Acheteurs, la démarche dite des RFx ou Request For… peut vous permettre d’économiser un temps précieux. En trois étapes, il s’agit en effet de restreindre progressivement et de rationaliser la sélection des fournisseurs. Comment procéder ? Le point avec Jean-Jacques Rechenmann, consultant et formateur spécialiste des RFx.
– Il y a un train express qui passe par Pau, il ralentit en gare mais ne s’y arrête pas.
– Mais on peut en descendre tout de même ?
– Il y en a qui ont essayé, mais ils ont eu des problèmes. Cela dit, il est très rapide…
Ce dialogue de deux humoristes bien connus brille par son absurdité. Il illustre pourtant ce qui se passe trop souvent dans une procédure habituelle d’achats par appels d’offres.
Imaginons le dialogue des membres du comité d’ouverture des plis d’un appel d’offres portant sur la construction d’un viaduc autoroutier.
– L’offre financière de ce fournisseur est vraiment compétitive, même si le nombre de haubans soutenant le tablier ne correspond pas tout à fait à la quantité et la qualité requise.
– Mais le fournisseur garantit une résistance aux glissements de terrain ?
– Des expériences ont été faites sur d’autres sites et il y a eu des problèmes. Cela dit, il est très compétitif. Et si nous accordons le coefficient de 30 % au critère prix, il est le mieux placé.
Moins de 50 ans plus tard, le pont s’effondrerait lors de pluies diluviennes faisant 43 morts et 16 blessés.
– Cela dit, il était très compétitif.
Raisonnement caricatural ? Pas si sûr. La procédure d’appels d’offres accorde traditionnellement un coefficient à des critères de choix hétérogènes. À savoir, par exemple : historique et références du prestataire, pertinence de la solution proposée, transparence de l’offre et bien sûr… le prix ! Prix auquel est souvent accordé le coefficient le plus important. Mais c’est sans compter sur l’existence de critères rédhibitoires, qu’il convient de définir au préalable.
Request For… : une démarche en 3 étapes
La démarche dite des RFx ou Request For… permet de découpler les critères de choix par catégories. Un processus en trois étapes permet ainsi de restreindre progressivement la sélection des fournisseurs.
RFI = Request For Information
En tout début du process, ne seront pris en compte que les critères relatifs au fournisseur en tant qu’entreprise. Dispose-t-il d’une démarche RSE ? Sa taille lui permet-elle d’absorber sans risques votre volume de commande ? Sa logistique lui permet-elle de livrer dans les délais ? Inutile en effet de solliciter un fournisseur potentiel dont l’offre risque d’être rejetée, au moment de l’ouverture des plis, sur des critères qui auraient pu l’écarter dès le début du process de sélection. Exigez donc certains documents administratifs comme les attestations fiscales et sociales dès la phase RFI. Et non lors de la remise finale de l’offre ! Ainsi, la phase RFI permet à l’acheteur comme au vendeur d’économiser un temps précieux.
RFP = Request For Proposal
Au terme de la phase RFI, seuls les fournisseurs préalablement sélectionnés et dûment qualifiés sont à consulter.
Toutefois, cette seconde étape ne se justifie que si l’acheteur a émis un cahier des charges fonctionnel. Autrement dit, il est possible de répondre par plusieurs solutions technologiques. Si le cahier des charges est strictement technique, il serait possible de passer directement aux prix et de choisir le moins-disant. En effet, la définition même de la qualité est d’écrire ce qui doit être fait et de faire ce qui a été écrit. Mais ce serait se priver de la force de proposition de vos fournisseurs qui peut être un des critères de sélection en phase RFI.
RFQ = Request For Quotation
À ce dernier stade, les seuls fournisseurs encore en lice sont ceux dont les capacités et le profil correspondent à vos attentes, et dont les offres sont techniquement pertinentes. Le prix en valeur absolue ne sera pas le seul critère. La transparence, la clarté et la justification de l’offre financière seront également prises en compte.
Des critères de sélection à chaque étape
Pour chacune des trois étapes du process décisionnaire, l’acheteur aura au préalable établi des critères binaires et rédhibitoires. Par exemple : une certification EN9100 en aéronautique, l’existence d’un plan de continuité ou la RSE sur la base de la norme ISO 26000.
En phase Request For Information, de tels critères peuvent être considérés comme des critères de sélection non négociables. Ce, pour des raisons de sécurité ou d’image de l’entreprise acheteuse. Le panel de candidats fournisseurs s’en trouvera donc avantageusement réduit tout en amont du process.
Il en ira de même en phase Request For Proposal par le rejet d’offres basées sur des solutions ou des technologies jugées inacceptables ou non adaptées.
En phase Request For Quotation, le filtrage effectué en RFI et RFP n’aura laissé qu’un nombre très limité de propositions. D’où une sélection facilitée car effectuée sur une base quantitative. Une négociation de gré à gré avec les derniers candidats fournisseurs conduira tout naturellement au choix définitif du candidat retenu. Et ce, en accord avec les parties prenantes internes.
Request For… : une expérience réussie !
L’expérience récente d’un grand laboratoire pharmaceutique illustre cette démarche de Request For. Le projet d’achat concernait l’acquisition d’une nouvelle plate-forme informatique d’essais cliniques.
Pour la rédaction du cahier des charges fonctionnel, sur la base duquel les fournisseurs allaient construire leurs offres, une centaine de parties prenantes au projet a été interviewée. Essentiellement des médecins opérant dans les centres d’essais, dans le monde entier, mais aussi les data scientists traitant les données informatiques, et une poignée d’experts.
Le comité de pilotage du projet a synthétisé leurs attentes sous la forme d’un cahier des charges fonctionnel. Plus précisément, en classant les fonctions recensées en « must, should, could ». Les offres qui ne répondaient pas aux fonctions classées « must » étaient bien sûr écartées. Les autres pouvaient être notées objectivement par le nombre des fonctions classées en « should » dûment prises en compte dans l’offre.
Pour conclure, le retour d’expérience s’est révélé positif tant sur le plan du choix du fournisseur que sur celui de la solution informatique retenue. Mais le résultat le plus inattendu du process Request For… a été la rapidité d’appropriation de la nouvelle plate-forme par les utilisateurs !
