L’anticipation est devenue une compétence majeure et la bonne gestion du temps un outil de réussite. Alors quelles sont les bonnes pratiques pour mieux gérer votre temps ? Comment gagner en efficacité ? Les explications de Jean-Marie Quil, consultant formateur, directeur des ventes dans l’industrie agroalimentaire et directeur de formation dans l’industrie thermique.
Montée d’adrénaline, goût du risque… En négligeant l’anticipation et l’organisation, on pourrait penser que la mauvaise gestion du temps offre des avantages cachés. Cependant, dans votre quotidien de commercial, les effets sont bien réels et significatifs :
- Pression constante
- Énergie dépensée sans résultats optimaux
- Horaires dépassant les limites du raisonnable
- Accumulation d’une charge de travail excessive
Pas de panique, savoir gérer son temps, cela s’apprend. Voici les bonnes pratiques à suivre pour vous aider au quotidien et gagner en sérénité.
Comment mieux gérer son temps professionnel ?
Identifier ses tâches
Listez d’abord les principales tâches et activités que vous réalisez au quotidien.
Comparez le temps consacré réellement à chacune d’elles par rapport au temps idéal théorique.
Exemple : Idéal Moi
Visites clients 60 % ?
Prospection 20 % ? Attention à ne pas dépasser 100 %
Administratif 20 % ?
Définir ses priorités
Il s’agit de réfléchir et de choisir. Un système de priorités pose une hiérarchie des valeurs.
- Objectifs à moyen et long terme
- Objectif opérationnel à court terme
- Ciblage des clients et prospects en fonction de leur potentiel
Vous pouvez utiliser des outils pour planifier et organiser vos tâches. Ces éléments sont à intégrer à votre CRM ou à un autre outil spécifique à votre entreprise.
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Cibler ses clients
Établissez la matrice « ABC » croisée. Cette matrice s’inspire de la loi de Vilfredo Pareto :
- ABC est basée sur le chiffre d’affaires (CA) réalisé. A’B’C’ est basée sur votre évaluation du potentiel.
A’ est un haut potentiel, même s’il est déjà client. C’est considéré comme un petit potentiel. Quid de B’ ? C’est un dilemme.
Réfléchir et doser ses actions : un client A C’ne peut plus progresser, mais il assure un chiffre d’affaires important. Vous devez donc assurer une cadence de visites importante pour maintenir son niveau de réalisation.
À l’inverse : un client C A’ petit chiffre réalisé, mais fort potentiel. Vous allez devoir lui consacrer des cadences de visites axées sur l’exploitation de son potentiel.
Évidemment, cette matrice n’est pas figée dans le temps. Certains prospects deviennent vos clients, certains clients vous quittent, certains croissent, et d’autres régressent.
Il importe de faire vivre la matrice ABCà un rythme régulier afin de maintenir son efficacité.
Gérer les imprévus
Intégrez des plages horaires dédiées dans votre emploi du temps afin d’anticiper les imprévus. En fonction de l’étendue de votre secteur géographique et du temps nécessaire pour relier les points les plus éloignés de ce dernier, il est conseillé de planifier deux plages libres, idéalement en début et en fin de semaine.
Un agenda surchargé ne résiste pas à l’usage.
[Formation]
Améliorer son organisation personnelle
Mettez en pratique des techniques pour bien planifier votre charge de travail, en gérant les imprévus et en restant maître de vos objectifs.
Les participants en parlent :
« Méthodes et techniques variées que je vais pouvoir utiliser pour mieux m’organiser et surtout prioriser et avoir une vision claire de mes journées et semaines. »
« Des outils opérationnels ont été transmis et expliqués, cette vision claire des différentes techniques d’organisation va me permettre de mettre en place assez facilement ces outils pour améliorer mon organisation et la communication avec mes collaborateurs. »
« Pouvoir mêler des concepts applicables professionnellement et personnellement permet de se sentir encore plus impliqué dans la formation. »
Se préparer et anticiper
Préparez vos visites : historique, contexte de la zone de chalandise, concurrence.
Vous n’imaginez pas un chef de groupe commando partir en mission en disant« je suis bon, je verrai sur place, j’ai confiance en mon intuition, j’improviserai ».
Selon votre secteur d’activité, sortez de l’échelle « jour ».
Anticipez :
- À la semaine : clients avec une fréquence annuelle de 40 visites
- Au mois : clients avec une fréquence annuelle de 10 visites
- Au trimestre : clients avec une fréquence annuelle de 4 visites
- Voire à l’année, si vous menez des négociations annuelles
Ces fréquences sont données à titre indicatif et peuvent être modulées en fonction des stratégies communiquées par votre manager.
Exemple
Élodie, directrice régionale, a remarqué que positionner des rendez-vous à la quinzaine et au mois a eu un effet positif sur son équipe. Résultat : plus de sérénité dans l’équipe. La charge mentale liée à la « crainte d’oublier » diminue fortement et élimine la réponse « à chaud » pas toujours appropriée.
Éviter de saupoudrer son travail
Sur une année, vous disposez d’un potentiel de l’ordre de 220 jours de travail.Viennent ensuite diverses déductions : réunions de service, séminaires, formations, tâches administratives… Il reste selon les métiers 120 à 140 jours consacrés aux visites clients, suivis et prospections.
En fonction de votre secteur d’activité, de votre portefeuille prospects ou clients et de leur localisation géographique : planifiez vos rendez-vousjournaliers, hebdomadaires, mensuels.
Se préparer à répondre aux objections
Le client qui émet une objection est quelqu’un qui manifeste de l’intérêt.
Anticipez les objections possibles. Quel que soit votre domaine d’activité, 80 % des objections sont semblables. Capitalisez, faites un recueil des plus difficiles et partagez-les avec vos collègues. Ce partage est un sérieux gain de temps, surtout pour les nouveaux arrivants.
Votre façon de répondre est très importante et doit être adaptée à votre interlocuteur en fonction de son métier (technique, commercial, finance) et de sa personnalité.
Évitez de faire perdre la face à votre interlocuteur. La réponse « triomphante » peut le froisser et vous faire perdre une affaire.
[Formation]
Répondre aux objections clients
Comment comprendre, évaluer, anticiper l’objection ? Comment entendre positivement l’objection et l’utiliser comme levier ? À partir de cas concrets, élaborez votre stratégie de communication afin de répondre aux objections qui vous sont habituellement opposées dans votre pratique commerciale.
En définitive, une bonne préparation vous rend plus serein, augmente la confiance en soi et diminue fortement le stress qui peut perturber votre vision des choses.
Le temps est la richesse la plus précieuse car elle est non renouvelable.
Soigner sa communication pour gagner en efficacité
Une bonne argumentation commerciale passe par une appropriation des éléments communiqués par les services marketing et par une adaptation de ces éléments à la personnalité de votre interlocuteur.
Si vous vous contentez de réciter le document marketing, vous perdez en impact car, si pertinent est-il, cela ne correspond ni à vous ni à la personnalité de votre client.
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Construire un argumentaire commercial efficace
Indispensable au processus de vente, l’argumentation est un exercice qui se prépare et se construit méthodiquement. Découvrez les 6 étapes pour vous aider à préparer votre argumentaire commercial.
En d’autres termes, faites attention à votre communication. Préparez une réponse qui intègre un aspect :
- Cognitif : l’ajout d’informations pertinentes
- Affectif : la prise en compte des émotions
- Conatif : l’incitation à l’action
Ajustez votre communication pour qu’elle soit en phase avec les attentes et le profil de votre prospect.
Les outils d’analyse des types de personnalité permettent d’identifier le canal de communication adapté à chacun de vos interlocuteurs.
Le Process Communication Model® utilisé par la NASA pour le recrutement des astronautes et leur compatibilité en situation de stress met en évidence 6 types de personnalités et leur mode de communication préférentiel, leur langage, leur canal de communication.
Il existe aussi d’autres outils d’analyse : MBTI, ennéagramme.
Savoir dire non
Soyez intraitablessur votre principale mission : les visites clients et prospects.
Cas pratique
Grégoire, technico-commercial pour un groupe industriel, avoue s’être laissé piégé par les demandes de son service marketing : enquêtes spécifiques en de clientèle sur des lancements de produits, analyse concurrentielle… Jusqu’au moment où il s’est aperçu que son temps administratif (rapports, mise à jour du CRM, prise de rendez-vous, propositions et devis…) avait doublé, au détriment de ses visites clients. Ce temps consacré à la gestion administrative est passé de 20 à 40 %, soit 2 jours par semaine.
Grégoire a donc prévenu Nathalie, directrice marketing, que ses demandes fréquentes risquaient d’avoir un impact négatif sur ses résultats et qu’il ne pouvait plus y répondre systématiquement. Les demandes devaient maintenant passer par le N+1 de Grégoire qui procèderait à une équitable répartition avec les autres membres de l’équipe.
Une communication pertinente fait gagner du temps. Pour cela vous pouvez renforcer votre assertivité.
Appuyez-vous sur 2 axes :
- Empathie, écoute active
- Conviction, persuasion
On distingue 4 comportements principaux : la fuite, l’agressivité, la manipulation et l’assertivité. L’assertivité se démarque car c’est le comportement le plus adapté pour communiquer efficacement. Les trois autres comportements, moins constructifs et moins productifs, sont donc à éviter.
L’assertivité est le comportement le mieux adapté pour communiquer efficacement avec assurance et authenticité.
Anticiper, se préparer… Les techniques pour gérer son temps sont connues mais souvent pas ou peu appliquées. La mise en place de ces techniques demande, au-delà de la prise de conscience, une motivation personnelle pour les maintenir dans la durée. Les formations ORSYS comme Gérer son temps pour être plus efficace pourront vous y aider.
