L’assertivité : la qualité essentielle de l’assistante

Loin d’être une simple méthode de communication, l’assertivité permet de développer une attitude positive en apprenant à écouter, à s’exprimer et à s’adapter à toute situation. Véritable atout au sein d’une équipe, une assistante assertive peut exprimer sincèrement ses idées et mobiliser facilement des équipes sur des projets communs. Une soft skill très recherchée qu’il est possible d’acquérir et de développer en se formant. Élisabeth Duverney-Prêt, spécialiste des métiers de l’assistant(e) et du secrétariat, présente les pistes qui vont vous y aider.

Sur le marché du travail, les soft skills ont la cote ! À l’inverse des compétences techniques – hard skills – acquises au gré des études et expériences professionnelles, les soft skills sont des aptitudes et traits de personnalité. Ces qualités intrinsèques aident notamment à s’intégrer facilement dans un environnement de travail et à interagir efficacement avec son entourage.

De par leur nature, ces compétences dites douces sont transversales : elles touchent aussi bien à la communication qu’au travail d’équipe, en passant par la capacité d’organisation ou encore l’agilité à gérer les conflits.

Les recruteurs ont bien compris tout leur intérêt. 75 % d’entre eux préfèreraient embaucher un collaborateur avec de fortes soft skills et des hard skills plus faibles, plutôt que l’inverse (sondage Viavoice, janvier 2023). C’est dire toute leur importance.

L’assertivité, qu’est-ce que c’est ?

Dans le top 5 des soft skills les plus recherchées, l’assertivité gagne du terrain d’année en année. Le baromètre Lefebvre Dalloz 2023 place même l’écoute, l’adaptabilité professionnelle et l’empathie sur le podium des compétences soft décisives. Savoir s’affirmer en souplesse et être capable de s’adapter à ses interlocuteurs est en effet un talent particulièrement recherché, car il permet d’entretenir de bonnes relations avec les autres, de participer à un climat serein dans une équipe ou une entreprise, et même d’atteindre ses objectifs plus facilement.

Par exemple, dès l’entretien d’embauche, si vous êtes capable d’exprimer vos besoins avec clarté et de poser vos limites de façon apaisée, vous gagnez immédiatement l’estime de votre interlocuteur.

Assertivité, quels avantages ?

Si vous n’êtes pas doté de cette soft skill tant recherchée, tout n’est pas perdu, loin de là ! Il est possible de l’acquérir en mettant en place des techniques simples et efficaces par le biais de diverses formations. Celles-ci vous permettront de tirer profit des nombreux avantages de l’assertivité. Voici lesquels.

Pour commencer, un comportement assertif au sein d’une entreprise ou d’une équipe permet de faire passer un message en souplesse, de gagner l’écoute et le respect de ses collègues, et de travailler en toute transparence… Par exemple, là où vous auriez pu pointer ouvertement du doigt une erreur flagrante et mettre votre interlocuteur mal à l’aise, vous pourrez vous exprimer calmement en introduisant votre démonstration ainsi : « Je dirais plutôt… ».

Savoir utiliser les mots justes, au bon moment, et adopter la bonne posture, montre en effet à votre entourage professionnel que vos idées sont constructives et que l’on peut vous faire confiance pour les mener à bien. Ces qualités essentielles vous permettent ainsi de vous affirmer comme une personne digne de confiance, écoutée et respectée.

Dire « non » à une sollicitation et montrer en même temps que vous gérez parfaitement votre emploi du temps devient possible en utilisant certaines formulations.

Exemple de formulation

« Je ne vais pas pouvoir cette semaine, mais lundi prochain c’est envisageable. Est-ce que cela vous convient ? ».

Une attitude bienveillante et tolérante qui s’accompagne d’une gestuelle ouverte, d’un visage souriant et d’un regard franc. De quoi convaincre en douceur votre interlocuteur.

L’écoute active

Apprenez aussi à limiter les situations conflictuelles qui jusqu’ici pouvaient vous mettre particulièrement mal à l’aise. Savoir écouter, faire preuve d’ouverture d’esprit et favoriser un dialogue constructif sont des clés essentielles pour apaiser les tensions. On parle ainsi d’écoute active pour accueillir les arguments des uns et des autres. Mais de quoi s’agit-il vraiment ?

Écouter activement c’est d’abord savoir faire silence, questionner puis reformuler. C’est une réelle marque de respect envers votre entourage. Si celui-ci sait qu’il a été entendu et compris, il n’ira pas jusqu’au conflit. Cela fonctionne aussi avec votre manager. Ces outils sont très efficaces !

Mener à bien un projet

Enfin, l’assertivité vous permet d’emmener plus facilement une équipe vers la concrétisation d’un projet. La dynamique que vous mettez en place en étant assertive débouchera naturellement sur plus d’échanges, d’apprentissage, de créativité et de progression. Les personnes qui vous entourent auront ainsi l’envie de travailler ensemble dans le but commun qui vous aura été fixé, le tout dans une ambiance respectueuse et inclusive.

Par exemple, si vous partagez vos émotions et vos envies sur un projet, en vous exprimant à la première personne, et en demandant aux uns et autres de faire de même, votre attitude bienveillante et tolérante poussera vos collègues à construire avec vous un partenariat transparent et efficace.

Comment renforcer cette soft skill ?

Les formations sur l’assertivité ont d’abord pour objectif de vous aider à procéder à un diagnostic de votre propre comportement. Ainsi, vous éliminerez petit à petit toute trace d’une attitude passive ou agressive (en comprenant les raisons qui vous poussent à ces comportements) pour la remplacer par l’assertivité. Vous arriverez à identifier vos blocages et à les dépasser, et vous serez plus claire avec vous-même.

Pour développer votre capacité d’écoute, ORSYS propose une formation sur l’écoute active. L’objectif ? Accroître votre efficacité relationnelle en toute circonstance, et plus particulièrement dans les situations de communication professionnelle à fort enjeu.

Afin de cultiver l’estime de soi, élément essentiel pour s’exprimer avec sérénité, gérer les critiques, appréhender les conflits et savoir dire non, ORSYS a également mis au point une formation sur l’assertivité et l’affirmation de soi, qui peut être complétée par deux jours de perfectionnement.

Il existe aussi une formation dédiée à la gestion des conflits avec la méthode DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure). Vous saurez, entre autres, sortir d’un conflit en trouvant avec votre interlocuteur des solutions satisfaisantes pour les deux parties.

L’important est de prendre le temps de réfléchir à la situation et de préparer un bon plan. Par exemple : l’un de vos collègues devait intégrer des données chiffrées au rapport que vous allez présenter demain et ne l’a pas fait.

• Décrire les faits : « François, je t’avais expliqué, la semaine dernière, que j’aimerais voir apparaître dans mon rapport les informations sur le nouveau logiciel, que tu es le seul à pouvoir fournir. »
• Exprimer ses émotions : « Je suis très ennuyée car je constate que ces éléments ne figurent toujours pas dans le document partagé. »
• Suggérer des solutions : « Penses-tu pouvoir t’en occuper aujourd’hui ? Et pour les prochaines fois, peux-tu m’informer à l’avance si tu penses ne pas pouvoir respecter le timing demandé ? »
• Conclure : « Cela évitera que je me trouve dans une situation inconfortable vis-à-vis de M. X, lors de la présentation de mon rapport. »

En conclusion, l’assertivité permet de développer une attitude positive qui créera un climat productif et serein autour de vous, et en vous. Vous serez capable de vous adapter au changement grâce à cette nouvelle façon d’écouter, de vous exprimer et de vous adapter à vos interlocuteurs.