[Entrevista]
Teletrabajo, trabajo presencial, trabajo a distancia, trabajo híbrido o incluso trabajo totalmente a distancia. Los directivos de hoy se enfrentan a nuevas formas de organizar el trabajo que ponen a prueba sus capacidades de gestión. La gestión a distancia y la gestión en modo híbrido les obligan a renovar sus prácticas para gestionar un equipo que alterna el trabajo presencial y el trabajo a distancia. ¿Cuáles son los escollos que hay que evitar? ¿Cuáles son las mejores prácticas para ser un gestor eficaz? Clémence Rouart, experta en gestión a distancia, responde a nuestras preguntas.
Clémence Rouart dirige el curso Gestión del personal teletrabajador. Atenta a las expectativas de los participantes, les ayuda a poner en marcha nuevas prácticas de gestión.
"Los directivos y los empleados ya han hecho un gran esfuerzo para adaptarse a los trastornos causados por la crisis del COVID-19. Estamos experimentando un cambio de paradigma que está modificando nuestra relación con el trabajo, con nosotros mismos, con el equipo, con la empresa y con el espacio de trabajo. Estamos viviendo un cambio de paradigma que está modificando nuestra relación con el trabajo, con nosotros mismos, con el equipo, con la empresa y con el espacio de trabajo. Es en este sentido en el que cualquier directivo puede necesitar apoyo para ser más eficaz en su gestión a distancia o en modo híbrido".dijo a ORSYS.
Gestión remota, gestión híbrida... ¿de qué se trata exactamente?
En primer lugar, el teletrabajo no es necesariamente teletrabajo, aunque puede haber telegestión en ambos casos. Por teletrabajo se entiende trabajar fuera de las instalaciones de la empresa, desde casa o en un espacio de coworking. Por otro lado, cuando los miembros de un equipo trabajan en diferentes sedes de la misma empresa, sí hay trabajo a distancia, pero no es teletrabajo.
El teletrabajo ya se practicaba antes sin ser nombrado. Antes se consideraba un privilegio de los directivos autónomos, pero desde la crisis de COVID-19 se ha extendido a todos los niveles jerárquicos. Mucha gente lo considera ahora una ventaja sustancial -casi adquirida, lo cual es difícil de cuestionar-, sobre todo porque elimina la necesidad de desplazarse al trabajo.
¿A qué tipos de organización se enfrentan ahora los directivos?
Hoy en día, existen tres configuraciones predominantes: el teletrabajo 100 % o 100 % a distancia, también conocido como full remote; el 100 % presencial, que sigue teniendo sus adeptos; y la modalidad híbrida con alternancia casa/trabajo.
El modo híbrido no deja de tener consecuencias para la organización de los espacios de trabajo. Por ejemplo, la oficina flexible, que significa dejar de tener una oficina dedicada, está experimentando actualmente un meteórico aumento de popularidad.
Por último, aunque teletrabajo y teletrabajo no sean lo mismo, las dificultades encontradas y las soluciones que hay que encontrar pueden ser similares.
¿Cuáles son las principales dificultades de la telegestión?
Las dificultades evolucionan con el tiempo en función de las organizaciones puestas en marcha. En efecto, las necesidades de los directivos y sus equipos no eran las mismas en marzo de 2020, durante el primer confinamiento, que en septiembre de 2020, durante la primera oleada de retornos in situ.
Por definición, en una organización híbrida, algunos empleados teletrabajan total o parcialmente. Los rituales instaurados cuando todo el mundo teletrabajaba -por ejemplo, un intercambio de vídeo uno a uno cada mañana- han desaparecido. De hecho, es posible que el directivo que ha vuelto al modo 100 % presencial o híbrido, al igual que parte de su equipo, ya no tenga tiempo para dedicar a estos intercambios.
La gestión híbrida plantea una serie de preguntas. En primer lugar, ¿cómo recrear la informalidad con sólo dos días de reuniones presenciales a la semana? En segundo lugar, ¿cómo restablecer la cohesión del equipo y una visión compartida? Y por último, ¿cómo conseguir que la gestión híbrida sea eficaz?
Para resolver estos problemas se necesita la opinión de los directivos y sus equipos. Con Disrupt' Campus Nantes, soy mentor de estudiantes que recogen y analizan las opiniones de los empleados sobre nuevas formas de trabajar en empresas colaboradoras.
¿A qué buenas prácticas y herramientas pueden recurrir los directivos?
Durante la formación Gestión del personal teletrabajadorUn juego de mesa cooperativo permite a los directivos debatir todos los problemas que encuentran al teletrabajar. Un juego de mesa cooperativo permite a los directivos debatir todos los problemas que se les plantean a la hora de teletrabajar. Al final del juego, los directivos recogen las distintas cartas jugadas y las utilizan para elaborar un plan de acción.
Además, el directivo debe invitar a su equipo a reflexionar sobre los distintos acontecimientos que pueden perturbar el teletrabajo y a anticipar soluciones. Se trata de que los empleados identifiquen sus propios obstáculos y dificultades. ¿Son capaces de volver rápidamente a la oficina en caso de emergencia? ¿Necesitan formación? Para el empleado, se trata de realizar un autodiagnóstico de su capacidad para teletrabajar eficazmente. Para el directivo, es una oportunidad de evaluar la madurez del empleado para aprovechar las ventajas del teletrabajo.
¿Significa esto que el teletrabajo no es adecuado para algunos empleados?
En efecto. Algunas personas, por falta de organización o autonomía, necesitan un marco estructurador dentro de la empresa. Otras no disponen de un entorno personal que les permita trabajar a distancia (equipos adecuados, espacio de trabajo tranquilo, etc.). Otros tienen misiones esencialmente presenciales. Corresponde al manager asegurarse. Por ejemplo, durante una entrevista previa al teletrabajo basada en el autodiagnóstico del empleado. Por un lado, para comprobar que el empleado ha comprendido perfectamente y se atiene al marco establecido por la empresa. Por otro, para asegurarse de que una proporción suficiente de las tareas puede teletrabajarse.
¿Qué necesitan los directivos para adaptarse a la gestión a distancia o híbrida?
En la formación, los directivos expresan su necesidad de autonomía, contacto, intercambios, estructura, orden, estimulación...
Lo que surge muy a menudo es la necesidad de celebrar, es decir, de revivir las cosas positivas con el equipo. Los directivos también tienen que aceptar los 100 % cara a cara, que tenían el mérito de ser una situación estable en comparación con la organización híbrida que se ha generalizado. Además, aunque pueda parecer contradictorio con la necesidad de contacto e intercambio, necesitan tranquilidad. Tanto más cuanto que el modo híbrido ha reforzado la necesidad de "conexión sin parar". Estas nuevas necesidades pueden requerir la adquisición o el refuerzo de ciertas competencias.
En su opinión, ¿cuáles son las competencias esenciales para gestionar a distancia?
Ser capaz de dejar ir es esencial: los directivos necesitan tomar perspectiva. Para ello, pueden incluir en su agenda "citas consigo mismos". Es decir, reservar un momento para dar un paso atrás y analizar su actividad. Puede ser una buena ocasión para detectar los despilfarros con un espíritu "lean".
Pistas de entrenamiento: Gerente: ¡aprenda a soltar! - Saber soltar y dar un paso atrás - Lean y Agilidad para el liderazgo directivo
Saber gestionar el tiempo es una habilidad básica para cualquier directivo. Independientemente de cómo esté organizado el trabajo. Implica priorizar las tareas. Y yo iría aún más lejos y se lo diría directamente a los directivos: antes de priorizar, ¡piensen en podar! ¿Cuántas tareas puede hacer realmente en una hora?
Pistas de entrenamiento: Gestionar su tiempo para ser más eficiente - Optimizar la gestión del tiempo en el teletrabajo
Atrévase a dar e institucionalizar la retroalimentación: la Comunicación No Violenta es una buena opción de formación para avanzar en este terreno. También insto a los directivos a que sean claros en su comunicación. Deben asegurarse de que su mensaje se entiende claramente. Por ejemplo, en las reuniones, pueden pedir a uno de los miembros del equipo que lo reformule.
Pistas de entrenamiento: Dar retroalimentación efectiva, taller práctico. - Refuerce su benevolencia con la Comunicación No Violenta - Desarrollar una comunicación auténtica y constructiva
Por último, pensar en la gestión también significa pensar en el liderazgo. Esto incluye una gran capacidad de empatía. También hay que inspirar seguridad y confianza, delegar y ayudar a progresar a los miembros del equipo.
Pistas de entrenamiento: Desarrollar su liderazgo como directivo - Delegar y capacitar - Desarrollar las competencias de sus empleados
¿Cuáles son los escollos que hay que evitar? ¿Y cómo hacerlo?
La comunicación asíncrona, el aumento de los informes, las instrucciones poco claras... son prácticas que deben evitarse siempre que sea posible. Recomiendo a los directivos que utilicen el teléfono en lugar del correo electrónico. Cuando sea necesario informar, explique por qué. También recomiendo definir claramente las "reglas del juego" del teletrabajo. Mejor aún, redacte las normas de funcionamiento con su equipo. Así serán más fácilmente aceptadas.
Utilizar correctamente la videoconferencia: en primer lugar, ¡utiliza la cámara! En segundo lugar, una videoconferencia nunca debe durar más de 45 minutos. Para que todos se sientan implicados, sugiero que se asignen roles: un guardián del templo que recuerde las reglas al principio y se asegure de que se cumplen, un secretario de sesión que tome notas, un facilitador que ayude a tomar decisiones si las discusiones se atascan y un cronometrador. También se pueden utilizar juegos colaborativos para hacer el proceso más divertido.
Por último, no supere los 50 % de información de enlace descendente durante los intercambios remotos.
¿Qué formación necesitan los directivos?
Renovar sus prácticas de gestión puede requerir formación en varios ámbitos.
Por ejemplo, para:
- Dirigir una reunión a distancia y utilizar la videoconferencia con sensatez - Entrevistas y reuniones a distancia con éxito - Equipos de usuarios ;
- implicar a los empleados, familiarizarlos con las herramientas de colaboración e integrar actividades lúdicas - Practicar la gestión participativa - Klaxoon: familiarizarse con la herramienta para organizar cursos de formación o reuniones.
Formación Gestión del personal teletrabajador está dirigido a todos los directivos, jefes de equipo y jefes de proyecto a cargo de equipos o empleados de teletrabajo. Por encima de todo, los participantes aprecian el intercambio entre iguales, que ayuda a formalizar una comunidad de práctica. Cuando la formación se organiza en la empresa, suelen incluir en sus agendas un tiempo de debate posterior para hacer balance juntos de lo que funciona y lo que no funciona tan bien. Una vez terminada la formación, ya tienen ideas muy concretas sobre lo que van a poner en práctica a corto plazo:
- delegar más ;
- un taller para que los equipos elaboren normas de funcionamiento;
- autodiagnóstico de madurez de los empleados.
