Être office manager est un véritable challenge. Tâches administratives, prises de décisions stratégiques, management d’équipe, pilotage de la communication… C’est également une course de fond qui astreint la personne occupant ce poste multifacette à faire respecter le cadre de ses fonctions. Être un rouage essentiel au bon fonctionnement de son entreprise est particulièrement gratifiant, mais encore faut-il savoir où commencent et où s’arrêtent les frontières de ce métier. Alors quelle est la vraie place de l’office manager ? Élisabeth Duverney-Prêt, spécialiste des métiers de l’assistante et du secrétariat, fait le point.
Aucun référentiel métier n’existe sur le poste d’office manager. C’est donc en défendant haut et fort leurs fonctions que les quelque 30 000 office managers en France (selon LinkedIn) dessinent peu à peu le cadre d’un métier né il y a une vingtaine d’années.
Les fonctions qu’ils exercent ne sont pas nouvelles. Mais le fait qu’elles soient assurées par une seule et même personne a marqué peu à peu la naissance de ce métier dont le nom anglo-saxon est apparu en France en même temps que celui des start-up.
Office manager, qu’est-ce qui le différencie ?
« La vérité pure et simple est très rarement pure et jamais simple. » Oscar Wilde avait sans doute raison ! Qui n’a jamais entendu quelqu’un affirmer que les fonctions de secrétaire, d’assistante de direction et d’office manager sont, somme toute, les mêmes ?
À première vue, il est facile de s’y perdre. Pourtant, une secrétaire et une assistante de direction se différencient par l’étendue de leurs responsabilités et leur niveau d’implication dans l’entreprise. Là où une secrétaire se focalise sur des tâches administratives générales, une assistante de direction assume des fonctions plus étendues et stratégiques, agissant davantage comme un bras droit du cadre dirigeant.
Mais quid de la différence entre l’assistante de direction et l’office manager ? Leurs fonctions sont finalement très proches mais tout de même distinctes.
Il est courant, qu’après plusieurs années d’expérience, l’assistante de direction évolue vers un poste d’office manager.
L’office manager représente l’entreprise dans son ensemble, et non pas uniquement son dirigeant, comme c’est le cas de l’assistante de direction. Il a une part de management importante et se doit de veiller au bon fonctionnement de la structure ou d’un service.
Faire le lien entre les collaborateurs et la direction
Le cadre général étant posé, il s’agit désormais de bien comprendre l’étendue des fonctions de l’office manager. Même si le poste est sensiblement différent suivant la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille, l’office manager se voit confier un certain nombre de missions communes à l’ensemble de la profession.
Assister et piloter
La première mission est d’assister le dirigeant de l’entreprise ou le supérieur hiérarchique, afin de le décharger d’une partie de ses attributions. De la sorte, l’office manager permettra au dirigeant de se concentrer sur des tâches essentielles qu’il est le seul à pouvoir accomplir. S’ajoute à cette mission principale la gestion administrative et financière des différents services. Dans les entreprises n’ayant pas de directeur comptable, l’office manager pilote seul la comptabilité et assure le suivi budgétaire de la société. A contrario, dans une structure ayant déjà un directeur financier, l’office manager agit davantage en relais opérationnel sur tous les sujets administratifs de l’entreprise.
L’office manager manage
Comme son nom l’indique, le métier d’office manager revêt également une large part de management. Il s’agit de faire le lien entre les collaborateurs de la société et la direction, en exposant aux premiers la stratégie de la seconde. L’office manager aide les équipes à bien saisir les enjeux de leur travail et les résultats attendus. Il met ainsi en place les actions nécessaires pour atteindre ces objectifs et développe une communication interne qui participe au dynamisme général des équipes. Un challenge auquel s’adjoignent des actions de team building pour stimuler la cohésion.
Le champ d’action d’un office manager est ainsi au cœur de nombreux enjeux : rentabilité et organisation de l’entreprise, bien-être des salariés ou encore écoresponsabilité… Pour y voir plus clair, ORSYS propose une formation qui permet d’apprendre à identifier les limites de la profession. À faire sans hésitation.
Témoignage
Corine est office manager depuis 13 ans et s’étonne des offres d’emploi qu’elle voit encore fleurir sur Internet.
« C’est sûr que notre métier n’a pas de contours très clairs et que, d’une entreprise à l’autre, le rôle de l’office manager sera différent par les missions et le niveau de responsabilité. Mais certains recruteurs oublient que nous avons un champ d’action commun. Ils ont tendance à qualifier d’office manager, des employés qui ont simplement plusieurs missions ! C’est tout de même aberrant. D’ailleurs, on nous catalogue souvent comme des couteaux suisses, mais nous sommes bien plus que cela. C’est avec mon expérience que je peux aujourd’hui défendre ma fonction. Mais il est primordial que de jeunes office managers puissent poser les limites de leurs responsabilités pour faire bouger les choses. »
Des compétences multiples
Particulièrement intéressant pour son côté polyvalent et dynamique, le poste d’office manager nécessite certaines compétences personnelles et techniques indispensables à l’accomplissement des missions qui y sont rattachées.
À la fois facilitateur, pilote d’équipe, organisateur d’événements, chargé de communication… l’office manager se doit d’avoir un profil complet.
S’agissant des qualités personnelles, on attend de lui une grande capacité d’adaptation et une souplesse d’esprit. Ses qualités relationnelles lui permettent de s’adresser avec facilité aux différents interlocuteurs, en interne comme en externe.
Capable de prendre des initiatives face à d’éventuels problèmes, il doit assumer ses décisions avec sérénité pour être suivi par les différentes équipes.
Sur le plan de l’organisation du travail, avoir le sens des priorités, être réactif et rigoureux sont des qualités essentielles attendues pour ce poste.
[Se former]
Améliorer son organisation personnelle
Apprendre à répartir son temps de manière optimale
Choisir des outils d’organisation en fonction de ses besoins
Rester serein face à la pression
Quelles compétences techniques ?
L’office manager doit savoir maîtriser les logiciels bureautiques, à commencer par la suite Microsoft Office et les différents outils de communication (Slack, Discord, Zoom, Notion…).
Il doit rester en veille pour s’informer des dernières avancées digitales, d’autant plus qu’il pourra être amené à aider ses collaborateurs dans la mise en œuvre de technologies et d’outils plus performants.
Quid de l’intelligence artificielle ?
Par ailleurs, l’intelligence artificielle (IA) a commencé à transformer le métier, permettant à l’office manager de gagner du temps sur de nombreuses tâches : planification automatisée, gestion intelligente des emplois du temps, suivi des tâches, coordination de réunions… Mais encore faut-il être capable de s’y retrouver dans les évolutions permanentes de ces outils digitaux, qu’il s’agisse de ChatGPT, Perplexity, Midjourney ou encore de Trello optimisé par l’IA.
Compétences comptables, gestion de projet et maîtrise de l’anglais s’ajoutent au profil attendu.
Vous l’aurez compris, être office manager est particulièrement stimulant et enrichissant car les challenges à relever sont nombreux.
Toutefois, en tant qu’élément central de l’entreprise, l’office manager est régulièrement interrompu dans ses tâches administratives par la direction ou par les salariés. Il lui faut donc apprendre à se remettre rapidement au travail après une interruption. Des techniques simples existent pour se reconcentrer au plus vite.
Technique n° 1 (la plus simple)
Recentrez-vous sur vous-même en fermant les yeux et en respirant calmement avec le ventre. En visualisant le résultat de votre tâche en cours et les moyens d’y parvenir, vous pourrez vous remettre au travail avec l’esprit serein.
Technique n° 2
Imaginez une ligne qui partage votre corps en deux parties identiques. Visualisez cette ligne de haut en bas en passant par toutes les parties de votre corps, puis de bas en haut. Imaginez que vous rassemblez ces deux parts de vous-même pour vous reconcentrer sur ce qui reste à faire.
[Se former]
Identifier son style cognitif pour développer ses capacités d’attention
Découvrir les outils pour vous y aider
S’organiser pour mieux se concentrer
Souvent considéré comme celui qui peut et sait tout faire, l’office manager doit aussi apprendre à ses équipes à travailler en autonomie tout en restant en contact direct avec elles. Un juste équilibre pas toujours facile à trouver. Mais tout s’apprend !
En définitive, l’office manager doit relever au quotidien de nombreux défis, à la fois pour défendre son métier et pour assurer une expérience de travail optimale à l’ensemble des collaborateurs de son entreprise. Il participe ainsi à la performance des équipes et à la mise en avant de la marque employeur, pour attirer de nouveaux profils et les fidéliser. L’office manager est un atout majeur, discret et efficace, grâce à son expertise et sa proximité avec les dirigeants et les salariés. Et demain ? L’impact des nouvelles tendances RSE ainsi que la gestion de données informatiques de plus en plus nombreuses pousseront les office managers à continuer à se former. En s’adaptant aux changements, ils contribueront ainsi à la flexibilité de leurs organisations et à leur succès.
