A menudo pasado por alto, el cierre de un proyecto es tan importante como las demás fases de la gestión de proyectos. Es una palanca para la mejora continua dentro de la empresa. ¿Por qué es tan importante esta fase? ¿Qué elementos hay que tener en cuenta al finalizar un proyecto? Analizamos las mejores prácticas con Yvann Nzengue, ingeniero, formador y gestor de carteras de proyectos.
Cuando se acerca el final de un proyecto en el que se ha trabajado durante meses, o incluso años, puede resultar tentador apresurarse a cerrarlo oficialmente. Pero precipitarse al final de un proyecto, sea cual sea su tamaño o sector de actividad, no le beneficiará ni a usted, ni a su equipo, ni a su empresa. A riesgo de perder la oportunidad de :
- tranquilizar a las partes interesadas e indicar formalmente los próximos pasos a dar
- garantizar que el trabajo se completa y se transmite a producción y mantenimiento
- beneficiarse del aprendizaje adquirido durante el proyecto
Por otra parte, cuando se reflexiona y atiende adecuadamente, el cierre de un proyecto proporciona a los equipos y las organizaciones valiosas enseñanzas que les aportan valor y pueden aplicarse a futuras iniciativas. El resultado: procesos mejorados, clientes tranquilos y próximos pasos planificados explícitamente.
Por eso es importante tener cuidado con la fase de cierre de un proyecto. Pero hay que tener en cuenta una serie de cosas.
1. Revisar el plan de transición del proyecto.
El primer paso para concluir con éxito es revisar el plan de transición del proyecto. Es el momento de atar todos los cabos sueltos y comprobar que no se ha olvidado nada. Elabora un plan de transición completo para proporcionar a tu sucesor -el equipo encargado de las operaciones, por ejemplo- la información clave para que la transición sea un éxito.
También es una oportunidad para comprobar que se han completado los entregables del proyecto, transferirlos y corregir cualquier deficiencia. También es una oportunidad para asegurarse de que se ha completado el trabajo contractual y adoptar las medidas correctoras necesarias. También es una oportunidad para asegurarse de que se han efectuado o programado todos los pagos y de que se han recibido todos los productos/servicios.
Esta etapa también brinda la oportunidad de revisar las tareas de transición identificadas y los gestores de actividades, y de documentar el plan de transición del proyecto en el informe de cierre del proyecto. Por último, garantiza que la transferencia de conocimientos al equipo de transición es completa.
| Tarea/ Actividad | Criticidad | Plazo | Persona/ Equipo responsable | Estado | Notas |
2. Haz una autopsia
Auténtica herramienta de mejora continua, la autoevaluación es una etapa esencial de la gestión de proyectos. Consiste en hacer balance de todas las etapas del proyecto, los retos encontrados y las soluciones halladas. El objetivo es evaluar los resultados del proyecto, extraer enseñanzas y redactar un informe final.
3. Liberar recursos
Asegúrate de que todas las personas implicadas en el proyecto sepan que éste ha finalizado. Aproveche la ocasión para felicitarles. para el proyecto y anunciar los siguientes pasos si aún queda trabajo por hacer. De este modo, la empresa puede asignar recursos a otros proyectos con tranquilidad.
En la práctica, el primer paso consiste en notificar el final del proyecto a todas las partes implicadas, por ejemplo por correo electrónico. A continuación, cierre formalmente el proyecto dentro de la organización, de acuerdo con sus procesos internos, y libere los recursos del proyecto. Por último, pida al gestor de procesos que cierre el código del proyecto si es necesario.
Lea también : Facilitador: un eslabón fuerte en la gestión de proyectos
4. Archivar documentación
Debe conservar todos los entregables desarrollados durante el proyecto. No sólo los entregables de cierre, sino todos los entregables relacionados con el proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Estos datos sirven de referencia para futuros proyectos, así como de herramienta de formación.
Otra buena práctica es utilizar o crear un sistema de archivo y copia de seguridad sencillo, útil, utilizable y seguro.
5. Celebración del final del proyecto
Esta es la etapa final del cierre de un proyecto. Tómese el tiempo necesario para felicitar a su equipo por el trabajo bien hecho. Celebre los logros de su equipo. De este modo, estarás demostrando el trabajo en equipo que se ha conseguido y reforzando el desarrollo de la cultura de empresa.
La celebración puede adoptar muchas formas: un mensaje de agradecimiento, regalos, golosinas para compartir, un desayuno, un almuerzo o un aperitivo. Tenga en cuenta las preferencias de cada miembro de su equipo, ¡usted los conoce bien! Así que considere la dinámica de grupo de su equipo y elija la opción más apreciada por todos.
Todas las etapas anteriores se han completado en su totalidad, y los pasos siguientes están claramente planificados. Ahora puede concentrarse en su próximo proyecto con total tranquilidad.
Punto clave: la fase de cierre debe emprenderse poco antes o poco después del final oficial del proyecto. No debe ser demasiado pronto, ya que podría provocar la pérdida de recursos clave, que podrían asignarse a otros proyectos. Comunique sus resultados, informe a su equipo y felicítese.
