Establece un cronograma y monitoriza tareas, vigila el presupuesto, organiza la comunicación entre compañeros y diferentes equipos, comparte documentos, ideas, etc. Las herramientas de trabajo colaborativo favorecen la gestión diaria de proyectos tanto para los directivos como para sus equipos. Siempre y cuando elijas el que mejor se adapta a tus necesidades.
En muchas empresas, varios equipos trabajan simultáneamente en el mismo proyecto y cada uno tiene diferentes tareas que realizar: marketing, presupuesto, creación, producción, comunicación, etc. Evidentemente, el ritmo varía mucho en función de las dificultades encontradas en los distintos ámbitos. actividad y el progreso de cada uno. A esto se suma en ocasiones la complejidad de los procesos vinculados a proyectos multifuncionales que deben realizarse simultáneamente. Sin contar viajes de negocios o implementación del teletrabajo lo que también puede contribuir a alterar la organización y la comunicación. Para beneficiarse de una visión general y mantener una buena sincronización, las herramientas de trabajo colaborativo son una buena solución. Permiten a los gerentes y a todos los miembros del mismo equipo o de varios equipos permanecer coordinados y evaluar el progreso general del proyecto.
¿Con qué criterios deberías elegir una herramienta de trabajo colaborativo?
Adoptar una o más herramientas de trabajo colaborativo permite ver con mayor claridad en la realización de uno o más proyectos. Esto también permite anticipar posibles dificultades a las que puedan enfrentarse los distintos colaboradores o equipos que participan. Sin embargo, la elección de dicha herramienta no debe hacerse a la ligera, a riesgo de provocar rechazo y, por tanto, pérdida de tiempo. A continuación se detallan algunos criterios a tener en cuenta antes de tomar una decisión.
El grado de complejidad de la herramienta.
Una herramienta que es muy rica en funcionalidades pero difícil de entender o manipular corre el riesgo de no ser utilizada o de ser mal utilizada por los empleados. Por lo tanto, es preferible, antes de hacer su elección, medir el grado de competencia de las personas necesarias para utilizarlo. Es mejor sentirse cómodo con los servicios online (en la nube) y las herramientas informáticas. Los usuarios también deben tener buenos conocimientos de seguridad y confidencialidad para evitar fugas de información. Sin embargo, la mayoría de las plataformas cuentan con un espacio seguro para intercambiar archivos.
La interfaz del software o servicio también debe ser lo suficientemente clara y comprensible para evitar confusiones y malos manejos y reducir la fase de aprendizaje. Si la herramienta solo está disponible en inglés, asegurar el nivel de dominio de este idioma por parte de todos aquellos que la utilizarán.
Las funciones disponibles en la herramienta.
Dependiendo de los proyectos llevados a cabo por la empresa, no es necesariamente necesario invertir en una herramienta que sea ciertamente eficaz, sino que sólo se utilizarán algunas funciones clave. A veces, una simple agenda compartida que permita a todos agregar comentarios o notas es suficiente para gestionar un proyecto. Sin embargo, pueden surgir otras necesidades. ¿Necesita realizar videoconferencias periódicas, lluvias de ideas o reuniones cara a cara? En este caso, la herramienta debe integrar un módulo de vídeo que también te permita tomar notas y compartir tu pantalla para facilitar la comprensión de todos. Lo mismo ocurre con el intercambio de documentos. Es un pilar fundamental cuando el proyecto requiere la colaboración de varios equipos para que todos se beneficien de los elementos necesarios para trabajar. Nuevamente, la herramienta debe proporcionar un método simple para compartir datos en un espacio seguro con distintos grados de acceso.
El número de empleados que utilizan la herramienta.
También es necesario valorar el número de usuarios que tendrán acceso a herramientas de trabajo colaborativo, dejando un margen. De hecho, al elegir una fórmula de tamaño insuficiente, es posible que no puedas agregar colaboradores que no estaban inicialmente previstos en el proyecto.
Seis herramientas de trabajo colaborativo que destacan
¿Ha identificado con precisión sus necesidades y las de sus empleados? A continuación te presentamos seis herramientas que pueden ayudarte a llevar a cabo tus proyectos y armonizar el trabajo de tus equipos.
Comunicarse: mensajería, reunión remota, lluvia de ideas
Slack, la herramienta de mensajería fácil de usar
Herramienta de mensajería profesional que también permite reuniones y programación, Slack ofrece una interfaz francesa agradable y fácil de usar. Está organizado en forma de canales, en los que los miembros del equipo pueden comunicarse mediante mensajes e intercambiar documentos. Los canales pueden interconectarse para la comunicación entre múltiples equipos o con colaboradores externos. Una herramienta fácil de entender e implementar y adecuada tanto para pequeñas como para grandes empresas.
Funciones principales incluidas : mensajería, llamadas de audio y vídeo, puertas de enlace a numerosos servicios online (Google Drive, Microsoft 365, Salesforce, etc.), intercambio de documentos.
Beneficios : facilidad de uso, ajustable según el número de usuarios, posible integración de numerosos servicios en línea.
Desventajas : Cuando los canales se multiplican, puede resultar complicado seguir las conversaciones y responder a todos los mensajes. Slack requiere un poco de concentración y rigor.
Teams: una herramienta muy completa
Mejor conocido por su función de videoconferencia, Equipos de Microsoft También tiene herramientas para compartir pantalla, mensajería y documentos. Estrechamente vinculado a Microsoft 365, Teams permite que varios empleados trabajen simultáneamente en el mismo documento de Office. Evidentemente, permite organizar horarios e involucrar a varios equipos en un mismo proyecto. Una herramienta rica, en francés y muy completa.
Funciones principales incluidas : mensajería, llamadas de audio y video con subtítulos automáticos, integración de servicios online y aplicaciones externas.
Beneficios : interfaz clara cercana a las herramientas habituales de Microsoft, perfecta integración con la suite Microsoft 365, tienda en línea para agregar módulos adicionales.
Desventajas : una organización a veces confusa de archivos compartidos. Administrar los permisos de acceso puede parecer complejo.
Miro, atípico pero eficaz
Una herramienta bastante atípica pero eficaz para el trabajo colaborativo. Miro Es una pizarra compartida. Cada miembro del equipo invitado y autorizado puede detallar sus ideas durante las reuniones, ya sean presenciales o remotas. Es posible escribir, utilizar imágenes, compartir su pantalla o archivos y, por supuesto, proporcionar comentarios para enriquecer o ampliar la discusión. La herramienta también cuenta con un módulo de llamada de audio o video para facilitar los intercambios. Para ir más allá, Miro trabaja con aplicaciones externas como servicios de Microsoft 365, Google Workspace, Teams, Dropbox, etc. Una herramienta diseñada principalmente para facilitar las reuniones, en particular el intercambio de ideas, y fortalecer la cohesión del equipo.
Funciones principales incluidas : pizarra dinámica, integración de servicios online (Slack, Teams, GoogleDrive), gestión de reuniones de vídeo y audio.
Beneficios : plantillas listas para usar, numerosas posibilidades de interacción, fácil integración de herramientas y servicios adicionales.
Desventajas : utilizar Miro requiere aprender a manejar correctamente las diferentes herramientas que ofrece.
Gestión de proyectos: herramientas sencillas y eficaces
Trello, para simplificar la gestión del flujo de trabajo
Trelo Se presenta como una herramienta sencilla y eficaz para la gestión de proyectos. Se basa en tres ejes principales.
1/ Tablas para distribuir tareas entre los diferentes equipos involucrados en un proyecto
2/ Listas que definen tareas y sus plazos de finalización
3/ Tarjetas integradas en listas y que incluyen descripciones de tareas y comentarios de los colaboradores.
Trello se inspira en el método Agile Kanban destinado a simplificar la gestión del flujo de trabajo. Funciona principalmente arrastrando y soltando. Muy intuitivo, te permite monitorear el progreso de uno o más proyectos. Otra ventaja: se adapta a pequeñas y grandes empresas.
Funciones principales incluidas : mensajería, integración de servicios online (Slack, Teams, GoogleDrive) y aplicaciones externas.
Beneficios : interfaz clara, plantillas listas para usar para que no tenga que empezar desde cero, fácil de comenzar para nuevos usuarios.
Desventajas : sin gestión de llamadas de audio o vídeo. No apto para proyectos complejos que involucran muchos equipos.
Acollab, una interfaz clara y detallada
Plataforma en línea francesa, Acollab está diseñado para la gestión de proyectos. Este servicio te permite crear un número ilimitado de espacios colaborativos para cada equipo o cada proyecto. Equipado con una interfaz clara y detallada, es muy fácilmente accesible independientemente del nivel de conocimientos de los empleados. Además, los desarrolladores de Acollab pueden integrar descripciones de puestos bajo demanda para beneficiarse de una herramienta hecha a medida. Intuitivo y seguro (los servidores de Acollab están ubicados en Francia), este servicio es bastante eficaz tanto para los directivos como para los empleados.
Funciones principales incluidas : seguimiento de tareas, calendario grupal, mensajería integrada, seguimiento de tiempo y gastos de trabajo, intercambio de archivos.
Beneficios : interfaz intuitiva, notificaciones configurables para evitar sobrecargas, intercambio seguro de archivos, posible adaptación de la herramienta a las profesiones de la empresa.
Desventajas : sin soporte para reuniones o llamadas de audio o video, sin capacidad para conectar aplicaciones de terceros.
Wrike, una herramienta apta para equipos grandes
Herramienta de gestión colaborativa de proyectos muy completa. Wrike Destaca por una personalización bastante amplia. Proporciona plantillas listas para usar para comenzar fácilmente. También puede contener descripciones de puestos precisas que abarquen la terminología específica de cada campo de actividad. Es una herramienta que le permite configurar un seguimiento preciso de las tareas incluso en proyectos multifuncionales.
Está más bien dedicado a equipos compuestos por muchos colaboradores. Puede integrarse con muchos otros servicios como Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, etc.
Funciones principales incluidas : seguimiento de tareas (diagrama de Gantt interactivo), mensajería integrada, seguimiento del tiempo de trabajo y uso compartido de archivos.
Beneficios : interfaz sencilla y eficaz, personalización de las descripciones de puestos, modelos predefinidos listos para ser utilizados por el negocio principal, integración con numerosos servicios de terceros.
Desventajas : empezar puede resultar complejo para dominar las numerosas funciones que ofrece. Sin embargo, la ayuda online, en francés, es muy detallada.
