Establecer un calendario y supervisar las tareas, controlar el presupuesto, organizar la comunicación entre el personal y los distintos equipos, compartir documentos e ideas... Las herramientas de trabajo colaborativo facilitan la gestión diaria de los proyectos tanto a los directivos como a sus equipos. Sólo es cuestión de elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
En muchas empresas, varios equipos trabajan simultáneamente en el mismo proyecto, cada uno con diferentes tareas que realizar: marketing, elaboración de presupuestos, diseño, producción, comunicación, etc. Evidentemente, el ritmo varía mucho en función de las dificultades encontradas en las diferentes áreas de actividad y de los progresos realizados por cada miembro del equipo. A esto hay que añadir la complejidad de los procesos implicados en proyectos interfuncionales que deben llevarse a cabo simultáneamente. Por no hablar de los viajes de negocios y introducción del teletrabajo que también pueden perturbar la organización y la comunicación. Las herramientas de trabajo colaborativo son una buena solución para tener una visión de conjunto y mantener la sincronización. Permiten a los responsables y a todos los miembros de un mismo equipo o de varios equipos mantenerse coordinados y apreciar el avance global del proyecto o proyectos.
¿Qué criterios debe seguir para elegir una herramienta de trabajo colaborativo?
Adoptando una o varias herramientas de trabajo colaborativo, puede ver con mayor claridad cómo se están llevando a cabo uno o varios proyectos. También le permite anticiparse a las dificultades que puedan surgir para los distintos empleados o equipos implicados. Sin embargo, la elección de una herramienta de este tipo no debe hacerse a la ligera, ya que podría provocar rechazo y una pérdida de tiempo. He aquí algunos criterios que debe tener en cuenta antes de hacer su elección.
El grado de complejidad de la herramienta
Una herramienta que ofrece numerosas funciones pero es difícil de entender y utilizar corre el riesgo de no ser utilizada o de ser utilizada incorrectamente por los empleados. Así que antes de elegir, lo mejor es medir el grado de competencia de las personas que lo utilizan. Lo mejor es sentirse cómodo con los servicios en línea (en la nube) y las herramientas informáticas. Los usuarios también deben conocer bien la seguridad y la confidencialidad para evitar cualquier fuga de información. No obstante, la mayoría de las plataformas disponen de un espacio seguro para intercambiar archivos.
La interfaz del software o servicio también debe ser suficientemente clara y comprensible para evitar confusiones y malos manejos y reducir la fase de aprendizaje. Si la herramienta sólo está disponible en inglés, hay que asegurarse de que todos los que vayan a tener que utilizarla dominen este idioma.
Funciones disponibles en la herramienta
En función de los proyectos emprendidos por la empresa, no es necesariamente necesario invertir en una herramienta ciertamente eficaz, pero que sólo se utilizará para algunas funciones clave. A veces, una simple agenda compartida que permita a todos añadir comentarios o notas es suficiente para gestionar un proyecto. Sin embargo, pueden surgir otras necesidades. ¿Necesitas organizar videoconferencias periódicas, sesiones de brainstorming o reuniones cara a cara? Si es así, la herramienta debe incluir un módulo de vídeo que también permita tomar notas y compartir la pantalla para facilitar la comprensión de todos. Lo mismo ocurre con el intercambio de documentos. Esto es esencial cuando el proyecto requiere que varios equipos trabajen juntos, para que todos tengan la información que necesitan para hacer el trabajo. También en este caso, la herramienta debe ofrecer un método sencillo para compartir datos en un espacio seguro con distintos niveles de acceso.
El número de empleados necesarios para utilizar la herramienta
También debe calcular el número de usuarios que tendrán acceso a las herramientas de trabajo colaborativo, dejando un margen. Si eliges una fórmula infradimensionada, es posible que no puedas añadir colaboradores que inicialmente no estaban incluidos en el proyecto.
Seis herramientas de trabajo colaborativo que destacan sobre las demás
¿Ha identificado con precisión sus necesidades y las de sus empleados? He aquí seis herramientas que pueden ayudarle a gestionar sus proyectos y armonizar el trabajo de sus equipos.
Comunicación: mensajería, reuniones a distancia, brainstorming
Slack, la herramienta de mensajería fácil de aprender
Herramienta de mensajería profesional que también permite reuniones y planificación, Slack ofrece una interfaz fácil de usar en francés. Está organizada en forma de canales, en los que los miembros de un equipo pueden comunicarse por mensajería e intercambiar documentos. Los canales pueden interconectarse para la comunicación entre varios equipos o con colaboradores externos. Es una herramienta fácil de aprender e implantar, y puede adaptarse tanto a pequeñas como a grandes empresas.
Funciones principales incluidas incluyendo mensajería, llamadas de audio y vídeo, pasarelas a una amplia gama de servicios en línea (Google Drive, Microsoft 365, Salesforce, etc.) y uso compartido de documentos.
Beneficios facilidad de uso, escalabilidad en función del número de usuarios y posibilidad de integrar una amplia gama de servicios en línea.
Desventajas Slack: cuando hay tantos canales, puede ser complicado seguir todas las conversaciones y responder a todos los mensajes. Slack requiere un poco de concentración y disciplina.
Equipos: una herramienta completa
Más conocido por su capacidad de videoconferencia, Equipos de Microsoft también incluye herramientas para compartir pantalla, mensajería y documentos. Estrechamente vinculado a Microsoft 365, Teams permite a los empleados trabajar simultáneamente en el mismo documento ofimático. También puede utilizarse para organizar calendarios e implicar a varios equipos en un mismo proyecto. Una herramienta rica y completa en francés.
Funciones principales incluidas que incluye mensajería, llamadas de audio y vídeo con subtítulos automáticos e integración de servicios en línea y aplicaciones externas.
Beneficios Una interfaz clara que se asemeja a las herramientas habituales de Microsoft, una integración perfecta con la suite Microsoft 365 y una tienda online para añadir módulos adicionales.
Desventajas Una organización a veces confusa de los archivos compartidos. La gestión de las autorizaciones de acceso puede parecer compleja.
Miro, atípico pero eficaz
Una herramienta bastante atípica pero eficaz para el trabajo en colaboración, Miro es una pizarra compartida. Todos los miembros del equipo invitados y autorizados pueden utilizarla para detallar sus ideas durante las reuniones, ya sean presenciales o a distancia. Pueden escribir, utilizar imágenes, compartir su pantalla o archivos y, por supuesto, hacer comentarios para enriquecer o ampliar el debate. La herramienta también cuenta con un módulo de audio y videollamada para facilitar los intercambios. Para ir aún más lejos, Miro es compatible con aplicaciones externas como Microsoft 365, Google Workspace, Teams y Dropbox. Una herramienta diseñada principalmente para facilitar las reuniones, en particular las sesiones de brainstorming, y reforzar la cohesión de los equipos.
Funciones principales incluidas pizarra dinámica, integración de servicios en línea (Slack, Teams, GoogleDrive), gestión de reuniones de vídeo y audio.
Beneficios modelos listos para usar, numerosas posibilidades de interacción, fácil integración de herramientas y servicios complementarios.
Desventajas Miro: utilizar Miro significa aprender a utilizar correctamente las distintas herramientas.
Gestión de proyectos: herramientas sencillas y eficaces
Trello, para simplificar la gestión del flujo de trabajo
Trelo es una herramienta de gestión de proyectos sencilla y eficaz. Se basa en tres principios fundamentales.
1/ Tablas de reparto de tareas entre los distintos equipos que participan en un proyecto
2/ Listas que definen las tareas y los plazos de realización
3/ Fichas integradas en listas con descripciones de tareas y comentarios de los empleados
Trello se inspira en el método ágil Kanban, diseñado para simplificar la gestión del flujo de trabajo. Funciona esencialmente mediante arrastrar y soltar. Muy intuitivo, permite supervisar el progreso de uno o varios proyectos. Otra ventaja es que puede adaptarse tanto a pequeñas como a grandes empresas.
Funciones principales incluidas incluida la mensajería, la integración de servicios en línea (Slack, Teams, GoogleDrive) y aplicaciones externas.
Beneficios Interfaz clara, plantillas listas para usar para que no tenga que empezar de cero, fácil de aprender para los nuevos usuarios.
Desventajas Sin gestión de llamadas de audio o vídeo. No es adecuado para proyectos complejos en los que intervienen numerosos equipos.
Acollab, una interfaz clara y detallada
Plataforma francesa en línea, Acollab está hecho a medida para la gestión de proyectos. Este servicio le permite crear un número ilimitado de espacios de trabajo colaborativos para cada equipo o proyecto. Con una interfaz clara y detallada, es fácilmente accesible, sea cual sea el nivel de conocimientos de sus empleados. Además, los desarrolladores de Acollab pueden integrar las descripciones de los puestos de trabajo si lo solicita, para que disponga de una herramienta a medida. Intuitivo y seguro (los servidores de Acollab se encuentran en Francia), este servicio está demostrando su eficacia tanto para los directivos como para los empleados.
Funciones principales incluidas El nuevo sistema incluye: seguimiento de tareas, agenda de grupo, mensajería integrada, control de tiempo y gastos, y uso compartido de archivos.
Beneficios Entre ellas figuran una interfaz intuitiva, notificaciones configurables para evitar la sobrecarga, intercambio seguro de archivos y la posibilidad de adaptar la herramienta a las actividades de la empresa.
Desventajas no admite reuniones ni llamadas de audio o vídeo, ni permite conectar aplicaciones de terceros.
Wrike, una herramienta para grandes equipos
Completa herramienta de gestión colaborativa de proyectos, Wrike destaca por su alto nivel de personalización. Ofrece plantillas listas para usar que facilitan la puesta en marcha. También puede dar cabida a descripciones de tareas precisas que cubran la terminología específica de cada área de actividad. Es una herramienta que permite establecer un seguimiento preciso de las tareas, incluso para proyectos interfuncionales.
Es el más adecuado para equipos con un gran número de empleados. Se puede integrar con muchos otros servicios como Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, etc.
Funciones principales incluidas con seguimiento de tareas (diagrama de Gantt interactivo), mensajería integrada, control del tiempo e intercambio de archivos.
Beneficios interfaz sencilla y eficaz, descripciones de puestos personalizables, plantillas predefinidas listas para usar para cada actividad principal e integración con una amplia gama de servicios de terceros.
Desventajas Familiarizarse con el programa puede ser una tarea compleja. Sin embargo, la ayuda en línea, en francés, es muy detallada.
