De bonne qualité, vos écrits professionnels peuvent contribuer à l’atteinte de vos résultats. Ou, dans le cas contraire, freiner vos performances. Alors, découvrez comment améliorer facilement vos compétences rédactionnelles en cinq étapes clés avec Françoise Landuré, experte en communication écrite.
Mails, plaquettes, propositions commerciales… Vos écrits professionnels sont plus puissants que vous l’imaginez ! Par leur qualité, ils véhiculent en effet une image positive de votre entreprise. Ils contribuent aussi à la conquête, à la satisfaction et à la fidélisation de vos clients.
Vous ne savez pas comment faire, ou pire, vous détestez écrire ? Avec quelques conseils et de l’entrainement, vous pouvez faire de vos écrits de véritables alliés de votre stratégie commerciale. Découvrez, en cinq étapes clés, comment gagner en aisance et (oui, c’est possible !) prendre du plaisir à rédiger.
1re étape : fixez votre stratégie
Tout bon commercial sait que la stratégie est le préalable à toute action réussie. Pour les écrits professionnels, c’est pareil.
Identifiez d’abord l’émetteur. Au nom de qui écrivez-vous ? Cela a un impact sur votre message et la manière de le formuler. Identifiez ensuite le destinataire et mettez-vous à sa place. Vous adapterez ainsi votre écrit à ses besoins et enjeux. Des techniques éprouvées vous aident à connaître profondément votre audience, comme la Persona, personne fictive, représentative d’un groupe cible.
Sélectionnez toujours un message essentiel à faire passer. Si votre interlocuteur doit retenir une seule chose, quelle est-elle ?
Déterminez un objectif précis. Qu’il s’agisse de faire savoir, faire comprendre, faire adhérer ou faire agir, ayez votre objectif à l’esprit pour structurer et rédiger votre message.
Enfin, choisissez votre support en fonction de sa finalité et de ses caractéristiques.
2e étape : structurez vos écrits professionnels
Vous avez du mal à coucher vos idées sur le papier ou sur l’écran ? Avec l’aide d’un plan, la rédaction devient plus fluide et la clarté de votre écrit s’en ressent. D’abord, énumérez vos idées. Écrivez par exemple chaque idée sur un post-it, puis classez ces derniers.
Vous pouvez aussi utiliser la technique de la carte mentale ou mindmapping : écrivez votre sujet au centre d’une feuille en format paysage.
Puis dessinez des branches sur lesquelles vous placez vos idées principales, ainsi que des sous-branches pour les idées secondaires.
Une fois vos idées posées, élaborez votre plan. Même un mail court comporte un plan, adapté à votre objectif.
Pour vos e-mailings, vos landing pages ou autres publications, intéressez-vous aux techniques de copywriting. Elles utilisent l’art de la persuasion pour pousser le lecteur à agir selon un objectif défini.
Avec la méthode AIDA, par exemple, vous suscitez successivement l’attention, l’intérêt, le désir et l’action.
La méthode FAB, quant à elle, consiste à mettre en valeur le bénéfice client, au-delà des fonctionnalités et des avantages d’un produit.
3e étape : rédigez vos écrits professionnels avec clarté et fluidité
En tant que lecteur, vous souhaitez aller rapidement à l’essentiel. Votre destinataire est comme vous. Alors, facilitez-lui la tâche !
- Simplifiez
Savez-vous qu’on mémorise à 100 % une phrase de douze mots ? Au-delà, la lecture demande davantage de concentration. Limitez autant que possible vos phrases à 15-20 mots. Développez une seule idée par phrase. S’il y en a plusieurs, coupez-la. Respectez l’ordre logique : sujet-verbe-complément. Supprimez les mots inutiles et les redondances.
- Clarifiez
Adoptez le langage de votre cible. Sélectionnez des mots simples, proscrivez le jargon, les termes techniques et anglicismes. Évitez les sigles, les abréviations. Bannissez les périphrases, sauf si elles apportent de la clarté (par exemple « tous les trois mois » au lieu de « trimestriellement »). À une même notion, appliquez un seul et même terme.
- Dynamisez
Allez droit au but ! Placez les messages forts en début de paragraphe. Évitez la voix passive, les subordonnées relatives, le participe présent et les tournures négatives. Privilégiez l’emploi du présent. Mettez du rythme en alternant des phrases de différentes longueurs ou par l’emploi de listes à puces.
4e étape : tirez parti des niveaux de lecture
Les niveaux de lecture permettent une mise en scène de l’information. En effet, ils accrochent le regard et maintiennent l’attention du lecteur.
Le premier niveau, c’est ce que le lecteur consulte d’abord : titre, illustrations, encadrés, bandeaux… Il détermine la poursuite ou non de la lecture. Prenez le temps de soigner votre titre ou l’objet de votre mail. Voici une astuce : une fois votre texte rédigé, écrivez, sans vous brider, tous les titres qui vous viennent à l’esprit. Allez au moins jusqu’à dix. En lâchant ainsi le mental, vous trouverez peut-être l’inspiration pour un excellent titre.
Soyez vigilant car huit lecteurs sur dix s’arrêtent au titre !
Le deuxième niveau comprend le chapeau (paragraphe en gras sous le titre), les légendes, le début et la fin du texte.
Le troisième niveau concerne la lecture du texte en continu. Si votre lecteur parvient à cette étape, votre mission est accomplie.
5e étape : faites la chasse aux coquilles
Vous avez écrit un beau mail, une belle présentation. Ne laissez pas une erreur de frappe ou d’orthographe ternir votre image ! Les correcteurs de Word ou de votre messagerie sont heureusement de plus en plus sophistiqués mais ne suffisent pas. Relisez-vous attentivement. Faites une relecture spécifique pour les éléments cruciaux : nom du client, coordonnées… Idéalement, faites-vous relire par un collègue ou une personne qui ne connaît pas votre sujet.
Enfin, prenez conscience de ceci : travailler son orthographe ne s’arrête pas une fois que l’on quitte les bancs de l’école. Il faut entretenir cette compétence toute sa vie. Des outils attractifs existent pour vous y aider : le Projet Voltaire, les applis Bescherelle… Lire beaucoup n’est pas toujours efficace pour améliorer son orthographe, mais essentiel pour enrichir son vocabulaire et améliorer son style. Autre solution : la formation ! Certaines formations permettent même de développer vos compétences rédactionnelles de façon ludique. Par exemple : Boostez la qualité de vos e-mails par le jeu ou Améliorer sa communication écrite par le jeu.
Vous avez à présent les cartes en main pour optimiser vos écrits professionnels et en faire des atouts au service de votre réussite commerciale. Et si, à la technique, vous ajoutiez le plaisir d’écrire ? Ça vaut le coup car, j’en suis sûre, ce plaisir se ressentira à la lecture et contribuera à la satisfaction de vos clients.
