Facile à utiliser, riche en fonctions et peu onéreux, Power BI, l’outil décisionnel et de data visualisation de Microsoft, est devenu incontournable. Il a réussi à devancer ses concurrents Tableau et Qlik, mais surtout, il remplace avantageusement Excel pour représenter visuellement des données. Quelles sont les raisons de son succès ?
Depuis son lancement en 2014, Power BI s’est taillé la part du lion dans les outils d’analyse et de représentation de données, jusqu’à détrôner Excel. Pourtant à l’origine, ce logiciel n’était que la consolidation en une seule interface de tous les ajouts qui étaient venus enrichir le célèbre tableur au fil des versions, comme Power Pivot pour l’analyse et la modélisation, Power Query pour effectuer des recherches dans des bases de données ou Power View pour leur visualisation.
Dans son dernier quadrant magique, Gartner place Microsoft parmi les leaders des éditeurs de plateformes de business intelligence (BI), assez loin devant son dauphin, Tableau qui a été racheté par Salesforce en 2019.
« Power BI connaît un réel engouement, quel que soit le type d’organisation – PME, grand compte, administration – ou de secteur d’activité – santé, industrie, énergie… » , observe Nicolas Dubois, consultant formateur en data intelligence chez BIAL-X et formateur ORSYS.
Des outils et des visuels prêts à l’emploi
Ce succès, Power BI le doit d’abord à sa facilité d’utilisation. Un expert métier qui a déjà conçu des macros sous Visual Basic retrouvera l’environnement de développement familier d’Excel, poursuit-il. Il ne sera pas désarçonné.”
Autre point fort : sa connectivité. Avec plus de 130 connecteurs intégrés, « Power BI peut accéder à n’importe quelle source de données, qu’il s’agisse de pages web, de fichiers CSV, d’une base de données relationnelle ou de données non structurées dans le cloud. » Pour la restitution, Power BI propose une large palette de visuels et de graphiques préparamétrés qu’il suffit de personnaliser. Et si cette sélection ne suffit pas, sa place de marché, AppSource, rassemble en ligne plus de 300 visuels proposés gratuitement par la communauté. « Revers de la médaille : il y a tellement de visuels que l’on peut passer du temps à trouver le bon. »
Pour Nicolas Dubois, Power BI s’adresse à tous les types de reporting et donc à toutes les strates de l’entreprise. À commencer par les opérationnels qui ont besoin de rapports leur permettant de suivre l’activité et de rendre compte aux managers intermédiaires. Cela peut se rapporter à des indices de performance comme le pourcentage de vente d’un produit rapporté au chiffre d’affaires global, pour un service commercial ou le suivi du taux d’absentéisme, pour les ressources humaines.
Les experts métiers vont, eux, analyser les données depuis l’éditeur R ou Python directement pris en charge dans Power BI ou encore grâce aux « mesures rapides » apportant des fonctionnalités statistiques classiques comme les variations temporelles ou les calculs contextuels.
Outil de stratégie
Enfin, l’outil permet la construction de tableaux de bord stratégiques. « En un coup d’œil, un décisionnaire peut analyser l’état de santé de son entreprise en rassemblant dans une vue transverse les indicateurs de performances des différents services : RH, finance, contrôle de gestion, production…» précise l’expert.
En 2020, avec le recours massif au télétravail, 64,2 zettaoctets de données ont été créées à l’échelle mondiale, selon le rapport « Digital Economy Compass » de Statistica. Le seuil astronomique des 2000 zettaoctets devrait être franchi à l’horizon 2035, soit environ 2500 fois le nombre de grains de sable estimé sur l’ensemble de la planète. Cette explosion du volume de données rend plus urgente la nécessité de les rendre intelligibles.« Il faut arriver à tirer de cette masse de données des enseignements immédiats et synthétiques au regard de problématiques métiers en se basant sur des modèles efficaces de restitution » estime Nicolas Dubois. « Cela suppose de combiner différentes données issues du web, du cloud et des données personnelles, puis de les stocker à un seul endroit. »
Rendre les experts métiers autonomes
Power BI fait partie de la génération d’outils de BI en libre-service avec Tableau et Qlik Sense, ringardisant des solutions traditionnelles comme IBM Cognos ou SAP BusinessObjects. Elle permet à des experts métiers – que sont les contrôleurs de gestion, les financiers ou les gestionnaires RH – de créer eux-mêmes leurs propres axes d’analyse et indicateurs. « Par le passé, dépendants de l’informatique, ils devaient attendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, un rapport qui ne correspondait pas toujours à leurs attentes. »
La plateforme cloud de la solution, baptisée PowerBI.com, permet ensuite le partage du rapport ou du tableau de bord au sein d’une organisation. Via des espaces de travail sécurisés, les membres habilités d’une équipe peuvent collaborer et l’enrichir en contenus. Les jeux de données sous-jacents peuvent être rafraîchis automatiquement. Power BI.com propose aussi un système de notifications et d’alertes. « L’Établissement français du sang l’utilise pour être averti si le seuil de plaquettes descend sous une certaine valeur » illustre Nicolas Dubois.
Intégration à l’écosystème Microsoft
L’intégration de Power BI à l’écosystème Microsoft est un autre point fort. Il est possible de déclarer les membres d’un groupe de travail depuis la suite collaborative Microsoft 365.
Power BI profite, par ailleurs, des services d’Azure, l’offre de cloud public de l’éditeur américain. Par exemple, Vinci Énergie anticipe les pannes de chaîne de production en plaçant des capteurs connectés. Les données remontées sont collectées par Power BI, le tout dans une architecture Azure.
Pour Nicolas Dubois, la communauté Microsoft, très dynamique, propose un large choix de tutoriels et de vidéos pédagogiques pour s’autoformer sur la solution. Mais cela ne remplace pas une véritable formation avec un professionnel de terrain qui pourra s’adapter à votre problématique. Pour aller plus loin, le langage propriétaire de Microsoft intitulé DAX (data analysis expression), permet d’écrire des formules puissantes pouvant combiner toutes sortes de fonctions et d’opérateurs statistiques pour l’analyse des données.
Enfin, Microsoft affiche une politique tarifaire agressive, à partir de 8,40 €/utilisateur/mois pour la version Power BI Pro, qui a obligé ses concurrents à s’aligner. L’application de bureau, Power BI Desktop, est gratuite, ce qui permet de tester l’outil et de créer ses premiers rapports. En revanche, le partage dans le cloud est payant, mais avec un prix mensuel par utilisateur particulièrement bas pour le monde de la business intelligence, ce qui le rend accessible à toutes les structures d’entreprise.
