Identifique eficazmente las necesidades de formación de sus empleados

Sea cual sea la situación, el desarrollo de las competencias de los empleados es de vital importancia para todas las organizaciones. Y más aún en un contexto de reorganización y cambio económico, tecnológico y medioambiental. Una política de formación bien definida y bien orientada permitirá a la empresa mejorar sus resultados. Pero también mantener motivados a los empleados. El reto consiste en evaluar con precisión las necesidades de competencias para orientar a los empleados hacia los cursos de formación que les resulten más beneficiosos.

Ya no se trata de encargar X días de formación en inglés u ofimática para todo un departamento. Al menos, no sin una evaluación precisa de las necesidades de desarrollo de competencias dentro de la empresa. Hoy en día, la formación debe adaptarse con precisión a las necesidades de las organizaciones y de cada empleado. Esto requiere un enfoque metódico.  

La formación, un problema de rendimiento para la empresa

Para los responsables de RRHH y formación, esto significaevaluar correctamente las necesidades para cumplir las ambiciones estratégicas de la empresa. 

Es bueno saberlo:

• dominio de nuevas herramientas/materiales
• nuevo método de gestión
• problema de calidad
• desarrollo internacional
• transmisión de conocimientos a las nuevas generaciones
• adopción de métodos ágiles
• desarrollo de habilidades interpersonales...

Esta política de formación también permite a la empresa cumplir sus obligaciones legales. El Código Laboral estipula que el empresario debe garantizar que los empleados se adapten a sus puestos de trabajo. También debe velar por que los empleados mantengan su capacidad para ocupar un puesto de trabajo, sobre todo ante la evolución de los empleos, las tecnologías y las organizaciones. Sin olvidar, por supuesto, los cursos de formación obligatorios por ley (los de miembros del CSE, por ejemplo).

También es necesario distinguir entre necesidades colectivas e individuales. Hay que recordar que, a nivel individual, la cuenta personal de formación (CPF) puede activarse a iniciativa del trabajador. El empresario puede recargarla.

Garantizar el desarrollo de las competencias

Construir una política de formación pertinente significa ante todo pensar en términos de "competencias". A lo largo de los años, este término se ha convertido en el lema de las políticas de formación y empleo. Más concretamente, se trata de medir el desfase entre las competencias actuales y las previstas.

A falta de una definición jurídica precisa, la competencia suele equipararse a una combinación de conocimientos, conocimientos técnicos y habilidades interpersonales que un empleado utiliza para realizar una tarea. Una acción de formación se define ahora como " un programa educativo paralograr un objetivo profesional ".

Tres herramientas clave para determinar las necesidades de cualificación y formación

La gestión prospectiva de los empleos y las competencias (GPEC) y la entrevista profesional ayudan a identificar gran parte de las necesidades de formación colectivas e individuales, que se incorporarán al plan de desarrollo de competencias. Más información.

1/ Preparar el futuro con la GPEC

¿GPEC o GEPP? Allá gestión de puestos de trabajo y trayectorias profesionales (GEPP) ha sustituido discretamente a la noción de GPEC desde las ordenanzas de Macron de 2017. Pero esto no significa que el GPEC haya desaparecido. De hecho, es el 1^er objeto obligatorio de negociaciones sobre el gepp Las empresas de al menos 300 trabajadores, así como las empresas de dimensión comunitaria de al menos 150 trabajadores en Francia, están obligadas a entablar negociaciones sobre el GPEC cada tres años. Estas negociaciones deben incluir la introducción de un sistema de GPEC.

Un enfoque prospectivo de la gestión de los recursos humanos

Es cierto que un gran número de organizaciones no están obligadas a entablar este tipo de negociaciones. Pero en un entorno cada vez más cambiante, el planteamiento del GEPP/GPEC puede interesar realmente a todas las empresas. Se trata de un enfoque prospectivo de la gestión de los recursos humanos. Se trata de adaptar los puestos de trabajo, las plantillas y las competencias a corto y medio plazo para anticipar y apoyar los cambios estratégicos, económicos, técnicos y organizativos a los que se enfrenta la empresa.

En otras palabras, esta herramienta de gestión de RRHH ofrece a los directores de empresas de todos los tamaños respuestas a un reto importante:

" Cómo situar las competencias adecuadas en el lugar y el momento adecuados

para aplicar mi estrategia empresarial?

Prestar especial atención a las profesiones emergentes y de alto riesgo

Preparar el futuro de la empresa también significa prestar especial atención a las profesiones emergentes y de alto riesgo. Este es el sentido del diagnóstico, condición indispensable para la fase de negociación propiamente dicha. Es el momento de clasificar estas profesiones.

Ejemplo de clasificación

A partir de este diagnóstico, las negociaciones pueden desembocar en un sistema GPEC que :

• Detallar las medidas y acciones previstas para desarrollar los puestos de trabajo y las competencias en función de las necesidades previsibles de la empresa;
• Capitalizar las prácticas y políticas de contratación, formación y movilidad existentes en la empresa;
• determinar las acciones prioritarias y los destinatarios.

En la práctica : Es útil crear un comité de GPEC (ajeno al CSE). Se encargará de elaborar los planes de acción de la GPEC y de supervisar su aplicación.

Garantizar la eficacia de su sistema GPEC

El éxito de un sistema de GPEC depende en gran medida de la capacidad de movilización de los implicados, en particular de los empleados y directivos. Por eso es útil incluir la negociación de medidas de apoyo a la incentivación, entre las que la formación desempeña un papel clave.

En materia de formación, las negociaciones pueden definir, por ejemplo, las modalidades de información a los trabajadores y a los directivos sobre sus derechos a la formación y los programas de formación existentes, las modalidades de apoyo a los trabajadores en la elección de la formación o la construcción de su trayectoria profesional, o incluso medidas reforzadas para los grupos prioritarios. En la práctica, se pueden organizar reuniones de equipo entre directivos y responsables de RRHH. ¿El objetivo? Debatir las necesidades de desarrollo de los empleados de un equipo, teniendo en cuenta los cambios previstos en las necesidades de empleo y competencias de la empresa. Estas reuniones también pueden ofrecerse a los empleados afectados para identificar con ellos las opciones de formación.

Otras medidas de apoyo posibles son los complementos del FPC, la validación de la experiencia adquirida (VAE), la evaluación de las competencias y las medidas de apoyo a la movilidad profesional y geográfica de los trabajadores.

2/ Determinación de las necesidades individuales mediante entrevistas profesionales

Organizada al menos cada dos años, lareunión profesional es un momento clave de intercambio entre el trabajador y su empleador, en la persona del responsable local, el N+2, el responsable de RRHH o el propio jefe de la empresa.

El programa de entrevistas profesionales

• Discutir los planes de carrera del empleado y sus perspectivas de desarrollo, especialmente en términos de cualificaciones y empleo.
• Informar al trabajador sobre la activación de su CPF y las posibilidades de recargar la cuenta.
• Informar al trabajador sobre la VAE.

Por tanto, es una oportunidad para determinar las necesidades del empleado en términos de apoyo y/o formación, conciliando en la medida de lo posible la estrategia de la empresa y las propias aspiraciones del empleado, al tiempo que se garantiza el mantenimiento de la empleabilidad del empleado. Durante la entrevista profesional se elabora un documento del que se entrega una copia al trabajador.

[Nota] Esta reunión -que debe distinguirse de la entrevista anual de evaluación- es obligatoria en todas las empresas y para todos los trabajadores. Independientemente de su contrato de trabajo.

3/ Gestionar la formación con el plan de desarrollo de competencias

Le plan de desarrollo de competencias - ex-plan de formación - es el "tablero de mandos" que reúne todas las iniciativas de formación que un empresario quiere poner en marcha durante un periodo determinado. En otras palabras: todas las iniciativas de formación destinadas a apoyar la actividad de la empresa, sus proyectos de desarrollo y sus orientaciones estratégicas. Esto incluye la formación obligatoria necesaria para desempeñar una actividad o una función, así como la formación destinada a la adaptación al puesto de trabajo, el mantenimiento de la empleabilidad, la mejora de las competencias o cualificaciones, la transmisión de conocimientos técnicos, la lucha contra el analfabetismo, etc.

Se elabora anualmente a partir de las orientaciones y prioridades definidas por la empresa, así como de las necesidades de formación detectadas sobre el terreno por los directivos y los propios trabajadores a través de la entrevista profesional. Aunque no es obligatorio, es muy beneficioso para todas las empresas. Es un factor esencial de rendimiento, ya que pone en consonancia la estrategia económica con los recursos humanos empleados.

¿Cuáles son las implicaciones para los responsables de RRHH y de formación?

Es útil, si no necesario, elaborar un plan de acción formal. Su contenido puede variar en función del tamaño de la empresa. Los siguientes elementos pueden incluirse en un plan de acción.

- Disponer de descripciones de puestos y sistemas de referencia de competencias

Aunque no son obligatorias, las descripciones de puestos y depósitos de competencias permiten gestionar cualitativamente los recursos humanos y anticipar las necesidades de formación. Son una herramienta inestimable para evaluar los niveles de cualificación de los empleados y tomar las medidas necesarias para ajustarlos a las necesidades de la estrategia de la empresa. También pueden utilizarse para establecer tablas de competencias múltiples con los directivos, a fin de darles una visión global del nivel de conocimientos de los distintos empleados.

- Seguir la evolución del mercado y cualquier cambio normativo

- Conversaciones periódicas con la dirección y los responsables operativos sobre los próximos proyectos.

- Desarrollar herramientas para identificar las necesidades

Las aplicaciones de gestión de entrevistas pueden utilizarse para centralizar la información sobre los deseos de formación de los empleados, hayan sido o no aprobados por sus superiores jerárquicos. Si esto no es posible, habrá que desarrollar una herramienta interna (basada en una hoja de cálculo). Además de las entrevistas profesionales, también es posiblerealizar encuestas internas y por qué no, lluvia de ideas en equipo evaluar las necesidades de formación colectiva a corto plazo.

- Priorizar acciones formativas

Esto significa establecer prioridades en función de la urgencia, los objetivos de la empresa y la financiación disponible (fondos comunes, por ejemplo). También convieneincluir al CPF en los debates.

- Elaborar un calendario de retroplanificación presentación del plan de desarrollo de competencias a los interlocutores sociales.X

- Movilizar la ayuda disponible

Las PYME pueden contar con el apoyo de su operador de competencias (OPCO) para analizar y definir sus necesidades de formación.

También pueden beneficiarse de servicio de consultoria de recursos humanos (PCRH), sufragado en gran medida con fondos públicos. Este apoyo, prestado por un proveedor de servicios externo especializado, puede centrarse en la gestión prospectiva del empleo y las competencias. Por ejemplo: diagnóstico de la situación de la empresa en materia de gestión prospectiva del empleo y las competencias, auditoría de las competencias necesarias para las transiciones digital y ecológica, elaboración de un plan de desarrollo de las competencias de los empleados.

Para obtener más información, las PYMES pueden ponerse en contacto con su OPCO.