Gain de temps, fiabilité, sécurité… la signature électronique offre plus d’un atout, comparée à son équivalent papier. Pourtant, il aura fallu attendre la pandémie de COVID-19 et le travail à distance pour qu’elle soit adoptée massivement par les entreprises et entre dans leur quotidien. Yannick Delsahut*, formateur, spécialiste de la transition digitale nous détaille ses avantages.
La signature électronique n’est pas un procédé nouveau. Cette technologie permet d’identifier et authentifier le signataire d’un document numérique et de s’assurer que le contenu n’a été ni altéré ni modifié. Quels documents sont concernés ? S’il existe des solutions pour les formats binaires (images, vidéos), le format PDF reste le plus utilisé. Quelle est sa valeur juridique ?
La loi du 13 mars 2000 lui accorde la même valeur légale que la signature manuscrite sur papier. Le recours massif au télétravail et aux documents numérisés a favorisé son essor et mis en valeur ses nombreux avantages.
1. Un gain de temps pour les signataires
Le traitement des documents papier prend un temps non négligeable, souvent de plusieurs semaines : le document contractuel à signer est d’abord envoyé par courrier ou e-mail au client qui doit ensuite l’imprimer, puis le donner à signer au bon responsable et vous devrez encore patienter jusqu’au retour du document par courrier ou e-mail.
Grâce à la signature électronique, ce délai passe de plusieurs semaines à quelques heures. L’usage conjoint de la dématérialisation des documents et de la signature électronique fluidifie les processus de validation et de prise d’effet des contrats. Assurément un avantage gagnant-gagnant pour votre entreprise, vos prestataires et vos clients.
Un atout d’autant plus important que dans un processus commercial, le délai entre l’envoi d’un contrat et sa signature est une période pendant laquelle le client peut hésiter, renégocier les termes, voire se rétracter.
Autre avantage : le document dématérialisé est horodaté avec la date et l’heure de la signature, des informations indisponibles sur un contrat papier.
2. Une sécurité accrue des documents signés
Le règlement européen eIDas (Electronic IDentification, Authentification and trust Services) du 23 juillet 2014 définit trois types de signatures électroniques, classés selon un niveau de sécurité croissant :
- la signature électronique simple. Elle est utilisée pour des actes courants à faibles conséquences juridiques et financières. Ex. : contrat de travail, d’adhésion, de bail, etc. Des éléments permettant d’identifier le signataire peuvent être utilisés (e-mail, code transmis par SMS…).
- la signature électronique avancée. Elle nécessite un certificat numérique associé au signataire permettant d’identifier formellement l’auteur. L’identité du signataire est contrôlée par sa pièce d’identité. Cette signature est notamment utilisée pour valider des documents juridiques et financiers : contrats de crédit, d’assurance-vie, compromis de vente immobilière, etc.
- la signature électronique qualifiée. C’est la signature la plus sécurisée. Rarement utilisée, car très contraignante, elle nécessite l’intervention d’une autorité de certification contrôlée en France par l’ANSSI (Agence nationale de sécurité des systèmes d’information). Elle nécessite la rencontre physique ou virtuelle avec l’autorité de certification, la remise d’un token certifié (clé cryptographique USB ou carte à puce) et le stockage sécurisé du token. Elle est utilisée pour la signature de documents par des professionnels du droit : notaires, avocats, greffiers des tribunaux, collectivités publiques…
Il convient de bien vérifier avec vos conseils ou votre opérateur de signature le type de solution à utiliser selon la nature et le niveau de risque du document.
3. Un avantage financier, des frais en moins
Fini les coûts liés à la signature manuscrite : impression (papier, encre, électricité…), frais postaux, traitement du courrier (envoi, réception), relance, classement archivage… Le traitement manuel de la signature coûte bien plus cher que celui de la signature électronique, si on le ramène au taux horaire du salarié.
Attention toutefois, une signature électronique a un coût unitaire (souvent appelé enveloppe) variable selon l’opérateur de signature retenu. Il convient de bien vérifier les fonctionnalités liées au prix. Par exemple, une prestation de signature simple sans vérification par SMS sera moins chère, mais vous aurez moins d’éléments pour apporter la preuve de l’identité de la personne.
4. Un avantage écologique grâce au zéro papier
Supprimer le papier de l’ensemble du processus de gestion des contrats réduit l’empreinte écologique, et donc l’empreinte carbone, de votre entreprise. La signature électronique évite l’impression papier, les photocopies et l’usage d’enveloppes. Cela représente une énorme économie de papier, d’autant que les contrats contiennent généralement des dizaines de pages, y compris des annexes, et sont souvent imprimés en plusieurs exemplaires.
Quand on sait que la fabrication d’une feuille de papier A4 consomme à elle seule cinq litres d’eau… Sans compter l’électricité, l’encre, le coût d’utilisation des appareils, etc. On comprend mieux pourquoi la signature électronique et son corollaire la dématérialisation des documents séduisent de plus en plus les entreprises qui n’hésitent pas à les intégrer dans leur politique RSE (Responsabilité sociétale des entreprises).
5. Un gain de place et de temps grâce à la dématérialisation
La signature électronique des documents permet de classer directement le document dans une archive numérique. Plus besoin de stocker les papiers dans des armoires qui ne sont jamais ouvertes. Non seulement la dématérialisation assure l’intégrité du document, mais elle supprime également le risque de le perdre tout en permettant la gestion de son accès aux seules personnes autorisées. L’utilisation de la Gestion électronique de documents (GED) accélère aussi la recherche d’un contrat et permet au salarié d’accéder au document numérique depuis n’importe quel endroit, répondant au besoin croissant de travail en mobilité.
Si vous optez pour un enregistrement du document signé dans une solution d’archivage à valeur probante (cas de PluggySign), vous avez la garantie d’une conservation pendant une durée donnée, et ainsi de respecter l’obligation légale de conservation.
6. Un avantage dans les processus métiers
La signature électronique peut être intégrée directement dans un processus métier pour finaliser un traitement par la confirmation du client. L’entreprise pourra ainsi ajouter la signature électronique à ses principaux traitements métiers, en sachant que les autres services peuvent également utiliser des outils comme PluggySign pour effectuer des traitements en masse et faire signer en ligne de nombreux destinataires.
7. Un avantage pour toute l’entreprise
La signature électronique ne profite pas qu’aux processus métiers. L’ensemble des services peuvent s’en emparer. En premier lieu les RH qui signent toute une variété de documents : avenants, contrats de travail, conditions générales, comptes rendus d’activité, synthèses d’entretiens professionnels, etc.
Le DPO (Délégué à la protection des données) peut demander dans le cadre du RGPD (Règlement général sur la protection des données) de faire signer tous les sous-traitants sur le périmètre des actions réglementaires ou les salariés sur des périmètres spécifiques.
Le service juridique sera lui aussi intéressé, notamment pour sécuriser des accords. Il gère un large portefeuille de documents : avenants, contrats, clauses de confidentialité (NDA), engagements contractuels pour les commerciaux…
Forte de ses avantages, la signature électronique a toutes les chances de poursuivre sa progression dans les entreprises. Elle constitue une opportunité de numériser tous vos contrats, devis, bons de commande… et d’engager la digitalisation de vos process. Nos formations vous expliqueront comment la mettre en place et l’inscrire dans une démarche plus globale de transition digitale de votre entreprise.
