Et si certains mots étaient devenus des stars ? La crise du COVID-19 a modifié notre langage. Des mots sont entrés brutalement dans notre quotidien professionnel : distanciel, visioconférence… et télétravail ! Ce dernier faisait peur à certains, était souhaité par d’autres. Lui qui essayait de se faire une place depuis des années fait désormais l’objet de toutes les attentions, y compris dans la fonction publique. Pour que le télétravail au long court soit un succès, Alexandra David-Ardite, consultante et formatrice en management, communication et négociation, identifie des pistes de formations pour les agents et leurs managers.
Tout comme le secteur privé, le secteur public a été confronté à un changement brutal et à une nécessité d’adaptation urgente face à la crise sanitaire. Fini le temps des « pourquoi », il a fallu aller de l’avant et travailler sur le « comment ». Comment travailler ailleurs que dans les locaux avec des techniques d’information et de communication adaptées ? Mais surtout, à la différence du secteur privé, comment assurer la continuité du service public et la protection des agents ? Dans le secteur public, la mise en place du télétravail s’est en effet heurtée à des spécificités dans le domaine du management. Lever les freins passe notamment par une communication dédiée, des pratiques managériales modernisées et des formations adaptées aux besoins des agents.
Plus d’un million d’agents de la fonction publique de l’État concernés par le télétravail
Au total, la fonction publique emploie quelque 5,6 millions d’agents dans ses trois versants (État, territoriale et hospitalière).
Pour la ministre de la Transformation et de la Fonction publique, près de la moitié des 2,5 millions d’agents de la fonction publique d’État ont des missions compatibles avec le télétravail. C’est ce qu’elle a indiqué dans une interview au journal Le parisien (31/08/21), tout en rappelant que certaines fonctions ne sont pas concernées (policiers, enseignants, personnel médical…). « Je récuse l’idée d’une fonction publique forcément figée, suiviste, ou en retard », a défendu Amélie de Montchalin. « En tant que premier employeur de France, nous devons être force de proposition pour la société. »
Au printemps 2020, le premier confinement a pourtant révélé un retard important de la fonction publique en matière de télétravail : manque d’équipements, de procédures adaptées, difficultés d’encadrement, besoins de formation… Selon une enquête Wimi-Ipsos (décembre 2020), 73 % des agents estiment que leur structure n’était pas préparée à faire face au premier confinement (contre 52 % des salariés). Ils étaient encore 51 % à le penser pour le deuxième confinement (contre 40 % des salariés).
Télétravail : lever les freins
Avant la pandémie, les freins techniques et psychologiques étaient nombreux. Mais lors du premier confinement, jusqu’à 80 % des agents des administrations centrales se sont retrouvés en télétravail et 50 % dans les services déconcentrés, a rappelé la ministre au Parisien à propos de la fonction publique d’État. Dans la territoriale, « nous ne nous sommes pas posés de questions juridiques, car nécessité a fait loi », avait de son côté souligné Johan Theuret à Capital.fr, en tant que président de l’Association des DRH de grandes collectivités (ADRHGCT) (22/06/20).
Des freins techniques et organisationnels
Le télétravail essayait de se faire une place depuis des années mais faisait face à la frilosité, non seulement des organisations, mais aussi des collaborateurs.
Éloignée de la culture du management à distance par sa culture du contrôle, la fonction publique manquait de confiance, de méthodes, d’outils et de pratique du distanciel. Elle est également confrontée à l’enjeu de la sécurité des données, certaines administrations traitant des données sensibles et confidentielles. La faisabilité technique et organisationnelle s’est ainsi longtemps posée.
Un manque de formation et d’accompagnement
Mais les freins ne portaient pas que sur la faisabilité, bien au contraire :
- frontière vie professionnelle/vie personnelle ;
- envie de déconnexion ;
- crainte des collaborateurs face au risque d’isolement et de perdre l’esprit d’équipe ;
- besoin de lien social, de sens et de motivation.
Un manque cruel de formation et d’accompagnement ne faisait que renforcer les peurs de chacun.
La crise du COVID-19 a finalement tout balayé sur son passage et contribué à casser les stéréotypes sur le télétravail. Du côté de la technique et de l’organisationnel, cela a même été l’occasion d’apporter des réponses concrètes en un temps record !
Un cadre juridique facilitateur
Le télétravail s’exerce aujourd’hui dans un cadre légal renouvelé.
Jusque-là régi par décret, le télétravail est désormais réglementé par l’accord-cadre du 13 juillet 2021 qui vise à faciliter sa mise en place tout en maintenant la continuité du service public. Cet accord crée un socle commun aux trois fonctions publiques. Les agents peuvent télétravailler jusqu’à trois jours par semaine avec l’autorisation de leur hiérarchie. Ce travail à distance peut s’effectuer à leur domicile ou dans un tiers lieu. Ils doivent avoir accès aux outils numériques pour exercer leur activité et communiquer, y compris avec les usagers. Ce nouveau cadre est applicable depuis le 1er septembre 2021.
Télétravail : avantages et inconvénients
Quels sont les avantages et les inconvénients du télétravail dans la fonction publique ? Guère différents du secteur privé et déjà bien identifiés. Les atouts : gain de temps, notamment celui lié aux transports, augmentation de l’autonomie, meilleure productivité dans un environnement calme, meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Les limites : déconnexion difficile, surcharge de travail, baisse de la cohésion d’équipe, difficultés de concentration, manque de suivi.
À chaque agent, une situation et un vécu différents de cette expérience.
Des formations pour s’adapter au télétravail
Mais alors, que faut-il pour être efficace en télétravail ? Être autonome, maîtriser son activité, avoir le sens de l’organisation, être capable de gérer son temps et, enfin, savoir communiquer.
Comment faire ? L’accompagnement des agents par les managers est une des clés de la réussite. De même, les agents encadrants ont besoin d’accompagnement pour s’approprier les méthodes adaptées. Autrement dit pour acquérir et/ou développer un panel de compétences qui leur permettront de mener ces nouvelles missions au sein d’organisations qui évoluent.
Quels axes de formation ? Les agents encadrants gagneront à se former à la conduite du changement ainsi qu’à l’identification et à la maîtrise de nouveaux outils. En donnant plus de flexibilité, le télétravail oblige aussi à établir une relation de confiance avec les équipes. La communication doit donc être adaptée et motivante. Dans ce domaine, maîtriser les techniques du feedback et savoir adapter sa façon de communiquer en visio sont des atouts.
Ces nouvelles modalités d’animation et de pilotage de l’activité seront gages de réussite et de confiance. À la fois pour les équipes et les managers, à condition d’accompagner la montée en compétence de tous.
