V¿Quiere (re)organizar su oficina, su taller de producción? El método 5S es una eficaz herramienta de gestión visual para optimizar y mantener tu entorno de trabajo: ordenado, productivo y seguro. Entonces, ¿en qué consiste este proceso de mejora continua? ¿Cuales son los beneficios? ¿Cuáles son las mejores prácticas para implementar el método? ¿Cómo diseñar su sitio piloto 5S? Explicaciones de Guy Besson, experto en organización y fiabilidad del mantenimiento industrial.
El método 5S fue diseñado en 1991 por Takashi Osada para la empresa Toyota. Aplicadas en unidades de fabricación (líneas de producción, oficinas, lugares de almacenamiento y mantenimiento), las 5S se practican cada vez más en otros sectores como el hospitalario, hotelero y de la construcción.
Un proceso de mejora continua
Las 5S son las iniciales en japonés de los siguientes 5 pasos:
| 1 | Seiri | ordenar |
| 2 | Seiton | Guardar |
| 3 | Seiso | Limpiar |
| 4 | Seiketsu | Estandarizar |
| 5 | Shitsuke | Mejorar |
El método se utiliza como parte de un enfoque de mejora continua. Además, muchas empresas inician sus viajes de mejora continua con las 5S. Este método constituye la base de todas las demás herramientas, como por ejemplo mantenimiento productivo total (TPM) y el inclinarse.
“El método 5S constituye el punto de partida de la gestión lean. »
Las 5S, fáciles de implementar en el trabajo en grupo, crean un entorno en el que el personal es sensible a los errores y anomalías. De este modo, los empleados pueden distinguir las condiciones normales de las anormales de un vistazo. Las pérdidas y los problemas se identifican rápidamente y los errores se minimizan. Por tanto, las áreas de trabajo son más fáciles de gestionar y mantener.
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Los beneficios del método 5S
El método 5S, que funciona muy bien en oficinas y talleres, permiteoptimizar permanentemente las condiciones y la organización del trabajo. Un método también apreciado por los clientes. Resultado: confianza reforzada, imagen positiva de la empresa, mejor rentabilidad.
En detalle, estos son los beneficios del método 5S:
- Mejora la seguridad y la calidad.
- Elimina o reduce pérdidas (tiempo, desperdicio, exceso de stock, etc.)
- Permite a los operadores escuchar mejor
- Mejora las condiciones de trabajo:
- Reducir el inventario mejora y ventila el espacio de trabajo
- Promueve la mantenibilidad de equipos y máquinas.
- Fortalece la propiedad y la motivación en el lugar de trabajo.
- Lo que realmente mejora la productividad.
- Asistencia en la implementación de otras herramientas de mejora continua.
De la clasificación a la limpieza del lugar de trabajo, buenas prácticas
Hablamos de Sitio de construcción 5S. Para cada etapa conviene seguir buenas prácticas, siempre en tres fases: preparación, mejora y operación.
Algunas prácticas esenciales en toda la obra: tomar fotografías de punto fijo antes/después del área, crear una mesa de seguimiento de la actividad, realizar auditorías de progreso.
Paso 1: ordenar y eliminar cosas innecesarias en el lugar de trabajo
En primer lugar, se debe preparar el sitio (nombre del taller, inventario de máquinas): demarcación del área, constitución y capacitación del equipo, definición de las reglas de funcionamiento (frecuencia, duración del sitio), instalación de una actividad. panel.
Luego llega el momento del análisis para asegurar la zona: parar y bloquear las máquinas, preparar y respetar el uso de equipos de protección personal, marcar la zona, tomar fotografías con puntos fijos antes/después de la zona. Luego, clasificamos: eliminación de elementos inservibles, rotos, defectuosos, obsoletos, redundantes, caducados; creación de una zona de espera de decisiones: todos los objetos sobre los que no sabemos qué hacer o a quién pertenecen están numerados con etiquetas. Si al cabo de un mes nadie los reclama, los tiramos. Creamos una tabla para definir las prioridades relativas a la frecuencia de uso. Finalmente, reportamos la información en una mesa de operaciones.
¿Cómo medir los resultados del método 5S? hacemos un auditoría de hitos para pasar al siguiente paso.
Ejemplo
En oficinas o talleres nos preguntamos qué objetos son útiles en el puesto de trabajo. En caso de duda, si el objeto no parece útil, le ponemos una etiqueta roja con el estado “pendiente de decisión”.
Paso 2: Guárdelo para un uso fácil y accesible
Se trata de formalizar y simplificar los flujos: mostrar planos de oficinas y representar movimientos con flechas. Definimos reglas para la colocación y almacenamiento de objetos según varios criterios: frecuencia de uso, peso, facilidad de acceso, proximidad. Esto es para garantizar que los elementos más utilizados se coloquen cerca. Para una mayor eficiencia, es necesario (re)asignar una ubicación lógica y ergonómica a todos los elementos.
Ejemplos
- Organice herramientas o medicamentos por categoría.
- Retire las puertas de los gabinetes o instale plexiglás. Todo debe ser visible y abierto.
- Organice las carpetas por color.
Utilizamos cintas adhesivas o pintura para marcar el suelo.
Ejemplo
Para delimitar la zona en un almacén, marcamos con cinta adhesiva la ubicación de palets y transpaletas.
También creamos útiles de limpieza (pala, cepillo, etc.) colocados siempre en el mismo lugar.
Paso 3: Limpiar el lugar de trabajo con regularidad
Buscamos todas las fuentes de suciedad. Se eliminan las manchas y el óxido (cuando surge una dificultad podemos recurrir a expertos). Luego, repintamos, rellenamos y cambiamos las luces (LED). Ninguna máquina sucia puede contribuir a una sala limpia.
“La limpieza debería ser parte de la rutina diaria. »
Se trata, por tanto, de hacer del espacio de trabajo un lugar seguro y agradable, garantizando confort y productividad.
Paso 4: estandarizar y mantener las 5S a largo plazo
Esto implica crear listas de verificación y calendarios para asegurar la ejecución y mejora de las tres primeras “S” entonces mantener el método a largo plazo.
Establecer estándares y procedimientos, garantizando la mejora continua
Mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado es un verdadero desafío y sólo se puede lograr si se establecen y siguen reglas. Un desafío que pasa primero por lograr en grupo unos estándares de limpieza sencillos y visuales, para luego establecer un cronograma de realización de las operaciones.
“Sin un estándar definido no hay mejora posible. »
En detalle, debes utilizar fotografías e instrucciones breves que ayuden a mantener la referencia, realizar frases breves y precisas. Las fotografías deben mostrar áreas ordenadas y limpiadas. Cada hoja corresponde a un área y se deberá indicar la frecuencia de realización. También es necesario actualizar la tabla de actividades donde mostramos estas normas de limpieza. Finalmente, volvemos a realizar una auditoría para pasar al quinto paso y planificar la siguiente sesión de construcción.
“Las 5S son parte del trabajo diario. »
Paso 5: mejorar
Se han implementado las primeras cuatro fases, ahora debemos centrarnos en mantener lo logrado.
El método 5S requiere un mantenimiento continuo para ser eficaz a largo plazo. Si los empleados no siguen regularmente los estándares y procedimientos establecidos, la eficiencia y la organización pueden deteriorarse con el tiempo.
Este paso consiste, por tanto, en verificar que se sigue correctamente el método, respetar y hacer cumplir las normas, adoptar buenos hábitos y buscar la mejora continua. Y sobre todo: sostener el proceso. En otras palabras, no permitir un retorno gradual a antiguas formas de operar.
Existen tres palancas para asegurar el mantenimiento y la sostenibilidad del método gracias a la interacción efectiva de:
Gente
El éxito del método 5S depende de compromiso del personal. Si los empleados no están motivados para participar y mantener las 5S, puede resultar difícil mantener la eficiencia y los logros organizacionales obtenidos. Asegúrese de que todos en la empresa conozcan los beneficios de las 5S. Promocionar los éxitos de los empleados y cómo esto les afecta positivamente en el día a día. Capacite a todos sobre los principios de las 5S. Integre las 5S en el proceso de incorporación de nuevos empleados.
Proceso
La implementación de las 5S puede requerir costos iniciales para la compra de nuevas instalaciones de almacenamiento, herramientas de limpieza y suministros de etiquetado. Sin embargo, los beneficios de un método 5S bien implementado pueden superar estos costos.
Es necesario garantizar que todas las áreas estén cubiertas por el programa 5S, aplicar los estándares a través de Policias y procedimientos, integrar las obras de construcción 5S con la salud y la seguridad. Y, finalmente, integrar la comunicación 5S en las reuniones del departamento.
Sistemas
Utilice carteles y carteles de 5S, compruebe la eficacia del programa, monitoree los resultados mediante mediciones y análisis adecuados. Comunicar los resultados y el progreso de la auditoría a todos los empleados. Premiar y reconocer el esfuerzo de los empleados.
“Practique y repita para que las 5S queden ancladas en la cultura corporativa. »
Configurar un sitio piloto
Siempre comenzamos con un sencillo proyecto piloto. Otra alternativa: nos encontramos con un problema donde las 5S podrían jugar un papel clave en su resolución.
Creación de un equipo 5S.
Entrenamiento inicial del equipo.
Observación de la zona y valoración de la situación.
Recopilación de datos y toma de fotografías.
Identificación de áreas de mejora con el equipo y establecimiento de un plan de mejora mediante una tabla.
Implementación del plan, luego auditoría del área (fotos) y visualización de resultados.
Presentación de los resultados del sitio piloto a la dirección para validar el proyecto.
Despliegue del sitio.
División del lugar de trabajo en zonas.
Creación de un plan de acción por zona (talleres, oficinas, mantenimiento) y designación de un piloto por zona.
Implementación de un plan maestro para tener una visión general del sitio y monitorear el progreso.
Creación de un tablón de anuncios para el seguimiento de todos los proyectos de la empresa.
Si el método es relativamente sencillo y rápido de implementar en las oficinas (tres semanas), puede llevar más tiempo en los talleres de producción (hasta un año).
Ejemplo de aplicación del método 5S
Supongamos que una empresa de fabricación de autopartes utiliza el método 5S para mejorar la eficiencia y seguridad de su fábrica.
Seiri: Los empleados clasifican todas las herramientas, equipos y materias primas en el lugar de trabajo para eliminar todo lo que sea innecesario (luego retirado del lugar de trabajo) u obsoleto (luego desechado).
Sección: Los empleados organizan todas las herramientas y equipos restantes para que sean fácilmente accesibles y utilizables. Las herramientas y equipos se almacenan en gabinetes y estantes, con etiquetas para indicar su ubicación.
Seiso: Los empleados limpian el lugar de trabajo con regularidad para mantener un entorno de trabajo seguro e higiénico. Barren pisos, limpian máquinas y retiran basura.
Seiketsu: Se establecen estándares y procedimientos para mantener las primeras 3 S. Los empleados están capacitados para seguir estos estándares y procedimientos de manera consistente y regular.
Shitsuke: Los empleados participan en el proceso de mantenimiento del método 5S. Se les anima a proporcionar comentarios sobre cómo se puede mejorar el método 5S y a informar cualquier problema.
Aplicando el método 5S de forma sistemática y consistente, la empresa puede mejorar la eficiencia de la fábrica, reducir el riesgo de accidentes y mejorar la calidad de los productos fabricados.
¿Cuáles son los beneficios para la empresa?
A continuación se muestran algunos ejemplos de proyectos 5S y los beneficios para la empresa.
Proyecto 5S en producción
Aumento de productividad medido con un indicador de desempeño.
Ganancia en seguridad medida con un indicador de visitas a enfermería y/o indicador de seguimiento de accidentes de trabajo.
Ganancias en la satisfacción del cliente que se miden mediante auditorías de clientes.
Mejoras en las condiciones laborales medidas por los comentarios del CHSCT.
Sitio 5 S en mantenimiento
Proyecto 5S sobre repuestos y documentación:
Ganancia medida por MTTR (tiempo medio de reparación). De hecho, cuando se almacena la documentación técnica y los repuestos, es posible ahorrar horas y horas de resolución de problemas. Una caja de herramientas ordenada también ahorra tiempo en la resolución de problemas.
Esto puede ascender a decenas de miles de euros al año. Todo depende de la actividad de la empresa.
Proyecto 5S en oficinas
Los resultados se miden mediante auditorías internas 5S. Es cierto que hay ganancias en productividad y condiciones de trabajo, pero es difícil de cuantificar.
Por lo tanto, es muy difícil cuantificar las ganancias de un proyecto 5S porque depende del alcance y las expectativas del sitio. Dicho esto, vemos que:
- Un taller u oficina ordenado y ordenado ayuda a conservar y ganar clientes
- Un puesto de trabajo ordenado y organizado mejora la calidad de los productos elaborados.
- Un área de trabajo ordenada y ordenada previene accidentes laborales
- Un lugar de trabajo ordenado y controlado mejora las condiciones laborales y aumenta la productividad.
- Las áreas de trabajo ordenadas ahorran espacio
Lo que debes recordar: las 5S son un método muy eficaz para optimizar la organización en el lugar de trabajo. Pero este método también puede presentar algunos desafíos. Un proceso a veces complejo que requiere un compromiso continuo por parte de los empleados y directivos para mantener sus beneficios. También corresponde a las empresas invertir tiempo y recursos para implementar y mantener eficazmente el método 5S.
