Vous avez plein d’idées en tête, mais personne ne semble tenir compte de vos propositions ? Bien communiquer et savoir se faire écouter est un vrai talent, qui s’acquiert au gré des expériences et des formations. Votre métier implique parfois de conserver une certaine réserve, mais vous disposez d’une vue globale de l’entreprise qui vous permet d’identifier les processus à améliorer et les nouveaux outils à intégrer. Alors, ayez confiance en vous, en votre valeur. Élisabeth Duverney-Prêt, spécialiste des métiers de l’assistant(e) et du secrétariat, présente les bonnes pratiques pour convaincre et vendre ses idées.
Assistants, vous êtes au cœur de l’action de votre entreprise ! En gérant les e-mails et les appels téléphoniques, en recherchant et en diffusant des informations, en suivant une partie de la comptabilité ou encore en préparant des séminaires, vous avez, plus que tout autre employé de votre société, une vision globale qui vous permet d’analyser le fonctionnement de votre entreprise et de proposer des améliorations pertinentes. Car être assistant aujourd’hui, c’est percevoir les enjeux stratégiques de sa société, c’est se saisir des relations entre les différents services, et prendre part au développement de la culture d’entreprise. Alors, pourquoi ne pas faire part de vos remarques et de vos propositions à votre N+1 ? Vous pouvez prendre les choses en main et vous montrer proactif. Être force de proposition est une façon exaltante de rendre sa propre mission plus riche et plus intéressante.
Témoignage
Charlotte, assistante dans une société d’importation de bois, en région parisienne
« Lorsque j’ai pris mon poste d’assistante au sein de ma société, il y a deux ans, j’ai réalisé que les bureaux étaient très fonctionnels mais qu’ils n’étaient pas un véritable lieu de vie. Il manquait quelque chose pour qu’on se sente vraiment à l’aise dans notre environnement de travail. Après réflexion, j’ai compris que le problème venait des relations entre les salariés. J’ai décidé d’en parler à mon patron et je lui ai proposé de mettre en place un rituel de petit-déjeuner, une fois par semaine, pour remettre du lien au sein du groupe. Il a tout de suite adhéré ! Depuis, ce rituel a changé énormément de choses au niveau de l’ambiance de travail ».
Comme elle, n’hésitez plus à sauter le pas et à partager avec votre patron une idée qui vous anime.
Quels sujets privilégier ?
Il n’est bien évidemment pas question de révolutionner l’entreprise, mais chaque amélioration a son importance. Alors, quels sujets privilégier ? À n’en pas douter, vous serez plus pertinent si vous proposez des améliorations et changements relatifs à des missions sur lesquelles vous travaillez régulièrement.
Exemples
- Les outils implémentés au sein de votre société
À force de les utiliser, vous savez pertinemment quelles fonctionnalités permettraient de les améliorer.
- L’aménagement
Vous pouvez aussi agir si vous réalisez que les rangements, classements ou agencements ne sont pas optimisés.
- Les processus internes
Il arrive que vous soyez face à des procédures complexes et chronophages qui bloquent certains projets, alors qu’elles pourraient être considérablement simplifiées.
- Le timing des réunions, le matériel de vidéoprojection, la mise en place d’un tri sélectif, l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail…
Votre marge de manœuvre en termes de propositions est aussi large que l’éventail de sujets que vous traitez au quotidien.
Mais encore faut-il bien monter son projet pour qu’il soit accueilli le plus favorablement possible par vos interlocuteurs.
Bien se préparer
L’improvisation n’a en effet pas sa place lorsqu’il s’agit de présenter vos idées.
Apprendre à bien argumenter dans votre milieu professionnel sera une arme redoutable pour influencer les personnes et les équipes autour de vous.
En adaptant vos arguments à votre interlocuteur, vous aurez même davantage de chances d’obtenir gain de cause.
[Formation]
Vous souhaitez apprendre les techniques pour argumenter et convaincre vos interlocuteurs ? Découvrez le programme de la formation Argumenter et convaincre
Exemples de techniques à utiliser :
- Questionner son interlocuteur
- Anticiper les objections et les questions
- Faire des concessions
Mettez en avant les arguments qui démontreront en quoi votre idée aidera l’entreprise à être plus performante, comment elle améliorera la satisfaction client, diminuera les coûts…
Chiffrez les bénéfices escomptés et présentez-les de façon claire et dynamique.
N’oubliez pas de citer les adaptations nécessaires, l’investissement, les axes d’amélioration… car votre interlocuteur ne manquera pas de les rechercher si vous ne le faites pas pour lui. Autant lui faciliter la tâche et ne pas essayer de cacher quoi que ce soit.
En bref, détaillez les forces et les faiblesses, les avantages et les inconvénients de votre projet.
En amont, vous pouvez même en discuter avec vos collègues afin d’améliorer votre argumentaire. Cela pourrait d’ailleurs faire de votre idée un projet collectif et démontrer que vous savez rallier les équipes autour d’un sujet important. Un bon point !
[Formation]
Communiquer des informations techniques de manière claire et captivante
Apprenez à mettre la juste emphase sur les informations essentielles, mais aussi à capter l’attention de vos interlocuteurs par des supports de présentation dynamiques.
Et côté présentation ?
Pensez à articuler votre argumentaire autour des « quatre parties du cerveau » de votre interlocuteur.
Analytique
Organisateur
Communicateur
Créatif
Pour toucher son cerveau « analytique », présentez des faits, des chiffres, des concepts (le coût, le temps d’immobilisation d’un poste, les détails techniques d’un logiciel...). |
Pour convaincre son cerveau « organisateur », passez par des plans, des étapes claires et détaillées. |
Pour plaire à son cerveau « communicateur », développez les axes qui traiteront de convivialité, de travail en équipe, de bien-être (d’où l’importance d’en discuter avec vos collègues pour mettre en avant leur avis). |
Pour atteindre son cerveau « créatif », soyez enthousiaste, parlez de nouveautés ou de perspectives d’avenir. Donnez-lui envie ! |
En suivant ces conseils simples, vous avez toutes les chances de convaincre, avec facilité.
Le jour J, comment vendre ses idées ?
Maintenant que votre argumentaire est prêt, choisissez le bon moment. Vous savez, à force de l’avoir pratiqué, quels sont les jours les moins chargés pour votre patron. Peut-être la fin de semaine, quand il commence à se projeter dans son week-end, ou le mercredi quand les réunions de planification sont déjà passées… mais en tout cas jamais entre deux réunions ou les jours de grand rush.
Une fois le moment opportun trouvé, place à la présentation. Soyez serein, vous vous êtes bien préparé. Sachez que les trente premières secondes sont les plus importantes : c’est là que vous aurez toute l’attention de votre interlocuteur et que vous réussirez ou non à capter son intérêt.
Votre objectif doit donc être clair, et votre destination sans ambiguïté, tant pour vous que pour celui qui vous écoute.
[Formation]
Comment mieux maîtriser votre communication verbale et non verbale ? Comment prendre la parole en réunion d’équipe et argumenter pour faire passer vos idées ? Découvrez le programme de la formation Communiquer efficacement avec sa hiérarchie.
Déroulez ensuite votre argumentaire et préparez-vous à accueillir les remarques, préoccupations et motivations de votre interlocuteur. Le moment où vous allez faire face à ses objections est l’instant clé qui va vous permettre de défendre l’intérêt de votre nouvelle idée. Soyez donc attentif à chacune des remarques, et prenez le recul nécessaire pour avancer vos contre-arguments.
Avant votre rendez-vous, vous aurez essayé de vous mettre à la place de votre interlocuteur et de noter toutes les critiques qu’il pourra apporter. Si vous maîtrisez suffisamment la position de l’autre, vous pourrez réagir efficacement durant la rencontre, et vous démontrerez que vous connaissez parfaitement votre sujet.
Mais attention, être persuasif n’implique aucunement d’être agressif. La formation ORSYS Répondre aux objections clients, basée sur l’écoute active, l’argumentation et la persuasion, vous aidera à devenir maître de la discussion, à chaque instant.
Lire aussi
Témoignage d’un participant
« Formation pratico-pratique avec 2/3 astuces qui sont applicables très concrètement sur le terrain. »
En somme, posez sur le papier toutes ces idées qui vous trottent dans la tête depuis quelque temps. Voyez comment les réaliser, comment les présenter, puis préparez-vous à les défendre. La force de proposition est une soft skill très recherchée au sein d’une société. Elle témoigne d’une belle créativité, d’audace et de persévérance. Personne ne viendra vous le reprocher !
Un bon dirigeant sait que laisser ses collaborateurs contribuer activement à l’épanouissement de la société ne peut être que bénéfique. Alors, lancez-vous !
