[Interview]
Telewerken, face-to-face werken, werken op afstand, hybride werken of zelfs volledig werken op afstand. De managers van vandaag worden geconfronteerd met nieuwe manieren om het werk te organiseren die hun managementvaardigheden op de proef stellen. Beheer op afstand en hybride beheer dwingen hen om hun werkwijzen te vernieuwen om een team te managen dat afwisselend face-to-face en remote werkt. Wat zijn de valkuilen die je moet vermijden? Wat zijn de beste manieren om een effectieve manager te zijn? Clémence Rouart, een expert in beheer op afstand, beantwoordt onze vragen.
Clémence Rouart loopt de cursus Telewerkers beheren. Met aandacht voor de verwachtingen van de deelnemers helpt ze hen om nieuwe managementpraktijken in te voeren.
"Managers en werknemers hebben al veel moeite gedaan om zich aan te passen aan de omwentelingen die de COVID-19-crisis heeft veroorzaakt. We ervaren een paradigmaverschuiving die onze relatie tot het werk, tot onszelf, tot het team, tot het bedrijf en tot de werkplek verandert. Het is in deze zin dat elke manager ondersteuning nodig kan hebben om effectiever te worden in zijn of haar management op afstand of in hybride modus".vertelde ze ORSYS.
Beheer op afstand, hybride beheer... wat houdt dit precies in?
Ten eerste is telewerken niet noodzakelijkerwijs telewerken, hoewel er in beide gevallen sprake kan zijn van beheer op afstand. Telewerken betekent werken buiten de gebouwen van het bedrijf, vanuit huis of in een coworkingruimte. Aan de andere kant, wanneer de leden van een team op verschillende locaties van hetzelfde bedrijf werken, is er wel sprake van telewerken, maar niet van telewerken.
Telewerken werd al eerder toegepast zonder dat het bij naam werd genoemd. Voorheen werd het gezien als het privilege van autonome managers, maar sinds de COVID-19-crisis heeft het zich verspreid naar alle niveaus van de hiërarchie. Veel mensen zien het nu als een substantieel voordeel - bijna een verworven voordeel, wat moeilijk in twijfel te trekken is - vooral omdat het de noodzaak van woon-werkverkeer wegneemt.
Met welke soorten organisaties worden managers nu geconfronteerd?
Vandaag de dag zijn er drie overheersende configuraties: 100 % telewerken of 100 % op afstand, ook bekend als volledig op afstand; 100 % face-to-face, wat nog steeds zijn fans heeft; en een hybride modus met afwisselend thuis en werk.
De hybride modus is niet zonder gevolgen voor de organisatie van werkplekken. Het flexkantoor bijvoorbeeld, dat betekent dat je geen specifiek kantoor meer hebt, beleeft momenteel een razendsnelle opmars.
Tot slot, hoewel telewerken en telewerken niet hetzelfde zijn, kunnen de problemen die zich voordoen en de oplossingen die moeten worden gevonden vergelijkbaar zijn.
Wat zijn de grootste problemen bij beheer op afstand?
De moeilijkheden evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de opgezette organisaties. De behoeften van managers en hun teams waren niet dezelfde in maart 2020 tijdens de eerste opsluiting als in september 2020 tijdens de eerste golf van terugkeer ter plaatse.
In een hybride organisatie werken sommige werknemers per definitie volledig of gedeeltelijk op afstand. De rituelen die werden ingevoerd toen iedereen nog telewerkte - bijvoorbeeld elke ochtend een één-op-één videogesprek - zijn verdwenen. In feite heeft de manager die terug is in 100 % face-to-face of hybride modus, net als een deel van zijn team, misschien geen tijd meer voor deze uitwisselingen.
Hybride management roept een aantal vragen op. Ten eerste, hoe creëer je opnieuw informaliteit met slechts twee dagen van face-to-face vergaderingen per week? Ten tweede, hoe herstel je de teamcohesie en een gedeelde visie? En tot slot, hoe kunnen we hybride management effectief maken?
Om deze problemen op te lossen is feedback van managers en hun teams nodig. Met Disrupt' Campus Nantes begeleid ik studenten die feedback van werknemers verzamelen en analyseren over nieuwe manieren van werken binnen partnerbedrijven.
Welke best practices en tools kunnen managers gebruiken?
Tijdens de training Telewerkers beherenMet een coöperatief bordspel kunnen managers alle problemen bespreken die ze tegenkomen bij telewerken. Met een coöperatief bordspel kunnen managers alle problemen bespreken die ze tegenkomen bij telewerken. Aan het einde van het spel nemen de managers de verschillende kaarten die ze hebben gespeeld en gebruiken ze om een actieplan op te stellen.
Daarnaast moet de manager zijn team uitnodigen om na te denken over de verschillende gebeurtenissen die telewerken kunnen verstoren en om oplossingen te bedenken. Het idee is dat medewerkers hun eigen obstakels en moeilijkheden identificeren. Zijn ze in staat om in noodgevallen snel terug te keren naar kantoor? Hebben ze training nodig? Voor de medewerker betekent dit een zelfdiagnose van zijn of haar vermogen om effectief te telewerken. Voor de manager is het een kans om te beoordelen in hoeverre de medewerker in staat is gebruik te maken van telewerken.
Betekent dit dat telewerken voor sommige werknemers niet geschikt is?
Ja, inderdaad. Sommige mensen hebben door een gebrek aan organisatie of autonomie een structurerend kader binnen het bedrijf nodig. Anderen hebben geen persoonlijke omgeving die hen toelaat om op afstand te werken (geschikte apparatuur, rustige werkruimte, enz.). Weer anderen hebben hoofdzakelijk opdrachten op locatie. Het is aan de manager om zich ervan te vergewissen. Bijvoorbeeld tijdens een pre-televisiegesprek op basis van de zelfdiagnose van de werknemer. Enerzijds om te controleren of de medewerker het door het bedrijf gestelde kader volledig heeft begrepen en zich eraan houdt. Anderzijds om ervoor te zorgen dat een voldoende groot deel van de taken kan worden telegewerkt.
Wat hebben managers nodig om zich aan te passen aan beheer op afstand of hybride beheer?
In hun opleiding geven managers aan behoefte te hebben aan autonomie, contact, uitwisseling, structuur, orde, stimulering...
Wat vaak naar voren komt is de behoefte om te vieren, met andere woorden om positieve dingen met het team te herbeleven. Managers moeten ook in het reine komen met de 100 % face-to-face, die de verdienste had een stabiele situatie te zijn in vergelijking met de hybride organisatie die wijdverspreid is geworden. Bovendien hebben ze behoefte aan rust, ook al lijkt dit in tegenspraak met de behoefte aan contact en uitwisseling. Temeer daar de hybride modus de behoefte aan "non-stop verbinding" heeft versterkt. Deze nieuwe behoeften kunnen vereisen dat bepaalde vaardigheden worden aangeleerd of versterkt.
Wat zijn volgens jou de essentiële vaardigheden die nodig zijn om op afstand te managen?
In staat zijn om los te laten is essentieel: managers hebben relativeringsvermogen nodig. Om dit te doen, kunnen ze "afspraken met zichzelf" in hun agenda opnemen. Met andere woorden, een moment vrijmaken om afstand te nemen en hun activiteiten te analyseren. Dit kan een goede gelegenheid zijn om verspilling op te sporen in een "lean" geest.
Trainingstrajecten: Manager: leer loslaten! - Weten hoe los te laten en een stap terug te doen - Lean en flexibiliteit voor leidinggevend leiderschap
Weten hoe je je tijd moet beheren is een basisvaardigheid voor elke manager. Ongeacht hoe het werk is georganiseerd. Het houdt in dat je taken moet prioriteren. En ik zou nog verder willen gaan en het rechtstreeks tegen managers willen zeggen: voordat je prioriteiten stelt, moet je nadenken over snoeien! Hoeveel taken kun je echt doen in een uur?
Trainingstrajecten: Je tijd efficiënter beheren - Tijdsbeheer optimaliseren bij telewerken
Durf feedback te geven en te institutionaliseren: Geweldloze Communicatie is een goede trainingsmogelijkheid om op dit gebied vooruitgang te boeken. Ik zou managers ook willen aansporen om duidelijk te zijn in hun communicatie. Ze moeten ervoor zorgen dat hun boodschap duidelijk wordt begrepen. Tijdens vergaderingen kunnen ze bijvoorbeeld een van de teamleden vragen om het anders te formuleren.
Trainingstrajecten: Effectieve feedback geven, praktische workshop - Versterk je welwillendheid met geweldloze communicatie - Authentieke en constructieve communicatie ontwikkelen
Tot slot betekent denkend management ook denkend leiderschap. Dit omvat een sterk inlevingsvermogen. Je moet ook vertrouwen wekken, delegeren en je teamleden vooruithelpen.
Trainingstrajecten: Je leiderschap als manager ontwikkelen - Delegeren en machtigen - De vaardigheden van uw werknemers ontwikkelen
Wat zijn de valkuilen die je moet vermijden? En hoe pak je het aan?
Asynchrone communicatie, verhoogde rapportage, onduidelijke instructies... zijn allemaal praktijken die zoveel mogelijk vermeden moeten worden. Ik dring er bij managers op aan om de telefoon te gebruiken in plaats van e-mail. Als rapporteren noodzakelijk is, leg dan uit waarom. Ik raad ook aan om de "spelregels" voor telewerken duidelijk te definiëren. Beter nog, stel de spelregels samen met je team op. Op die manier worden ze gemakkelijker geaccepteerd.
Videoconferenties op de juiste manier gebruiken: gebruik eerst de camera! Ten tweede mag een videovergadering nooit langer duren dan 45 minuten. Ik stel voor om rollen toe te wijzen zodat iedereen zich betrokken voelt: een tempelwachter die mensen aan het begin herinnert aan de regels en erop toeziet dat deze worden nageleefd, een sessiesecretaris die aantekeningen maakt, een facilitator die helpt bij het nemen van beslissingen als de discussies vastlopen en een tijdbewaker. Samenwerkingsspellen kunnen ook in het proces worden opgenomen.
Tenslotte mag de downlink-informatie niet meer dan 50 % bedragen tijdens uitwisselingen op afstand.
Welke training hebben managers nodig?
Voor het vernieuwen van beheerpraktijken kan training op een aantal gebieden nodig zijn.
Bijvoorbeeld voor:
- Een vergadering op afstand leiden en videoconferenties op een verstandige manier gebruiken - Een vergadering op afstand leiden en videoconferenties op een verstandige manier gebruiken Succesvolle interviews en vergaderingen op afstand - Gebruikersteams ;
- medewerkers erbij betrekken, samenwerkingstools leren gebruiken en leuke activiteiten integreren... Oefen met participatief management - Klaxoon: aan de slag met de tool voor het organiseren van trainingen of vergaderingen.
Training Telewerkers beheren is gericht op alle managers, teamleiders en projectmanagers die leiding geven aan telewerkende teams of werknemers. Deelnemers waarderen vooral de uitwisseling tussen collega's, die helpt bij het formaliseren van een community of practice. Als de training op bedrijfsinterne basis wordt georganiseerd, nemen ze vaak in hun agenda's een tijdstip op voor een nabespreking om samen de balans op te maken van wat werkt en wat niet zo goed werkt. Na afloop van de training hebben ze al heel specifieke ideeën over wat ze op korte termijn gaan implementeren:
- meer delegeren ;
- een workshop voor teams om werkregels op te stellen;
- zelfdiagnose van werknemersvolwassenheid.
