Mientras la profesión de compras se situaba en el punto de mira durante la crisis sanitaria, las pequeñas y medianas empresas (PYME) encabezaban el impulso hacia la innovación, la adaptabilidad y la creatividad. El análisis de costes y riesgos, el replanteamiento de las relaciones con los proveedores y la formación de los compradores son elementos estratégicos en el desarrollo de una estrategia de compras. Jean-Jacques Ruste, experto en compras internacionales y organización de empresas, nos lo explica.
Las crisis nos hacen darnos cuenta de que ciertas cosas tienen que cambiar. Pero ¿de qué tipo de cambio estamos hablando?
Una PYME puede cambiar de proveedor por una reducción de precios de 3 %. Más adelante, también puede descubrir que los costes internos, los retrasos en las entregas y la mala calidad ponen en peligro su futuro.
Alternativamente, esta PYME podría negociar un descuento de 2 % alineando sus especificaciones y mejorando sus criterios de selección, donde la ponderación de la decisión se basa en el precio (50 %), el plazo de entrega (20 %), la calidad (20 %) y la noción de desarrollo sostenible, garantía y servicio (10 %).
En lo que a mí respecta, el segundo escenario es un enfoque de sentido común que dará resultados a largo plazo.
Así que lo que nos espera es un cambio de organización.
Primer paso: las PYME deben descubrir todos sus gastos
¡Más del 50 % de las ventas totales se gastan en compras! Por tanto, sea cual sea su tamaño o sector de actividad, las PYME deben adoptar un enfoque global para controlar todos sus gastos.
Por supuesto, lo primero que nos viene a la mente son las compras directas, es decir, las compras de producción. Pero no debemos pasar por alto las compras indirectas y los gastos generales, donde se pueden conseguir importantes ahorros.
En la práctica, las PYME incluyen naturalmente los artículos relacionados con la producción en sus compras, pero "olvidan" considerar que el software utilizado para preparar las nóminas, o el proveedor de servicios que las prepara, son compras.
Energía, seguros, gastos bancarios, compras de servicios, mano de obra... todo debe planificarse, calcularse y negociarse.
Analizar los costes internos y externos
Cada compra debe analizarse para comprender los costes que genera. El coste global incluye el aprovisionamiento, la realización de pedidos, los costes de suministro y recepción, los costes de existencias, los costes contables, los costes de obsolescencia de los productos y los costes de reciclaje. Al final del año, si calculamos el coste de cada compra y lo comparamos con el importe medio de cada factura, podemos determinar una compra media. Esto forma parte de nuestros costes internos.
Identificar los gastos y las partes interesadas permitirá trazar un mapa de los mismos. El objetivo de este mapeo es organizar la función de compras y estructurar el trabajo de los compradores.
Y lo que es más importante, este análisis nos ayuda a darnos cuenta de que estamos pidiendo a nuestros proveedores que hagan especificaciones que cuestan una enorme cantidad de tiempo y dinero cuando a veces son innecesarias. Visualizar los beneficios de las compras realizadas por su proveedor es el principio de una compra responsable. Sencillo, eficaz y económico.
Estrategia y visión de las compras
Analizar los costes es una oportunidad para plantearse preguntas: ¿hay que agrupar las compras o hacerlas globales? ¿Hay que utilizar una plataforma específica, agrupar las compras con otras empresas, abastecerse o recurrir a un experto que alivie la carga de la empresa? En otras palabras, analizar los costes es un requisito previo para desarrollar una estrategia de compras, pero no es suficiente. Desarrollar una buena estrategia de compras requiere también herramientas, una visión de los objetivos a alcanzar y un análisis de riesgos para anticiparse a las crisis.
Análisis de riesgos, vía el índice de criticidad, es una buena manera de anticiparse a las crisis. Todo esto se puede calcular Criticidad = Riesgo x Probabilidad x Detección
Una organización adaptada a cada PYME
Una vez elegida la estrategia, la empresa se beneficia de la puesta en marcha de una organización adaptada a su tamaño, contexto y necesidades.
A menudo digo que una PYME es como una persona con una cabeza, dos brazos y dos piernas. Su cabeza es su visión, es decir, la dirección que quiere tomar. Su brazo derecho son sus equipos. Su brazo izquierdo son sus recursos (oficinas, equipos informáticos, etc.). Sus piernas son los objetivos a alcanzar. Cuando se trata de comprar, hay que tener en cuenta el coste total, los plazos, la calidad y el servicio. Así pues, ¡un buen comprador tiene cuatro piernas!
En una PYME, el comprador tiene que adaptar los objetivos a los medios de que dispone. En general, estos medios son muy limitados. Pero los compradores de las PYME también tienen una ventaja: a menudo son los únicos responsables de la toma de decisiones.
Replanteamiento de las relaciones con los proveedores y comunicación con los prescriptores
Sus proveedores son sus mejores aliados. "Sea el comprador favorito de su proveedor": eso es lo que aconsejo a los participantes durante las sesiones de formación. Para ello, es necesario :
- Desarrolle asociaciones con proveedores con los que lleve trabajando más de 3 años;
- comprender las limitaciones de su proveedor ;
- visitar su centro de producción para analizar la complejidad de sus solicitudes de compra.
Además, organizar o reorganizar las compras significa comunicarse internamente. Los que solían hacer pedidos sin recurrir a nadie más pueden sentirse "restringidos". El departamento de ventas que solía reservar en cualquier hotel se sentirá castigado si no ha habido comunicación previa. Por tanto, explicar el sentido del planteamiento ayuda a limitar la resistencia al cambio.
En la compra, emprender la gestión del cambio implica comprender las ventajas de un planteamiento de compras, determinar los gastos, identificar a las personas adecuadas con las que ponerse en contacto, etc.
Innovación para comprar mejor
Por ejemplo, durante la crisis sanitaria COVID-19, las PYME ganadoras fueron las que innovaron. Escasez, retrasos en las entregas, fallos de los proveedores, poco tiempo de trabajo... Ante estas dificultades, tuvieron que adaptarse y ser creativas para gestionar a distancia, entregar a sus clientes o encontrar productos sustitutivos.
Compras responsables
En materia de responsabilidad social de las empresas (RSE), la Carta de relaciones responsables con los proveedores es una buena guía para organizar sus relaciones con proveedores y prestadores de servicios.
Al mismo tiempo, las PYME también tienen mucho interés en comunicar externamente su compromiso con las compras responsables. Obtener la etiqueta "Relaciones con los proveedores y compras responsables" les ofrece tanto un factor diferenciador como visibilidad ante sus clientes.
Confíe en la formación impartida por profesionales
Comprar es una actividad compleja. Para cada PYME, la organización de la función de compras debe adaptarse al contexto, a la naturaleza de las compras y al sector de actividad. Por ello, ORSYS ofrece varios cursos de formación impartidos por profesionales y centrados en la aplicación práctica.
Cada PYME debe tener en cuenta la naturaleza de sus compras para saber qué empleados se beneficiarán más de la formación. También es importante determinar qué competencias deben desarrollarse: ¿competencias vinculadas a los beneficios de las compras y/o competencias vinculadas a la organización de las compras? Por ejemplo, una empresa puede decidir formar a un comprador en técnicas de negociaciónOtros optarán por cursos de formación en la empresa, sobre el tema de las compras responsables o el desarrollo sostenible. Otros optarán por cursos de formación en la empresa sobre la compra responsable o elinnovación con los proveedores.
A principios de 2022, una responsable de compras se puso en contacto conmigo tras la formación de sus equipos: 1,5 millones de euros a lo largo de 2021, pero sobre todo significa proveedores que entregan a tiempo y un proyecto de desarrollo sostenible que ha sido elogiado por mi dirección"..
Una buena estrategia, combinada con un equipo bien formado, crea valor y pone el corazón en el trabajo.
