La révolution est en marche ! Le nombre d’utilisateurs de l’intelligence artificielle a augmenté de 60 % en un an. En entreprise, là où les employés utilisaient l’IA sans en parler à leurs patrons, ils sont aujourd’hui encouragés à le faire par leur hiérarchie. Un changement de mentalité qui s’est opéré en un temps record, quand on sait que ChatGPT a été lancé il y a à peine trois ans. C’est donc le moment ou jamais de vous lancer. Être assistant(e) ou secrétaire nécessite aujourd’hui de savoir utiliser l’IA et d’en connaître tous les pièges… Quels outils utiliser ? Pour quels usages ? Le point avec Élisabeth Duverney-Prêt, spécialiste des métiers de l’assistant(e) et du secrétariat.
Tous les géants de l’informatique s’y sont mis. Après le succès de ChatGPT, de nouveaux noms sont apparus sur le marché : Gemini, Claude, Copilot, Mistral, DALL-E, Midjourney… Chacune de ces IA ayant ses spécificités.
Formation
Intelligence artificielle générative, de ChatGPT à MultiGPT
Points clés :
- Utilisations concrètes de l’IA générative
- Métiers de l’entreprise impactés
- Différentes solutions du marché
Exemple de travaux pratiques : étude de cas d’usage « comment utiliser concrètement l’IA générative au sein de votre entreprise » ?
Les participants en parlent :
« Formation ludique facilement accessible à tous niveaux. Exercices pratiques impactants et concrets. J’étais très sceptique sur l’IA en venant et je ressors de la formation en ayant le bagage pour mieux comprendre, utiliser et critiquer l’outil. »
« Très bonne approche pour la découverte de ce vaste champ de l’IA générative. Excellents échanges avec les participants, naturellement motivés par la prestation de qualité du formateur. Bon équilibre entre cas pratiques, théorie et échanges. Surtout en 2 jours. »
L’IA pour gagner en efficacité
Pour les assistant(e)s et secrétaires, l’IA est devenue, en peu de temps, un partenaire indispensable pour une meilleure gestion du temps et une productivité accrue. Création de textes, d’images et de vidéos, génération de tableaux, compte rendu de réunions… Tout devient en effet possible.
« Il n’y avait rien de plus pénible que de rechercher des données précises dans un fichier. Je perdais un temps fou. Avec l’IA générative, l’analyse des documents est devenue très rapide et je peux lui poser toutes les questions nécessaires aux tâches sur lesquelles je travaille pour avancer plus rapidement », explique Aurélie, assistante dans une société de services en région parisienne.
Ceux qui ont plongé dans l’aventure dès le début sont ainsi devenus de véritables as en la matière, se libérant du temps pour plus de créativité. Un bond en avant fort apprécié de leurs employeurs ! De quoi motiver l’ensemble des salariés à sauter le pas.
Au quotidien, l’IA générative est ainsi devenue un réel atout.
L’IA est devenu un support particulièrement utile pour la création de contenus : rédaction d’e-mails, courriers, rapports ou présentations.
Elle permet aussi de générer des textes pour des diapositives, de créer des fiches de synthèse ou même de rédiger des posts LinkedIn à partir d’un contenu donné.
Il est aussi possible de lui demander de générer un rapport d’activité sur la base de données brutes. Le tout correctement orthographié.
Mais alors, faut-il craindre que dans quelques années l’IA prenne purement et simplement la place des assistant(e)s ? Assurément non !
En revanche, au moment d’embaucher les employeurs privilégieront quelqu’un capable de manier agilement l’IA. Il est donc grand temps de s’y mettre.
Tour d’horizon des outils d’IA
De prime abord, il peut sembler difficile de s’y retrouver face à la variété d’IA présentes sur le marché. Pour vous y aider, voici quelques points clés à retenir.
ChatGPT, un outil polyvalent
ChatGPT a l’avantage d’être polyvalent grâce à une multitude de fonctionnalités. Vous pouvez ainsi lui demander de générer des statistiques, des prévisions et même des recommandations sur la base de différentes données. Il peut synthétiser les notes d’une réunion, regrouper des informations dispersées dans plusieurs documents et résumer des textes afin d’en extraire des condensés pertinents.
Ainsi, de ce document de plus de 130 pages, il est capable d’extraire un résumé de deux phrases.
Mais ce n’est pas tout, ChatGPT permet aussi de rédiger du contenu pour les supports de communication, de générer des idées de sujets ou d’améliorer des textes. Pour les réunions, il peut aider à rédiger des ordres du jour détaillés et planifier l’ordre des sujets à aborder.
Par exemple, pour le prochain salon que vous organisez, laissez ChatGPT vous aider à trouver des idées d’invitation.
Enfin, au quotidien, il permet de hiérarchiser les tâches à réaliser en fonction de leur urgence et de leur importance.
Vous souhaitez connaître les bonnes pratiques pour concevoir un prompt et savoir quel outil d’intelligence artificielle générative est le plus adapté à vos besoins ? Découvrez le programme de formation Les 20 meilleures solutions d’intelligence artificielle générative (IAG), pour son entreprise.
Gemini, créativité et synthèse
Google Gemini est lui aussi un outil très complet. Il se présente comme un analyste qui aide à repérer des tendances, à synthétiser des informations et à identifier des opportunités commerciales, par exemple. Outil créatif, il permet d’aider à la création d’images et d’illustrations pour concevoir des présentations. C’est aussi une aide dans la prise de note et la rédaction d’e-mails. Même usage pour Copilot, l’IA mise au point par Microsoft.
Si vous manquez d’idées pour développer votre image de marque, ces outils pourront par exemple vous donner de précieux conseils.
Mistral et Claude, des outils complémentaires
De son côté, Mistral est l’étoile montante de l’IA générative, version française. Gestion des agendas, rédaction et correction, recherche d’informations, communication, organisation d’événements, traduction… Une IA qui a tout d’une grande et qui mise sur la confidentialité des données. Vous avez besoin de libérer une heure dans votre agenda ? N’hésitez pas à demander à Mistral de vous aider.
Claude présente quant à elle des capacités analytiques et rédactionnelles intéressantes. Cette IA simplifie et accélère les tâches complexes, notamment pour l’analyse de documents, puisqu’elle extrait les informations clés de fichiers PDF ou de rapports volumineux en quelques secondes. Claude peut également générer des contenus de blog, des descriptions de produits et des rapports détaillés. Pour la gestion de projet, elle permet d’automatiser la planification et le suivi des tâches.
Des atouts indéniables pour les assistantes, que l’on retrouve également chez Perplexity AI ou encore Llama3.
Toutes ces IA sont particulièrement efficaces pour la génération de textes, mais il ne faut pas pour autant oublier les images. De nombreuses IA spécialisées ont fait leur entrée sur le marché, mais DALL-E et Midjourney restent parmi les plus prisées. Tout comme pour la génération de textes, le prompt a ici toute son importance afin d’obtenir un résultat qui correspond précisément à vos attentes.
Formation
Midjourney, apprenez à générer des visuels professionnels avec l’IA
Points clés :
– Maîtriser l’interface de Midjourney et les réglages de base pour générer des images de manière efficace
– Développer des techniques de rédaction de prompt afin d’optimiser la qualité et la créativité des images produites
– Découvrir et utiliser des outils complémentaires pour améliorer, styliser et optimiser les résultats de Midjourney
Voilà donc de quoi mieux cerner les avantages de l’IA dans votre activité.
IA, par où commencer ?
Où trouver le temps de s’y mettre ? Voici un planning qui pourrait vous aider à vous organiser :
1er mois : découverte
1ère semaine : se familiariser avec les outils d’IA
- Mistral pour préparer des résumés de réunions ou pour répondre à des e-mails.
2e semaine : tester l’automatisation des tâches répétitives
- ChatGPT pour répondre automatiquement à des e-mails standards ou utiliser Mistral pour résumer les réunions du Codir en quelques lignes.
3e semaine : organisation et gestion de fichiers
- Copilot pour organiser un dossier d’événement (invités, agenda, etc.) ou Claude pour générer des e-mails de suivi.
4e semaine : création de contenus visuels
- Créer des visuels professionnels pour des présentations ou des supports internes avec Midjourney ou DALL-E.
2e mois : approfondissement
5e semaine : utiliser l’IA pour organiser un événement
- Mistral pour rédiger des invitations et des programmes pour un événement interne, et DALL-E pour créer des visuels d’invitations.
6e semaine : améliorer la rédaction
- ChatGPT pour rédiger des comptes rendus de réunions du Codir ou des e-mails à destination des équipes.
7e semaine : gestion des données et reporting
- Copilot pour créer des tableaux de bord dans Excel et générer des rapports automatiques à partir de données.
8e semaine : création de supports visuels
- Créer des visuels pour des présentations avec Midjourney. Créer des infographies à partir de données que vous voulez communiquer lors de réunions ou d’événements.
3e mois : maîtrise
9e semaine : personnaliser l’usage des outils
- Créer des modèles d’e-mails récurrents pour le Codir ou des documents types pour les événements grâce à Claude.
10e semaine : sécurité de l’IA
- S’assurer que les documents contenant des données sensibles sont protégés (utiliser des mots de passe sur les fichiers ou vérifier la confidentialité des échanges via Claude).
11e semaine : exercices pratiques
- Mistral pour analyser un rapport de performance et DALL-E pour créer une infographie des résultats à présenter lors d’un Codir.
12e semaine : bilan de l’apprentissage
- Évaluer l’efficacité de l’IA dans l’organisation d’événements, la gestion des réunions du Codir et la rédaction des rapports.
L’importance du prompt
Bien utiliser l’IA nécessite d’être particulièrement précis dans la demande. Cette dernière, appelée prompt, consiste à détailler les instructions que l’IA devra suivre. Le prompt doit ainsi être clair et sans ambiguïté. Il est donc nécessaire d’utiliser un vocabulaire adapté au contexte et de donner le maximum de précisions en utilisant des phrases courtes.
Vous souhaitez apprendre à créer des prompts efficaces pour générer des réponses spécifiques ou accomplir des tâches précises ? Découvrez le programme de formation Prompt engineering, communiquer efficacement avec les intelligences artificielles.
Rédiger une réponse à un e-mail : exemple de prompt
« Je souhaite répondre à l’e-mail d’un de mes collègues. Il me demande des informations sur le projet de séminaire. J’aimerais inclure un calendrier et rappeler la date de la prochaine réunion d’équipe. »
L’IA fait une première proposition de rédaction et vous invite ensuite à y ajouter les différentes dates. Si le ton ne vous convient pas, vous pouvez l’adapter en demandant une rédaction plus formelle, amicale, directe, etc.
Réaliser le compte rendu d’une réunion Teams : exemple de prompt
Trois étapes sont nécessaires : il faut d’abord activer la transcription dans Teams afin de générer automatiquement le texte. Vous devez ensuite télécharger cette transcription et la soumettre à l’IA avec le prompt suivant :
« Peux-tu résumer cette transcription de réunion, en 1 500 mots ? Ce résumé sera communiqué à l’ensemble de nos clients de la branche export. J’aimerais y inclure le tableau de suivi de l’évolution des ventes. »
Mais attention, il est possible que votre transcription soit trop longue. Deux options s’offrent alors à vous : la soumettre en plusieurs parties à l’IA ou bien passer aux versions payantes qui offrent des fonctionnalités plus étendues.
Les points d’attention
Quel que soit le résultat de la requête, il est indispensable de vous rappeler qu’on ne peut pas se fier aux écrits générés par les IA les yeux fermés. De nombreuses erreurs peuvent s’y glisser.
Il est essentiel de se questionner sur la véracité des informations produites.
N’hésitez donc pas à relire les textes et à vérifier les données en croisant d’autres sources. Il en va de votre réputation.
Attention également à la surcharge d’informations. Forte d’un réseau international de sites Internet, l’IA a souvent tendance à retranscrire l’ensemble des informations dont elle dispose sur un sujet donné, mais certaines ne vous seront sans doute pas utiles. N’hésitez donc pas à recadrer votre demande.
Enfin, les modèles d’IA générative ayant été créés par des êtres humains, certains biais sont parfois présents dans les textes produits : discrimination, partialité, omission volontaire d’informations… À vous de faire preuve de sens critique pour donner à vos textes toute la valeur qu’ils méritent.
Ces quelques points de vigilance intégrés, vous saurez faire de l’IA votre atout de productivité.
L’IA générative permet un bond en avant dans la gestion, l’organisation et la créativité des assistant(e)s.
Savoir utiliser l’IA, de façon mesurée, est devenu un atout très apprécié des employeurs, de même que le recul et l’esprit critique nécessaires à sa bonne utilisation. Et demain, qu’en sera-t-il ? Les progrès de l’IA sont incessants. Les assistants conversationnels semblent prendre peu à peu le dessus, mais les progrès à venir se porteront sans aucun doute sur des modèles plus précis et collaboratifs. À vous de prendre le train maintenant, pour ne pas rester sur la touche dans les mois et années à venir !
