VU wilt uw kantoor, uw productieatelier (re)organiseren? De 5S-methode is een effectief hulpmiddel voor visueel beheer om uw werkomgeving te optimaliseren en te onderhouden: ordelijk, productief en veilig. Waaruit bestaat dit continue verbeteringsproces? Wat zijn de voordelen? Wat zijn de best practices voor het implementeren van de methode? Hoe ontwerpt u uw 5S-pilotsite? Uitleg van Guy Besson, expert in de organisatie en betrouwbaarheid van industrieel onderhoud.
De 5S-methode werd in 1991 ontworpen door Takashi Osada voor het bedrijf Toyota. Toegepast in productie-eenheden (productielijn, kantoren, opslag- en onderhoudslocaties), wordt 5S nu steeds vaker toegepast in andere sectoren zoals de ziekenhuissector, hotels en de bouw.
Een proces van continue verbetering
De 5S zijn de initialen in het Japans voor de volgende 5 stappen:
| 1 | Seiri | Soort |
| 2 | Seiton | Op zijn plaats zetten |
| 3 | Seïso | Schoonmaken |
| 4 | Seiketsu | Standaardiseren |
| 5 | Shitsuke | Verbeteren |
De methode wordt gebruikt als onderdeel van a continu verbeteringsproces. Bovendien beginnen veel bedrijven hun traject van continue verbetering met 5S. Deze methode vormt de basis van alle andere tools zoals Totaal Productief Onderhoud (TPM) en de karig.
“De 5S-methode vormt het startpunt van lean management. »
5S is eenvoudig te implementeren in groepswerk en creëert een omgeving waarin medewerkers gevoelig zijn voor fouten en afwijkingen. Medewerkers kunnen daardoor in één oogopslag normale van abnormale omstandigheden onderscheiden. Verliezen en problemen worden snel geïdentificeerd en fouten worden geminimaliseerd. Daarom zijn werkruimtes gemakkelijker te beheren en te onderhouden.
Lees ook : Lean manufacturing: tools, grenzen en uitdagingen
De voordelen van de 5S-methode
De 5S-methode werkt heel goed in kantoren en werkplaatsen en maakt het mogelijkwerkomstandigheden en organisatie permanent optimaliseren. Een werkwijze die ook door klanten gewaardeerd wordt. Resultaat: versterkt vertrouwen, een positief imago van het bedrijf, betere winstgevendheid.
Hier volgen in detail de voordelen van de 5S-methode:
- Verbetert de veiligheid en kwaliteit
- Elimineert of vermindert verliezen (tijd, verspilling, overtollige voorraad, enz.)
- Zorgt ervoor dat operators beter kunnen luisteren
- Verbetert de arbeidsomstandigheden:
- Het verminderen van de voorraad verbetert en ventileert de werkruimte
- Bevordert de onderhoudbaarheid van apparatuur en machines
- Versterkt het eigenaarschap en de motivatie op de werkvloer
- Wat de productiviteit daadwerkelijk verbetert
- Hulp bij het implementeren van andere instrumenten voor continue verbetering
Van sorteren tot het schoonmaken van de werkplek, goede praktijken
We praten over 5S bouwplaats. Voor elke fase is het passend om goede praktijken te volgen, altijd in drie fasen: voorbereiding, verbetering en exploitatie.
Enkele essentiële praktijken op de bouwplaats: het maken van vaste voor/na-foto's van het gebied, het maken van een activiteitenmonitoringtabel, het uitvoeren van voortgangsaudits.
Stap 1: sorteer en elimineer overbodige zaken op de werkvloer
Allereerst moet u de site voorbereiden (naam van de werkplaats, inventaris van machines): afbakening van het gebied, samenstelling en opleiding van het team, definitie van de werkingsregels (frequentie, duur van de site), installatie van een activiteit paneel.
Dan komt het moment voor analyse om het gebied te beveiligen: het stoppen en vergrendelen van de machines, het voorbereiden en respecteren van het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, het markeren van het gebied, het maken van vaste puntfoto's voor/na het gebied. Vervolgens sorteren we: verwijdering van onbruikbare, kapotte, defecte, verouderde, overtollige, verlopen elementen; het creëren van een beslissingswachtruimte: alle objecten waarvan we niet weten wat we moeten doen of van wie ze zijn, worden genummerd met labels. Als niemand ze na een maand opeist, gooien we ze weg. We hebben een tabel opgesteld om de prioriteiten met betrekking tot de gebruiksfrequentie te definiëren. Tenslotte rapporteren we de informatie in een operatietafel.
Hoe meet je de resultaten van de 5S-methode? Wij maken een mijlpaalaudit om door te gaan naar de volgende stap.
Voorbeeld
In kantoren of werkplaatsen vragen we ons af welke voorwerpen handig zijn op de werkplek. Bij twijfel, als het object niet bruikbaar lijkt, plakken we er een rood label op met de status “in afwachting van beslissing”.
Stap 2: Opslaan voor eenvoudig, toegankelijk gebruik
Het gaat hierbij om het formaliseren en vereenvoudigen van stromen: het weergeven van kantoorplattegronden en het weergeven van bewegingen met pijlen. We definiëren regels voor de plaatsing en opslag van objecten op basis van verschillende criteria: gebruiksfrequentie, gewicht, gemakkelijke toegang, nabijheid. Dit is om ervoor te zorgen dat de meest gebruikte items in de buurt worden geplaatst. Voor meer efficiëntie is het noodzakelijk om aan alle elementen een logische en ergonomische locatie te (her)toewijzen.
Voorbeelden
- Rangschik hulpmiddelen of medicijnen per categorie.
- Kastdeuren verwijderen of plexiglas plaatsen. Alles moet zichtbaar en open zijn.
- Rangschik de mappen op kleur.
Voor vloermarkering gebruiken wij plakband of verf.
Voorbeeld
Om de ruimte in een magazijn af te bakenen, markeren wij de locatie van pallets en palletwagens met tape.
We creëren ook schoonmaakhulpmiddelen (schep, borstel, enz.) die altijd op dezelfde plaats worden geplaatst.
Stap 3: Maak de werkplek regelmatig schoon
Wij zoeken naar alle bronnen van vuil. Vlekken en roest worden geëlimineerd (wanneer zich een probleem voordoet, kunnen we een beroep doen op experts). Vervolgens schilderen we het opnieuw, vullen we het opnieuw en vervangen we de verlichting (LED). Geen enkele vuile machine kan bijdragen aan een schone ruimte.
“Schoonmaken moet deel uitmaken van de dagelijkse routine. »
Het gaat er dus om de werkplek een veilige en aangename plek te maken, waarbij comfort en productiviteit worden gegarandeerd.
Stap 4: standaardiseer en onderhoud 5S op de lange termijn
Dit omvat het maken van checklists en kalenders voor zorgen voor de uitvoering en verbetering van de eerste drie “S” Dan de methode op de lange termijn volhouden.
Stel standaarden en procedures vast, die continue verbetering garanderen
Het schoon en netjes houden van de werkplek is een echte uitdaging en kan alleen worden bereikt als er regels worden opgesteld en nageleefd. Een uitdaging waarbij eerst als groep eenvoudige en visuele schoonmaaknormen moeten worden bereikt, en vervolgens een planning moet worden opgesteld voor de uitvoering van de werkzaamheden.
“Zonder een gedefinieerde norm is er geen verbetering mogelijk. »
In detail moet u foto's en korte instructies gebruiken om de referentie te behouden en korte en nauwkeurige zinnen te maken. Op foto's moeten gebieden worden gesorteerd en schoongemaakt. Elk blad komt overeen met een gebied en de frequentie van voltooiing moet worden aangegeven. Het is ook noodzakelijk om de activiteitentabel bij te werken waarin we deze schoonmaaknormen weergeven. Tenslotte voeren we nogmaals een audit uit om door te gaan naar de vijfde stap en de volgende bouwsessie te plannen.
“5S maakt deel uit van het dagelijkse werk. »
Stap 5: Verbeteren
De eerste vier fasen zijn geïmplementeerd, we moeten ons nu concentreren op het handhaven van wat is bereikt.
De 5S-methode vereist continu onderhoud om op de lange termijn effectief te zijn. Als werknemers zich niet regelmatig aan gevestigde normen en procedures houden, kunnen de efficiëntie en de organisatie in de loop van de tijd verslechteren.
Deze stap bestaat dus uit het verifiëren dat de methode correct wordt gevolgd, het respecteren en handhaven van normen, het aannemen van goede gewoonten en het streven naar voortdurende verbetering. En vooral: verduurzaam het proces. Met andere woorden: sta geen geleidelijke terugkeer naar de oude manier van werken toe.
Er bestaan drie hefbomen om het behoud en de duurzaamheid van de methode te garanderen dankzij de effectieve interactie van:
Mensen
Het succes van de 5S-methode hangt af van: betrokkenheid van het personeel. Als werknemers niet gemotiveerd zijn om deel te nemen en 5S in stand te houden, kan het moeilijk zijn om de geboekte efficiëntie en organisatorische winst te behouden. Zorg ervoor dat iedereen in het bedrijf de voordelen van 5S kent. Promoot de successen van medewerkers en hoe dit hen dagelijks positief beïnvloedt. Train iedereen op de 5S-principes. Integreer 5S in het onboardingproces van nieuwe medewerkers.
Proces
Voor de implementatie van 5S kunnen aanloopkosten nodig zijn voor de aanschaf van nieuwe opslagfaciliteiten, schoonmaakhulpmiddelen en etiketteringsbenodigdheden. De voordelen van een goed geïmplementeerde 5S-methode kunnen echter opwegen tegen deze kosten.
Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle gebieden onder het 5S-programma vallen en de normen toe te passen beleid en procedures, 5S-bouwplaatsen integreren met gezondheid en veiligheid. En ten slotte: integreer 5S-communicatie in afdelingsvergaderingen.
Systemen
Gebruik 5S-posters en -borden, controleer de effectiviteit van het programma, monitor de resultaten door middel van passende metingen en analyses. Communiceer auditresultaten en voortgang naar alle medewerkers. Beloon en erken de inspanningen van medewerkers.
“Oefen en herhaal zodat 5S verankerd raakt in de bedrijfscultuur. »
Opzetten van een pilotsite
We beginnen altijd met een eenvoudig proefproject. Nog een alternatief: we vinden een probleem waarbij 5S een sleutelrol zou kunnen spelen bij de oplossing ervan.
Oprichting van een 5S-team.
Eerste teamtraining.
Observatie van het gebied en beoordeling van de situatie.
Gegevens verzamelen en foto's maken.
Samen met het team de verbeterpunten identificeren en aan de hand van een tabel een verbeterplan opstellen.
Uitvoering van het plan, vervolgens audit van het gebied (foto's) en weergave van de resultaten.
Presentatie van de resultaten van de pilotsite aan het management om het project te valideren.
Implementatie van de site.
Verdeling van de werkplek in zones.
Opmaak van een actieplan per zone (werkplaatsen, kantoren, onderhoud) en aanstelling van een pilot per zone.
Implementatie van een masterplan om overzicht te hebben over de site en de voortgang te monitoren.
Creatie van een bulletinboard om alle projecten van het bedrijf te monitoren.
Als de methode relatief eenvoudig en snel te implementeren is in kantoren (drie weken), kan deze in productieateliers langer duren (tot een jaar).
Voorbeeld van toepassing van de 5S-methode
Stel dat een bedrijf dat auto-onderdelen produceert de 5S-methode gebruikt om de efficiëntie en veiligheid van zijn fabriek te verbeteren.
Seiri: Medewerkers sorteren alle gereedschappen, apparatuur en grondstoffen op de werkplek om alles wat onnodig is (vervolgens van de werkplek verwijderd) of verouderd (vervolgens weggegooid) te verwijderen.
Seiton: Medewerkers organiseren alle overige gereedschappen en apparatuur zo dat ze gemakkelijk toegankelijk en bruikbaar zijn. Gereedschappen en apparatuur worden opgeslagen in kasten en planken, met labels om hun locatie aan te geven.
Seiso: Medewerkers maken de werkplek regelmatig schoon om een veilige en hygiënische werkomgeving te behouden. Ze vegen vloeren, vegen machines schoon en verwijderen afval.
Seiketsu: Er zijn normen en procedures opgesteld om de eerste 3 S's te handhaven. Medewerkers zijn getraind om deze normen en procedures consequent en regelmatig te volgen.
Shitsuke: Medewerkers zijn betrokken bij het proces van het onderhouden van de 5S-methode. Ze worden aangemoedigd om feedback te geven over hoe de 5S-methode verbeterd kan worden en om eventuele problemen te melden.
Door de 5S-methode systematisch en consistent toe te passen, kan het bedrijf dat verbetering van de fabrieksefficiëntie, het risico op ongevallen verminderen en de kwaliteit van vervaardigde producten verbeteren.
Wat zijn de voordelen voor het bedrijf?
Hier zijn enkele voorbeelden van 5S-projecten en de voordelen voor het bedrijf.
5S-project in productie
Productiviteitswinst gemeten met een prestatie-indicator.
Veiligheidswinst gemeten met een indicator van bezoeken aan de ziekenboeg en/of indicator van het monitoren van arbeidsongevallen.
Verbetering van de klanttevredenheid, gemeten door klantaudits.
Verbetering van de arbeidsomstandigheden gemeten aan de hand van CHSCT-opmerkingen.
5 S-site in onderhoud
5S-project over reserveonderdelen en documentatie:
Versterking gemeten door MTTR (gemiddelde reparatietijd). Wanneer technische documentatie en reserveonderdelen worden opgeslagen, is het zelfs mogelijk urenlang tijd te besparen op het oplossen van problemen. Een opgeruimde gereedschapskist bespaart ook tijd bij het oplossen van problemen.
Dit kan op een jaar tijd oplopen tot tienduizenden euro’s. Het hangt allemaal af van de activiteit van het bedrijf.
5S-project in kantoren
Resultaten worden gemeten door interne 5S-audits. Het is zeker dat er sprake is van winst op het gebied van de productiviteit en de arbeidsomstandigheden, maar deze is moeilijk te kwantificeren.
Het is daarom erg moeilijk om de winsten van een 5S-project te kwantificeren, omdat deze afhankelijk zijn van de reikwijdte en verwachtingen van de locatie. Dat gezegd hebbende, zien we dat:
- Een opgeruimde en geordende werkplaats of kantoor helpt klanten te behouden en te winnen
- Een opgeruimde en georganiseerde werkplek helpt de kwaliteit van de geproduceerde producten te verbeteren
- Een opgeruimde en ordelijke werkplek voorkomt arbeidsongevallen
- Een ordelijke en gecontroleerde werkplek verbetert de werkomstandigheden en verhoogt de productiviteit
- Nette werkplekken besparen vloerruimte
Wat je moet onthouden: 5S is een zeer effectieve methode om de organisatie op de werkvloer te optimaliseren. Maar deze methode kan ook enkele uitdagingen met zich meebrengen. Het is een soms complex proces en vereist een voortdurende inzet van medewerkers en managers om de voordelen ervan te behouden. Het blijft ook aan bedrijven om tijd en middelen te investeren om de 5S-methode effectief te implementeren en te onderhouden.
