Inkopers, de RFx of Request For... aanpak kan u kostbare tijd besparen. Het doel is om in drie fasen de selectie van leveranciers geleidelijk te beperken en te rationaliseren. Maar hoe pakt u dit aan? Jean-Jacques Rechenmann, consultant en trainer gespecialiseerd in RFx, legt uit.
- Een sneltrein passeert Pau en remt af bij het station, maar stopt niet.
- Maar we kunnen nog steeds uitstappen?
- Sommige mensen hebben het geprobeerd, maar ze hadden problemen. Dat gezegd hebbende, het is erg snel...
Deze dialoog tussen twee bekende komieken is opmerkelijk vanwege zijn absurditeit. Het illustreert echter wat er maar al te vaak gebeurt in het gebruikelijke aanbestedingsproces.
Stel je de dialoog voor tussen de leden van de aanbestedingscommissie voor de bouw van een viaduct over een snelweg.
- Het financiële aanbod van deze leverancier is echt concurrerend, zelfs als het aantal balken ter ondersteuning van het dek niet helemaal overeenkomt met de vereiste hoeveelheid en kwaliteit.
- Maar garandeert de leverancier weerstand tegen aardverschuivingen?
- Er zijn experimenten uitgevoerd op andere sites en er zijn problemen geweest. Dat gezegd hebbende, het is zeer concurrerend. En als we een coëfficiënt van 30 % geven aan het prijscriterium, is het de best geplaatste.
Minder dan 50 jaar later stortte de brug in tijdens stortregens, waarbij 43 mensen omkwamen en 16 anderen gewond raakten.
- Dat gezegd hebbende, hij was erg competitief.
Karikaturale redenering? Niet zo zeker. De aanbestedingsprocedure kent traditioneel een coëfficiënt toe aan heterogene selectiecriteria. Deze omvatten bijvoorbeeld de staat van dienst en referenties van de dienstverlener, de relevantie van de voorgestelde oplossing, de transparantie van de offerte en natuurlijk... de prijs! De prijs weegt vaak het zwaarst. Maar dat is zonder rekening te houden met het bestaan van verbodscriteria, die vooraf moeten worden gedefinieerd.
Verzoek voor...: een proces in 3 fasen
De RFx of Request For... aanpak maakt het mogelijk om de selectiecriteria op te splitsen per categorie. Er wordt een proces in drie fasen gebruikt om de selectie van leveranciers geleidelijk te beperken.
RFI = Verzoek om informatie
Helemaal aan het begin van het proces wordt alleen rekening gehouden met de criteria die betrekking hebben op de leverancier als bedrijf. Heeft het een MVO-beleid? Is het bedrijf groot genoeg om uw ordervolume zonder risico te absorberen? Kan hij door zijn logistiek op tijd leveren? Het heeft geen zin om een potentiële leverancier te benaderen wiens aanbod bij het openen van de offertes waarschijnlijk zal worden afgewezen op basis van criteria die hem al bij het begin van het selectieproces hadden kunnen uitsluiten. Vraag in de RFI-fase om bepaalde administratieve documenten, zoals belasting- en socialezekerheidscertificaten. En niet wanneer u uw definitieve offerte indient! Op deze manier bespaart de RFI-fase zowel koper als verkoper kostbare tijd.
RFP = Verzoek tot voorstel
Aan het einde van de RFI-fase kunnen alleen leveranciers worden geraadpleegd die eerder zijn geselecteerd en naar behoren zijn gekwalificeerd.
Deze tweede fase is echter alleen gerechtvaardigd als de koper functionele specificaties heeft verstrekt. Met andere woorden, het is mogelijk om te reageren met verschillende technologische oplossingen. Als de specificaties strikt technisch zijn, zou het mogelijk zijn om meteen naar de prijs te kijken en de laagste bieder te kiezen. Inderdaad, de definitie van kwaliteit is schrijven wat er gedaan moet worden en doen wat er geschreven is. Maar dit zou betekenen dat u de kracht van de voorstellen van uw leveranciers moet missen, wat een van de selectiecriteria kan zijn in de RFI-fase.
RFQ = Offerteaanvraag
In dit laatste stadium zijn de enige leveranciers die nog in de running zijn, de leveranciers wier capaciteiten en profiel overeenkomen met uw verwachtingen en wier offertes technisch relevant zijn. De absolute prijs is niet het enige criterium. Er wordt ook rekening gehouden met de transparantie, duidelijkheid en rechtvaardiging van de financiële offerte.
Selectiecriteria in elke fase
Voor elk van de drie fasen in het besluitvormingsproces zal de koper eerst binaire en prohibitieve criteria hebben vastgesteld. Bijvoorbeeld: EN9100-certificering in de luchtvaart, het bestaan van een continuïteitsplan of MVO op basis van de ISO 26000-norm.
In de fase van het Informatieverzoek kunnen dergelijke criteria worden beschouwd als niet-onderhandelbare selectiecriteria. Dit is omwille van de veiligheid of het imago van het aankopende bedrijf. Het panel van kandidaat-leveranciers wordt daarom al aan het begin van het proces verkleind.
Hetzelfde geldt voor de Request For Proposal-fase, waarbij offertes worden afgewezen op basis van oplossingen of technologieën die onaanvaardbaar of ongeschikt worden geacht.
In de Offerteaanvraagfase zal na de filtering in RFI en RFP slechts een zeer beperkt aantal voorstellen overblijven. Dit maakt de selectie gemakkelijker, omdat deze op kwantitatieve basis wordt uitgevoerd. Onderhandelingen in onderling overleg met de laatste kandidaat-leveranciers zullen natuurlijk leiden tot de uiteindelijke keuze van de succesvolle kandidaat. En dit alles in overeenstemming met de interne belanghebbenden.
Verzoek voor...: een geslaagd experiment!
De recente ervaring van een groot farmaceutisch laboratorium illustreert deze Request For benadering. Het inkoopproject betrof de aanschaf van een nieuw IT-platform voor klinische proeven.
Om de functionele specificaties op te stellen waarop de leveranciers hun offertes zouden baseren, werden ongeveer honderd belanghebbenden bij het project geïnterviewd. Dit waren voornamelijk artsen die werkzaam waren in de testcentra over de hele wereld, maar ook de datawetenschappers verwerking van computergegevens en een handvol experts.
De projectstuurgroep vatte hun verwachtingen samen in de vorm van functionele specificaties. Meer specifiek, door de geïdentificeerde functies te classificeren als "must-have", "should-have" en "could-have". Biedingen die niet voldeden aan de "must"-criteria werden uiteraard afgewezen. De andere konden objectief worden beoordeeld aan de hand van het aantal "zou moeten" functies waarmee naar behoren rekening werd gehouden in de offerte.
Concluderend was de feedback positief, zowel wat betreft de keuze van de leverancier als de gekozen IT-oplossing. Maar het meest onverwachte resultaat van het Request For-proces was de snelheid waarmee gebruikers overgingen op het nieuwe platform!
