4 méthodes efficaces pour prioriser ses tâches

La gestion des tâches est un défi quotidien dans nos vies professionnelles comme personnelles. Alors, comment être sûr, dans ce monde où les sollicitations sont constantes et les journées bien trop courtes, de prioriser les tâches les plus à même de nous faire atteindre nos objectifs ? En quoi notre capacité à hiérarchiser efficacement ces tâches devient-elle un atout indispensable ? Les explications avec Rémy Jourdan, spécialiste de l’accompagnement en développement personnel, management, communication interpersonnelle.

Prioriser ses tâches et gérer son temps efficacement peut faire toute la différence entre une journée accomplie et une journée frustrante, à l’issue de laquelle on rentre avec la sensation d’inachevé voire un sentiment de culpabilité.

Plusieurs méthodes existent pour vous guider. En voici quatre qui utilisent l’art de la priorisation. Chacune offre une approche unique pour vous aider à faire face au flot de tâches quotidiennes.

1. La matrice d’Eisenhower pour prioriser efficacement

La matrice d’Eisenhower tire son nom du général et ancien président américain Dwight D. Eisenhower, réputé pour sa capacité à gérer efficacement son temps et ses priorités. Cette méthode classique de priorisation repose sur un système 2×2. La matrice catégorise les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.

Cette matrice divise donc vos tâches en quatre catégories :

• Important et urgent : Ces tâches requièrent une attention immédiate et sont directement liées à vos objectifs fondamentaux. Ce sont celles-ci que vous devrez traiter en priorité. Elles constituent votre priorité absolue.
• Important, mais non urgent : Ces tâches ont un grand impact sur vos objectifs à long terme. Mais elles ne nécessitent pas d’intervention immédiate. Planifiez du temps pour les aborder de manière appropriée.
• Urgent, mais non important : Déléguer ou accomplir rapidement sont souvent les meilleures options. Souvent trompeuses, ces tâches semblent pressantes. Mais elles ne contribuent pas nécessairement à vos objectifs fondamentaux. Elles sont souvent des distractions ou des demandes urgentes… répondant davantage aux besoins des autres qu’à vos propres besoins. Vous pouvez donc les déléguer, si possible, ou les gérer rapidement, mais sans investir trop de temps.
• Ni important ni urgent : Ces tâches sont des activités peu ou pas productives. Évitez de les laisser voler de votre temps précieux. Ce sont des distractions qui éloignent votre attention de l’essentiel et qui sont souvent chronophages. Réduisez au minimum le temps consacré à ce cadran.

En utilisant cette matrice, vous pouvez hiérarchiser vos tâches en fonction de leur impact à long terme et de leur degré d’urgence. Ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées et sereines.

Exemple

Une équipe de gestion de projet dans une entreprise de services financiers utilise la matrice d’Eisenhower pour hiérarchiser ses tâches quotidiennes:

• Important et urgent : Traiter une urgence client liée à une transaction financière critique. Il s’agit à la fois d’une tâche importante (risque financier élevé) et urgente (délai imminent).
• Important, mais non urgent : Préparer un rapport de performance trimestriel pour les clients. Cette tâche est importante pour maintenir la satisfaction des clients, mais elle n’a pas besoin d’être traitée immédiatement.
• Urgent, mais non important : Répondre à un e-mail de routine d’un collègue demandant des informations sur un projet mineur. Cette tâche est urgente, car elle concerne une demande immédiate. Mais elle n’a pas un impact significatif sur les objectifs principaux.

Ni important ni urgent : Refaire la plaquette d’informations destinée à la clientèle pour la rendre plus attractive. Cette tâche n’est ni importante ni urgente, en tout cas par rapport aux autres, et peut être reportée.

2. La méthode de la valeur ajoutée pour évaluer ses tâches

Cette méthode consiste à évaluer chaque tâche en fonction de deux facteurs clés : l’impact potentiel sur vos objectifs et l’effort requis pour les atteindre. En attribuant une valeur numérique à chaque facteur (par exemple, une note de 1 à 5), vous pouvez calculer le rapport entre l’impact et l’effort pour chaque tâche.

Cela vous aide à identifier les tâches à fort impact qui réclament vos efforts prioritaires.

En priorisant ces tâches qui offrent un rapport « impact/effort » élevé, vous optimisez votre efficacité, puisque vous allez vous concentrer sur les activités qui génèrent les résultats les plus significatifs avec le moins d’effort possible. Vous investirez votre énergie de manière intelligente et la dépenserez de manière judicieuse.

C’est la logique type de l’efficience : les tâches à prioriser sont celles qui offrent les meilleurs rendements par unité d’effort.

Exemple

L’équipe de direction d’une entreprise de fabrication doit décider entre deux projets potentiels. Elle évalue chaque projet selon le rapport impact/effort.

Le projet A (nouveau produit) pourrait générer un chiffre d’affaires supplémentaire de 1 million d’euros par an, ce qui est considérable pour l’entreprise. Note attribuée : 5. Le développement et la mise en production de ce nouveau produit nécessiteraient en revanche une ressource conséquente en termes de temps et de main-d’œuvre, mais en deçà du plafond de ressources. Note : 4.

Le Projet B (optimisation des processus) pourrait entraîner une économie de coûts d’environ 300 000 euros par an. Note : 3. Bien que cela nécessite un certain effort, l’optimisation des processus est moins intensive en termes de temps et de ressources humaines que le projet A. Note : 2.

Résultat : bien que cela paraisse contre-intuitif étant donné l’impact considérable du projet A, c’est le projet B qui sera choisi. Le projet A offre en effet un rapport de 1.25 (impact 5/effort 4), alors que le projet B offre un rapport de 1.5 (impact 3/effort 2). L’entreprise peut réaliser des économies de coûts significatives avec un effort relativement moindre par rapport au projet A.

3. La technique Pomodoro pour prioriser grâce à la concentration

Si vous vous battez contre la procrastination ou si vous avez du mal à rester concentré, la technique Pomodoro peut être la solution. Du nom du minuteur de cuisine en forme de tomate (“pomodoro” en italien), il s’agit d’une approche de priorisation aussi simple qu’innovante. Elle consiste à découper votre journée en intervalles de temps assez courts, généralement de 25 minutes (appelés “pomodoros”), suivis d’une courte pause de 5 minutes. Après 4 pomodoros consécutifs, vous vous accordez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Cette approche différente de la priorisation se base sur les vertus de la concentration : un cycle de travail par intervalles mise sur notre capacité à maintenir une concentration maximale sur des périodes courtes, mais répétitives.

En effet, dédier chaque intervalle de 25 minutes à une tâche spécifique nous oblige à travailler avec une concentration maximale, et à traiter des tâches complexes par petites étapes, tout en maintenant une énergie mentale élevée. Cela nous permet de progresser de manière constante sans nous épuiser mentalement : les pauses régulières sont là pour vider la charge mentale et recharger les batteries.

Exemple

Un rédacteur freelance doit gérer plusieurs tâches simultanément, dont la rédaction d’articles, la création de contenu pour les médias sociaux et la révision de documents clients. Pendant chaque pomodoro, il se concentre sur une tâche spécifique.

Par exemple, pendant le premier pomodoro, il fait de la recherche documentaire pour la rédaction d’un nouvel article. Le minuteur qu’il utilise lui rappelle de ne pas se perdre inutilement dans des recherches chronophages (classique avec Google).

Pendant le deuxième, il esquisse un plan pour son article. Pendant le troisième, il change totalement de tâche et travaille sur du contenu pour les médias sociaux, et ainsi de suite.

Après avoir accompli 4 pomodoros consécutifs, il prend une pause plus longue de 15 à 30 minutes pour se détendre, se ressourcer et répondre aux courriels ou aux appels si nécessaire.

Outre l’efficacité directe pendant l’exécution des tâches, on note que cette méthode lui permet de mieux évaluer les unités de temps nécessaires à chaque type d’activité et donc d’améliorer sa capacité à planifier.

4. La méthode MoSCoW pour classer ses tâches

On utilise souvent cette méthode dans la gestion de projet ou le développement de logiciels, mais elle peut également être appliquée à la gestion des tâches en général. Il s’agit de classer chaque tâche dans l’une des catégories suivantes:

• Must have (doit avoir) : les tâches incontournables qui sont essentielles pour le succès de votre projet ou l’atteinte de vos objectifs. Vous devrez les accomplir en priorité.
• Should have (devrait avoir) : les tâches importantes, mais qui ne sont pas indispensables à court terme. Vous devrez les accomplir une fois les tâches “must have” terminées.
• Could have (pourrait avoir) : les tâches souhaitables, mais non critiques. Si le temps le permet, elles peuvent être abordées après les tâches des deux premières catégories.
• Won’t have (ne pas avoir) : les tâches qui sont moins prioritaires ou qui peuvent être déléguées ou carrément éliminées sans compromettre les objectifs.

En utilisant la méthode MoSCoW, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur ce qui DOIT être fait en premier et ce que vous POURRIEZ faire, reporter ou éliminer.

Exemple 

Une équipe de développement d’applications mobiles doit prioriser les fonctionnalités d’une nouvelle application de shopping en ligne, à l’occasion de son lancement :

• Must have (doit avoir) : mise en place de la fonction de paiement sécurisé, affichage des produits et panier d’achat. Ces fonctionnalités sont essentielles pour l’expérience de base de l’application.

• Should have (devrait avoir) : intégration de la fonction de comparaison de prix et de filtres de recherche avancés. Ces fonctionnalités améliorent l’expérience utilisateur, mais ne sont pas critiques pour le lancement initial.
• Could have (pourrait avoir) : ajout d’une fonction de recommandations personnalisées et de partage sur les réseaux sociaux. Ces fonctionnalités ajoutent de la valeur, mais elles peuvent être intégrées ultérieurement.
• Won’t have (ne pas avoir) : intégration d’une fonction de chat en direct pour le support client en temps réel. Cette fonctionnalité n’est pas du tout déterminante dans le cadre du lancement initial.

En utilisant la méthode MoSCoW, l’équipe peut garantir que les fonctionnalités essentielles sont développées en priorité, ce qui permet un lancement réussi de l’application avec les fonctionnalités de base tout en laissant de la flexibilité pour les ajouts ultérieurs.

Une logique gagnant-gagnant

La vertu est contagieuse et si l’entreprise généralise l’usage de ces outils, elle pourra par exemple prétendre à :

– éclairer et optimiser sa prise de décision avec des critères plus objectifs ;

– aligner les activités quotidiennes sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et donc optimiser la rentabilité ;

– s’assurer que les problèmes majeurs sont résolus en priorité. Cela évite les retards coûteux, garantit le respect des échéances et la satisfaction client ;

– réduire le temps passé à traquer et corriger les erreurs et les bugs, réduire les gaspillages, éviter les retards et les situations de crise et le stress qui l’accompagne ;

– lancer les nouveaux produits (ou livrer les projets) à temps et gagner un avantage concurrentiel sur le marché en réalisant des ventes plus précoces ;

– mieux satisfaire ses clients en se concentrant sur leurs demandes et besoins les plus importants et donc les fidéliser.

Des employés motivés font le bonheur de l’entreprise, et l’efficacité de chacun contribue à améliorer la satisfaction de ses clients. Ainsi, au-delà de votre confort personnel, tout le monde est gagnant.

Chacune de ces méthodes offre ainsi un angle spécifique pour aborder ce défi complexe qu’est l’optimisation de votre bien le plus précieux : votre temps. Chaque méthode a ses avantages et peut s’adapter à différents styles de travail et à différentes situations. Expérimentez chacune d’entre elles pour trouver celle qui fonctionne le mieux pour vous. Vous prendrez enfin le contrôle de votre emploi du temps et concentrerez votre énergie et vos efforts sur les tâches les plus importantes. Vous libérerez votre esprit de ces tâches secondaires qui, de toute façon, auraient fini par être éliminées par manque de temps. Allouer vos ressources avec sagesse vous aidera considérablement à atteindre vos objectifs, à optimiser à terme votre réussite personnelle et professionnelle… et à vous libérer d’une large part de stress !