Gestionar uno o varios proyectos en medio de la incertidumbre es todo un reto. Para mantener el rumbo, los gestores de proyectos deben aprender a dominar las 10 habilidades interpersonales esenciales de la gestión de proyectos. Les guiarán como una brújula. Pero, ¿cuáles son estas 10 habilidades interpersonales? ¿Cómo pueden adquirirse o perfeccionarse? Alain Ngassam, consultor y formador en gestión de proyectos y liderazgo, nos lo explica.
La profesión de gestión de proyectos ha experimentado una década de transformación. Los enfoques ágiles han puesto patas arriba las prácticas tradicionales de gestión de proyectos. Pero hoy, el mayor reto para el gestor de proyectos es encontrar la postura que le permita obtener el compromiso de personas sobre las que no tiene autoridad jerárquica.
¿Qué competencias interpersonales deben dominar los gestores de proyectos para mantenerse al día en un mundo tan cambiante?
Una serie de aptitudes interpersonales y de comportamiento esenciales para los gestores de proyectos
En primer lugar, hay que recordar que competencias interpersonales son un conjunto de cualidades de comportamiento. Se trata de aptitudes interpersonales o soft skills que permiten al jefe de proyecto facilitar el trabajo del equipo, en particular mediante la colaboración. En otras palabras, las competencias blandas son auténticos factores de facilitación. Complementan las competencias duras o técnicas del gestor de proyectos. También se conocen como competencias "blandas".
10 habilidades blandas se han convertido en el núcleo duro de la gestión y el liderazgo de los jefes de proyecto. Esto es lo que dice el informe El futuro del empleo del Foro Económico Mundial 2020, más conocido en Francia como Foro de Davos.
- Resolver problemas complejos : la capacidad de identificar y aplicar una solución a un problema.
- Pensamiento crítico : la capacidad de criticar y razonar utilizando un proceso y argumentos racionales.
- Creatividad : la capacidad de imaginar y aplicar soluciones nuevas y no estándar.
- Gestión de personal : la capacidad de organizar a los empleados y crear equipos para optimizar el rendimiento de la empresa.
- Trabajar juntos : capacidad para fomentar el espíritu de equipo y buenas dotes de comunicación.
- Inteligencia emocional : la capacidad de identificar, comprender y procesar nuestras propias emociones, así como las de los demás.
- Toma de decisiones intuitiva : la capacidad de modelizar, evaluar y priorizar opciones para tomar decisiones.
- Excelencia en el servicio : la capacidad de satisfacer sistemáticamente, y a veces superar, las expectativas de los clientes.
- Capacidad de negociación : la capacidad de confrontar y vincular los intereses propios con los de los demás para resolver una situación.
- Flexibilidad mental : la capacidad de adaptar el comportamiento o las acciones a los cambios del entorno o el contexto.
El arte de la negociación para jefes de proyecto
Entre estas 10 competencias interpersonales, las capacidad de negociación es especialmente útil cuando surge un desacuerdo en el transcurso de un proyecto. Incluso podría decirse que la negociación cooperativa es un medio esencial para resolver desacuerdos. Es más eficaz cuando el director de proyecto la aplica metódicamente y con respeto hacia los demás.
Las 5 etapas clave de las negociaciones de cooperación
1. En primer lugar, preparar a fondo
- ¿Cuáles son los objetivos concretos, con cifras?
- ¿Cuáles son los verdaderos intereses?
- ¿Cuáles son las propuestas "win/win"?
2. A continuación, defina el marco de negociación
- ¿Qué está en juego y cómo conseguir que la otra parte lo acepte?
- ¿Quién tiene el poder de decisión?
- ¿Cómo se genera confianza?
3. Pero también, definir un camino para las entrevistas de negociación
- Revisión de los logros
- Puntos de discordia
- Breve exposición de los argumentos de cada parte
4. A continuación, adopta una actitud firme pero relajada
- No hay mucho que decir
- Aligerar el ambiente (humor)
- Sé paciente, no te presiones
5. Por último, capture rápidamente el resultado
- Hacer que ambas partes firmen un acuerdo de exención de responsabilidad por escrito
- Si los resultados son muy buenos, acelera la redacción del acuerdo
- Reforzar la relación
La capacidad de influencia, complemento indispensable de la negociación
¿Cómo obtener la contribución de una persona con la que no existe ningún vínculo jerárquico? Para conseguirlo, hay que recurrir a una habilidad blanda intrínsecamente ligada a la negociación: influencia.
Para influir fuera de la jerarquía, el director de proyecto necesita conocer el entorno de los implicados en el proyecto. Es decir, los distintos códigos y costumbres de las personas con las que trata, su campo semántico y sus necesidades.
Para ello, puede recurrir al marco analítico conocido como los 7 mundos, desarrollado por los sociólogos franceses Luc Boltanski y Laurent Thévenot. Este enfoque proporciona un marco conceptual para comprender las distintas lógicas de justificación y valorización presentes en la sociedad. Permite analizar los principios normativos que guían las decisiones y acciones de los individuos en función del contexto en el que se encuentran.
La teoría de los 7 mundos
- El mundo de la inspiración. Se basa en la búsqueda de la autenticidad y la expresión personal. Por tanto, favorece los valores de emoción e interioridad.
- El mundo de lo doméstico. Se centra en las relaciones de confianza, los valores familiares y la preservación de la intimidad. Hace hincapié en la continuidad y la estabilidad.
- El mundo de la opinión. Hace hincapié en los principios de reconocimiento y prestigio social. Se basa en los juicios y valoraciones de los demás.
- El mundo de la buena ciudadanía. Valora la igualdad, la justicia y los principios de ciudadanía. Por tanto, hace referencia a las normas de la democracia y la participación política.
- El mundo del mercado. Se basa en los principios del intercambio económico, la competencia y la maximización de los intereses individuales. Concede gran importancia a los mecanismos de mercado.
- El mundo de la industria. Se centra en las normas de eficacia, rendimiento y productividad. Hace referencia a los principios de la organización racional del trabajo.
- El mundo de la elocuencia. Se centra en la comunicación persuasiva y en la capacidad de convencer a los demás. Valora la argumentación y el poder retórico.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Estos 7 mundos no se excluyen mutuamente. Por tanto, las personas pueden navegar entre ellos en función del contexto y la situación.
Entonces, ¿cómo puede un gestor de proyectos encontrar el argumento adecuado que se adapte al "mundo" de su interlocutor?
Durante la formación Directivo: desarrollar su poder de influenciaLaure, jefa de proyecto, pregunta cómo convencer a un cargo electo hablando su idioma.
Los problemas
Laure dirige un proyecto de desarrollo en un grupo ecologista. Su misión es reforzar la imagen de marca de su empresa ante las autoridades locales. En un cóctel, la ponen en contacto con el teniente de alcalde de un ayuntamiento para hablarle de los servicios que ofrece su empresa. Sabe que es probable que su interlocutor tenga una visión negativa del mundo al que pertenece. Es decir, el mundo del mercado y de la industria.
La solución
1/ Primero, escucha atentamente
Laure estará muy atenta a los temas que aborde el teniente de alcalde y a las palabras que utilice. En particular, debería hablar, sin duda con gran entusiasmo, de un futuro programa de vivienda.
2/ A continuación, adáptese al "mundo" de su interlocutor
Laure traducirá el servicio innovador que quiere vender en términos concretos y apropiados. Sobre todo, destacará la contribución que el proyecto de desarrollo puede hacer a la reputación de la autoridad local y sus representantes electos. De hecho, al referirse al mundo de la opinión pública y del civismo, tendrá más posibilidades de convencer a su entrevistador.
En resumen, las competencias interpersonales son esenciales para los jefes de proyecto. Son la clave para inspirar y galvanizar a un equipo de proyecto y conducirlo al éxito. Plantear un problema correctamente, tomar decisiones bajo presión de tiempo, influir, gestionar las emociones y negociar: éstas son las tareas cotidianas de un gestor de proyectos. A veces esto significa desarrollar o reforzar estas habilidades blandas mediante la formación adecuada.
