Welke trainingsstrategie om agenten aan te trekken en te behouden?

De publieke sector kampt met een wervingscrisis zonder weerga. Tussen aanwervingsmoeilijkheden en personeel dat naar andere horizonten vertrekt, is opleiding een manier om het ambtenarenapparaat weer aantrekkelijker te maken. Nicolas Chevalier-Roch, een specialist in lokaal overheidsmanagement, legt uit.

1 op de 4 nieuwe ambtenaren geeft zijn baan op. Dit zijn de bevindingen van een studie van het directoraat-generaal Administratie en Ambtenarenzaken, gepubliceerd in februari 2023. Deze beslissing is altijd definitief. Het komt voort uit het gevoel van immobiliteit dat door de administratie wordt gecreëerd. En na deze mislukte ervaring overwegen degenen die ontslag nemen helemaal niet meer om in de publieke sector te werken.

Deze vaststelling, in combinatie met talrijke aanwervingsmoeilijkheden, heeft het ministerie van Ambtenarenzaken ertoe aangezet om aan het begin van het academiejaar 2023 een grote raadpleging van ambtenaren te lanceren. Het resultaat is een plan "Ambtenaar +" dat de nadruk legt op opleiding van agenten in het licht van de problemen die de afgelopen jaren zijn vastgesteld.

Opleiding tot manager

Een van de eerste punten die tijdens de raadpleging naar voren kwamen, waren managementproblemen. Deze vloeien voort uit de al te starre organisatie van overheidsdepartementen. Een al te strikte naleving van vastgestelde organogrammen is nadelig voor zowel de efficiëntie als het professionele comfort. Daarom moeten we functioneel beheer bevorderen en een herziening van processen.

Bovendien is het door het ontbreken van een link met HR-afdelingen moeilijk voor managers om individuele inspanningen waarderen. Dit is een essentieel punt dat binnen het ambtenarenapparaat moet worden versterkt. Dit kan worden bereikt door HR-afdelingen beter te integreren in het volledige scala aan managementkwesties. Ze zijn nog te vaak beperkt tot werving en salarisadministratie. Temeer daar het plan "Ambtenaar +" voorziet in een aantal instrumenten om persoonlijke inspanningen gemakkelijker te belonen. Deze omvatten :

• persoonlijke inspanningen die in aanmerking moeten worden genomen in de beloningscomponent;
• en meer persoonlijke behandeling voor agenten.

Maar het is vooral het gebrek aan managementvaardigheden dat wordt genoemd. Manager zijn is niet genoeg om te weten hoe je teams dagelijks moet managen.

De uitdaging, binnen een kader dat vaak als te rigide wordt gezien, is om de realiteit van de speelruimte kennen. Dit is essentieel als je je taken wilt uitvoeren zonder het gevoel te hebben dat je bij elke beslissing op eieren loopt. Het doel? Heel eenvoudig, managers in staat stellen om te managen.

Verbeterde ondersteuning voor gebruikersrelaties

Stijgende verwachtingen en eisen van burgers, toenemend geweld... Ambtenaren ondervinden moeilijkheden in hun relaties met gebruikers. Dit is een ander belangrijk punt dat naar voren kwam tijdens de raadpleging, die leidde tot een groot actieplan tegen geweld (barometer, indicatoren om geweld tegen ambtenaren te monitoren, maatregelen om de bescherming van ambtenaren te versterken en de bestraffing van hun agressors). Maar dit fenomeen zegt ook veel over de complexiteit van het werken in contact met het publiek.

Daarom communicatie en van conflictbeheersing moeten versterkt door training. Of het nu gaat om het leren voeren van een interview met een gebruiker. Een geruststellende houding aannemen of een duidelijk en overtuigend argument opbouwen.

Bijvoorbeeld:

Deze vaardigheden en knowhow zijn essentieel voor zowel het professionele welzijn van de agent die in contact staat met de gebruikers als voor de gebruikers zelf.

Verbetering van de levenskwaliteit op het werk door training

Gezondheid op het werk wordt in de publieke sector maar al te vaak vergeten, maar is toch van het grootste belang. In 2023 waren werknemers van lokale overheden, ondanks een aantal verbeteringen, nog steeds over het algemeen ontevreden over hun kwaliteit van leven op het werk. Dit zijn de bevindingen van de laatste enquête die gezamenlijk is uitgevoerd door de Gazette des communes en de Mutuelle nationale territoriale. Bijna een op de twee vindt dat hun levenskwaliteit op het werk achteruitgaat. En drie op de vier voelt stress gerelateerd aan hun beroep.

Dit is des te belangrijker omdat ambtenaren tegelijkertijd het gevoel hebben dat hun werkdruk voortdurend toeneemt.

Of het nu gaat om fysieke of mentale gezondheid, werkgevers in de publieke sector zullen profiteren van hun QVCT-beleid te versterken (kwaliteit van leven en arbeidsomstandigheden).

Twee Waakzaam punt :

1 - Vergeet de zittende werknemers

De afwezigheid van bepaalde fysieke beperkingen betekent niet dat er geen risico is. Dit wordt bevestigd door boodschappen over het belang van minstens 30 minuten lichaamsbeweging per dag. Toch ontbreken risico's voor het bewegingsapparaat vaak in afzonderlijke documenten over deze middelen. Toch kan het gebruik van digitale hulpmiddelen peesontsteking of carpaal tunnel syndroom veroorzaken. Ook een slechte houding achter de computer kan leiden tot rugpijn. Tot slot is de kantooromgeving zelf niet altijd vrij van het risico van blootstelling aan gevaarlijke stoffen.

2 - Onderschat het belang van risico op burn-out die de laatste jaren sterk in opkomst zijn in de publieke sector

Het aantal administraties dat veroordeeld wordt door de rechtbanken is zelfs geëxplodeerd. Dit is een teken dat deze kwestie serieuzer moet worden genomen. Dit risico moet worden geanalyseerd door het prisma dat is voorgesteld door het INRS (Institut national de recherche et de sécurité). De meest voorkomende factoren in het ambtenarenapparaat zijn :

• Slecht gedefinieerde doelstellingen
• De talrijke onderbrekingen tijdens het werk
• Spanningen met gebruikers
• Het lijden van anderen onder ogen zien

QWL zou bijvoorbeeld het onderwerp kunnen zijn van opleidingen voor managers, HR-personeel en werknemersvertegenwoordigers (sociaal comité). Enkele andere doelstellingen: het bestrijden van werkverzuim en het versterken van het merkimago van recruiters in de publieke sector.

HR-training om meer flexibiliteit te ontwikkelen

Werken bij de overheid staat vaak gelijk aan een lange carrière. Een begrip dat steeds moeilijker te begrijpen is voor de meeste jongeren die de arbeidsmarkt betreden. Voor velen van hen is het onmogelijk om hun hele leven hetzelfde te doen. Dit gevoel is des te meer gerechtvaardigd omdat carrières steeds langer worden naarmate de levensverwachting toeneemt.

De publieke dienstverlening is dat echter wel rijk aan diversiteit. Er zijn veel verschillende sectoren, zoals gezondheidszorg, onderwijs, justitie en lokaal bestuur, en er is een breed scala aan verantwoordelijkheden en vaardigheidsniveaus. Om nog maar te zwijgen van het feit dat je overal in Frankrijk kunt werken en toch ambtenaar kunt zijn. Maar deze kwaliteiten zijn moeilijk waar te nemen, omdat elke administratie zijn eigen specifieke kenmerken heeft. de neiging om geïsoleerd te werken. HR-afdelingen denken in termen van hun eigen beperkingen en de diensten die ze moeten beheren. En ze slagen er vaak niet in om loopbaanontwikkelingsperspectieven buiten dit kader te ondersteunen. Om deze logica te doorbreken, dringt het ministerie er bij alle overheidsafdelingen op aan om werken aan loyaliteit in het hele ambtenarenapparaat. Daarnaast zijn er nu adviesdiensten voor loopbaanontwikkeling (CEP) op overheidsniveau.

Betere integratie van nieuwe digitale tools

De gemiddelde leeftijd van ambtenaren ligt 3 tot 5 jaar hoger dan in de privésector. Dit verklaart deels waarom de digitale overgang in de publieke sector zo moeilijk verloopt. 40-plussers hebben bijna 3 keer meer last van analfabetisme dan jongeren onder de 25 jaar. En in het ambtenarenapparaat is meer dan 50 % van de werknemers ouder dan 45 jaar. Helaas is de onvervulde behoefte om met digitale hulpmiddelen te werken een van de redenen waarom jongeren niet bij de overheid gaan werken.

Daarom moeten managers in de publieke sector meer rekening houden met de impact van de vergrijzing op de digitale transitie van de publieke sector.

Gelukkig beginnen de inspanningen van de afgelopen jaren om de digitale transitie van overheidsdiensten te versterken hun vruchten af te werpen. Dit is het geval met de digitalisering van de meeste procedures, maar ook met deintegratie van kunstmatige intelligentie (AI) in bepaalde processen. AI helpt belastinginspecteurs al om het door belastingbetalers opgegeven vermogen te controleren. Andere AI-tools worden momenteel getest om de overheidssteun beter af te stemmen op de armste huishoudens. En sinds oktober 2023 testen 1.000 vrijwillige agenten AI-ondersteunde antwoorden op vragen van burgers.

Deze ontwikkelingen vereisen echter belangrijke steun, ondersteund door een geschikt trainingsplan. Nog een nummer: versterking van de rol van begeleiding en mentoring om de overdracht van vaardigheden tussen agenten te vergemakkelijken. Het idee? Dat nieuwe medewerkers hun kennis van nieuwe digitale tools doorgeven aan hun voorgangers. Dit is het principe van omgekeerde begeleiding.

Belangrijkste punt: training is een van de antwoorden op de ongekende wervingscrisis waar de ambtenarij mee te maken heeft. Door te investeren in de ontwikkeling van vaardigheden kan het ambtenarenapparaat niet alleen zijn personeel nieuw leven inblazen, maar ook de knowhow meegeven die essentieel is voor het herstel van een openbare dienst van hoge kwaliteit. Bovenal mogen we niemand vergeten: ongeacht hun verantwoordelijkheidsniveau, hun leeftijd, hun missie... alle ambtenaren moeten dagelijks de belofte van professionele voldoening zien, zo niet nieuwe carrièrevooruitzichten.