is niet aangeboren; het vergt oefening. Hoe meer je de vaardigheid van zelfobservatie ontwikkelt, hoe gemakkelijker het zal zijn om "nee" te zeggen of om iets anders te vragen. Hoe meer je je bewust bent van je grenzen, hoe meer je je kunt beschermen tegen uitputting.
