A menudo se pasa por alto que cerrar un proyecto es tan importante como las otras fases de la gestión de proyectos. Constituye una palanca de mejora continua en la empresa. ¿Por qué se debe dar este paso? ¿Cuáles son los elementos a considerar al finalizar un proyecto? Una actualización sobre buenas prácticas con Yvann Nzengue, ingeniero, formador y gestor de cartera de proyectos.
Cuando se acerca el final de un proyecto en el que hemos invertido durante meses, incluso años, puede resultar tentador apresurar el cierre oficial de este último. Pero concluir un proyecto apresuradamente, independientemente de su tamaño o sector de actividad, no te beneficiará a ti, a tu equipo y menos aún a tu empresa. A riesgo de perder la oportunidad de:
- tranquilizar a las partes interesadas e indicar formalmente los próximos pasos a seguir
- Garantizar que el trabajo se complete y se escale a producción y mantenimiento.
- beneficiarse del aprendizaje adquirido durante el proyecto
Por otro lado, cuando se le presta la atención y la reflexión adecuadas, el cierre del proyecto proporciona a los equipos y organizaciones lecciones valiosas que crean valor para ellos y que pueden utilizarse para iniciativas futuras. El resultado: procesos mejorados, clientes tranquilos y pasos futuros planificados explícitamente.
Por tanto, es necesario ocuparse de la fase de cierre de un proyecto. Siempre que se tenga en cuenta un determinado número de elementos.
1. Revisar el plan de transición del proyecto.
El primer paso para una conclusión exitosa es revisar el plan de transición del proyecto. Ahora es el momento de atar los cabos sueltos y asegurarse de que no se haya olvidado nada. Desarrolle un plan de transición integral para brindarle a su sucesor (el equipo de operaciones, por ejemplo) la información clave para una transición exitosa.
Esta también es una oportunidad para verificar que se han logrado los entregables del proyecto, transferirlos y corregir cualquier deficiencia, si la hubiera. Esto también implica garantizar que se completen las obras contractuales y tomar las medidas correctivas necesarias; pero por lo demás para garantizar que se hayan realizado o programado todos los pagos y que se hayan recibido todos los productos/servicios.
Este paso también le permite revisar las tareas de transición identificadas y los líderes de actividades, documentando el plan de transición del proyecto en el informe de cierre del proyecto. Y, finalmente, garantizar que se complete la transferencia de conocimientos al equipo de transición.
| Tarea/Actividad | Criticidad | Fecha de vencimiento | Persona/Equipo Responsable | Estado | Notas |
2. Haz una autopsia
Auténtica herramienta de mejora continua, la autopsia constituye un paso esencial en la gestión de proyectos. Consiste en hacer un balance de todas las etapas del proyecto, los desafíos encontrados y las soluciones encontradas. El objetivo: realizar una evaluación del desempeño del proyecto, extraer lecciones del mismo y redactar un informe final.
3. Libera recursos
Asegúrese de que todas las partes interesadas del proyecto sepan que el proyecto está completo. Aprovecha para felicitarles para la realización del proyecto y anunciar las próximas acciones si aún queda trabajo por hacer. De esta forma, la empresa puede destinar recursos a otros proyectos con tranquilidad.
De hecho, primero es necesario notificar a todas las partes interesadas la finalización del proyecto, por ejemplo, por correo electrónico. Luego, cierre formalmente el proyecto dentro de la organización en función de sus procesos internos y libere los recursos del proyecto. Finalmente, solicite al administrador de procesos que cierre el código del proyecto si es necesario.
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4. Archivar documentación
Debe conservar todos los entregables desarrollados durante el proyecto. No solo los entregables de cierre, sino todos los entregables relacionados con el proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Estos datos sirven como referencia para futuros proyectos, pero también como herramienta de formación.
Otra buena práctica es asegurarse de utilizar o configurar un sistema de copia de seguridad y archivo sencillo, útil, utilizable y seguro.
5. Celebra el final del proyecto.
Este es el último paso para cerrar un proyecto. Tómese el tiempo para felicitar a su equipo por el trabajo realizado. Por lo tanto, celebre los éxitos de su equipo. Demuestras así el trabajo en equipo realizado y refuerzas el desarrollo de la cultura corporativa.
La celebración se puede realizar de varias formas: un mensaje de agradecimiento, regalos, golosinas para compartir, desayuno, comida o aperitivo. Ten en cuenta las preferencias de cada miembro de tu equipo, ¡las conoces bien! Entonces, considera la dinámica de grupo de tu equipo y elige la opción que más guste a todos.
Todos los pasos anteriores se han completado en su totalidad y los próximos pasos están claramente planificados. Ahora podrás centrarte en tu próximo proyecto con total tranquilidad.
El resultado final: la fase de cierre debería llevarse a cabo poco antes o poco después de la finalización oficial del proyecto. No debería intervenir demasiado pronto, a riesgo de perder recursos clave, ya que podrían asignarse a otros proyectos. Comunica tus resultados, informa a tu equipo y felicítate.
