La transformación digital está arrasando en todas las funciones empresariales. La función de compras no es una excepción. La tecnología digital se utiliza en todas las fases del ciclo de vida de las compras. Los procesos automatizados hacen que las transacciones sean más fluidas, reducen los tiempos de procesamiento y los costes, y reducen los riesgos. Otra ventaja es que la consolidación de datos aumenta la visibilidad y mejora el control del gasto. Denis Mohlo*, experto en gestión y sistemas de información, esboza la hoja de ruta para completar con éxito esta transformación estratégica.
La digitalización de las compras, también conocida como proceso de "gasto", es una forma esencial y eficaz de mejorar el rendimiento económico, logístico y tecnológico de una empresa. Tanto más cuanto que las compras representan una media del 60 % de los gastos de las medianas empresas.
El contexto normativo obliga a revisar los circuitos de facturación, con vistas a generalizar el uso de la factura electrónica y hacer más fiables las declaraciones del IVA. Las empresas deben aprovechar esta obligación para replantearse el conjunto de sus procesos de compra. Pero eso no es todo. Este proceso afecta también a las relaciones con los proveedores, así como a la gestión y automatización de las operaciones de back office, como el tratamiento de los pedidos, las operaciones bancarias y contables, etc.
En este sentido, los sistemas de información bien integrados son de un valor incalculable. El objetivo de este artículo es ayudarle a construir un proyecto global para el éxito de la digitalización.
1. Un amplio ámbito de intervención
La transformación digital de las compras se está produciendo en un ámbito mucho más amplio de lo que podría parecer a primera vista. El proceso de "gasto" comprende en realidad dos componentes principales del ciclo de vida de las compras:
- el de la fuente al contrato que, antes de las compras, se centra en la identificación de proveedores y la gestión de contratos
- el del aprovisionamiento al pagoEn sentido descendente, se refiere al proceso de compra propiamente dicho, desde la solicitud de compra hasta el pago a los proveedores.
El proceso de la fuente al contrato (S2C) abarca un amplio abanico de operaciones: expresión de necesidades, arbitraje "make or buy" (la elección entre llevar un producto o servicio a la empresa o subcontratarlo), identificación y elección de proveedores (sourcing, licitaciones), gestión de ofertas y contratos, negociación de precios, etc.
El proceso purchase-to-pay (P2P o procure-to-pay) incluye las siguientes operaciones: búsqueda de productos, realización de pedidos, gestión logística (seguimiento y recepción de mercancías, etc.), análisis de la conformidad de las mercancías, facturación, contabilidad y liquidación.
El alcance de los gastos también es muy amplio y abarca partidas tan diversas como la subcontratación, la inversión tecnológica, las materias primas, los servicios informáticos y la logística.
La gestión de esta diversidad y de los múltiples resortes de acción que lleva aparejados requiere un enfoque transversal destinado a coordinar los recursos asignados a las distintas actividades, en función de los objetivos que deban alcanzarse. ¿De qué sirve negociar precios bajos si el rendimiento logístico del proveedor no está a la altura? ¿Para qué invertir en programas informáticos de alta tecnología si no hay formación sobre cómo utilizarlos?
Por tanto, la puesta en marcha de un proyecto de digitalización de las compras implica, en primer lugar, una revisión estratégica de la política de gestión de recursos de la empresa. Esta reflexión se centrará en la elección del sistema de información y las herramientas asociadas.
2. Disposiciones reglamentarias vinculantes
El discurso actual sobre la transformación digital de las compras suele limitarse a la facturación electrónica y, por tanto, al ahorro resultante de la desaparición de los circuitos de papel prevista por el Estado a partir de julio de 2024. Como recordatorio, desde el 1er A partir del 1 de enero de 2020, las empresas deberán enviar sus facturas al sector público en formato electrónico. La Ley de Finanzas de 2020 y la Orden de 15 de septiembre de 2021 definirán entonces el marco jurídico para el uso generalizado de la facturación electrónica en todas las transacciones entre empresas establecidas en Francia y sujetas al IVA.
Dentro de este marco jurídico, el Gobierno ha introducido un sistema de comprobación de las facturas antes de su pago, conocido como compensación, con el fin de que las declaraciones del IVA sean más fiables. Para cumplir sus obligaciones, las empresas tienen ahora la posibilidad de elegir entre :
- el portal facturación pública que se basa en la plataforma Chorus Pro, que ya gestiona el intercambio electrónico de facturas del sector público. Esto da lugar a la emisión de un informe de IVA normalizado. Las facturas electrónicas sólo pueden pagarse a los proveedores después de esta compensación. Para poder introducirse en este portal público, las facturas deben estar redactadas en formato de datos "estructurados" de tipo XML.
- de plataformas privadas certificadasEn caso necesario, estos sistemas, gestionados por terceros de confianza, podrán tender puentes entre las facturas no estructuradas y las estructuradas en XML para que puedan introducirse en la plataforma pública. Básicamente, esto es similar al sistema Chorus, que procesa facturas para el sector público. El formato de las facturas se ajustará a la normativa y abarcará unos cuarenta elementos (SIREN, RCS, importes sin IVA, etc.). Además de facilitar el control del IVA, también garantiza la interoperabilidad de las facturas, para que puedan ser leídas por las distintas partes implicadas (internas o externas a la empresa, logística, contabilidad, departamentos fiscales, empresas asociadas, etc.).
3. Múltiples retos que requieren una gestión más amplia
La aplicación de las estrictas disposiciones reglamentarias sobre facturación electrónica expuestas anteriormente implica la necesidad de actualizar los procesos y los datos implicados.
También sería una lástima no ampliar el alcance del proyecto a las necesidades de gestión identificadas en el análisis estratégico antes mencionado. Por ejemplo, pueden lograrse importantes ganancias de tesorería mediante un mejor control de los plazos de pago y, por tanto, de las necesidades de capital circulante (WCR).
A menudo es necesario mejorar la fiabilidad del sistema de contabilidad analítica de las compras para mejorar el control de los costes. Los retos de la reducción de los costes de tratamiento de las facturas, a menudo del orden de 70 a 80 %, más allá del ahorro en el tratamiento del papel, se refieren a los flujos de trabajo de control y automatización, aprobación, contabilización, pago, archivo de las facturas, etc.
En resumen, hay tres áreas principales de progreso:
- Relaciones coherentes y eficaces con los proveedores
El número de conexiones entre los distintos departamentos de la empresa y los proveedores es considerable, ya sea en términos de pedidos, presupuestos, pagos, posventa, plazos de entrega, etc. Por lo tanto, un diccionario de datos de proveedores normalizado y mantenido es esencial para una gestión rigurosa de las relaciones. Un diccionario de datos de proveedores normalizado y mantenido es esencial para una gestión rigurosa de las relaciones.
- Control de los gastos administrativos
Este punto ya se ha mencionado en relación con las ganancias de eficiencia asociadas a la desaparición de los circuitos de papel y la estructuración de formatos de datos basados en lenguajes apropiados, como XML, que permitirán cumplir tanto los requisitos normativos como las necesidades de gestión específicas de cada empresa.
- Gestión de los riesgos inherentes al proceso de compra
También en este caso, los riesgos tradicionales, como las entregas no conformes, el fracaso de los proveedores o el incumplimiento de los plazos, pueden reducirse definiendo los datos (véase más arriba, diccionario de datos).
4. Un proyecto global para transformar la empresa
La secuencia de trabajo debería ser la siguiente, basada en una visión estratégica clara:
- Primero trabaje en los procesos objetivo y destaque las funciones y las normas;
- A continuación, defina los datos necesarios que se registrarán en un diccionario de repositorio de datos.
- Por último, hay que especificar la arquitectura de las numerosas herramientas que se verán afectadas (ERP, OCR, gestión de tesorería, etc.). Así que la elección de las herramientas viene en último lugar.
