Kopers, de zogenaamde RFx- of Request For…-aanpak kan u kostbare tijd besparen. In drie fasen gaat het om het geleidelijk beperken en rationaliseren van de selectie van leveranciers. Hoe verder te gaan ? Update met Jean-Jacques Rechenmann, consultant en trainer gespecialiseerd in RFx.
– Er rijdt een sneltrein door Pau, deze vertraagt bij het station maar stopt daar niet.
– Maar kunnen we nog uitstappen?
– Er zijn er die het probeerden, maar ze hadden problemen. Dat gezegd hebbende, het is erg snel...
Deze dialoog van twee bekende cabaretiers schittert door zijn absurditeit. Het illustreert echter wat er in een gebruikelijk aankoopproces maar al te vaak gebeurt met aanbestedingen.
Laten we ons de dialoog voorstellen tussen de leden van de commissie voor het openen van biedingen voor een aanbesteding voor de aanleg van een snelwegviaduct.
– Het financiële aanbod van deze leverancier is echt concurrerend, ook al komt het aantal verblijven ter ondersteuning van het dek niet helemaal overeen met de vereiste hoeveelheid en kwaliteit.
– Maar de leverancier garandeert weerstand tegen aardverschuivingen?
– Er zijn experimenten uitgevoerd op andere locaties en er waren problemen. Dat gezegd hebbende, hij is zeer competitief. En als we de coëfficiënt van 30 % aan het prijscriterium toekennen, is dit het beste geplaatst.
Minder dan 50 jaar later zou de brug tijdens hevige regenval instorten, waarbij 43 mensen omkwamen en 16 gewond raakten.
– Dat gezegd hebbende, hij was erg competitief.
Karikaturale redenering? Niet zo zeker. Traditioneel kent de aanbestedingsprocedure een coëfficiënt toe aan heterogene selectiecriteria. Namelijk bijvoorbeeld: geschiedenis en referenties van de dienstverlener, relevantie van de voorgestelde oplossing, transparantie van het aanbod en natuurlijk… de prijs! Prijs waaraan vaak de hoogste coëfficiënt wordt gegeven. Maar hierbij wordt geen rekening gehouden met het bestaan van belemmerende criteria, die vooraf moeten worden gedefinieerd.
Verzoek om...: een proces in 3 stappen
De zogenaamde RFx of Request For… aanpak maakt het mogelijk om de selectiecriteria per categorie te ontkoppelen. Een proces in drie stappen maakt het dus mogelijk om de selectie van leveranciers geleidelijk te beperken.
RFI = Verzoek om informatie
Helemaal aan het begin van het proces wordt alleen rekening gehouden met de criteria die betrekking hebben op de leverancier als bedrijf. Heeft het een MVO-aanpak? Zorgt zijn formaat ervoor dat hij uw ordervolume zonder risico kan absorberen? Maakt de logistiek het mogelijk om op tijd te leveren? Het heeft geen zin om bij de opening van de biedingen een potentiële leverancier te benaderen wiens aanbod het risico loopt afgewezen te worden op basis van criteria die hem van het begin van het selectieproces hadden kunnen uitsluiten. Vraag daarom bepaalde administratieve documenten zoals fiscale en sociale attesten uit de RFI-fase. En niet tijdens de definitieve indiening van de offerte! Dankzij de RFI-fase kunnen zowel de koper als de verkoper kostbare tijd besparen.
RFP = Verzoek tot voorstel
Aan het einde van de RFI-fase mogen alleen vooraf geselecteerde en naar behoren gekwalificeerde leveranciers worden geraadpleegd.
Deze tweede stap is echter alleen gerechtvaardigd als de koper functionele specificaties heeft afgegeven. Met andere woorden: het is mogelijk om met verschillende technologische oplossingen te reageren. Als de specificaties strikt technisch zijn, zou het mogelijk zijn om direct naar de prijzen te gaan en de laagste bieder te kiezen. De definitie van kwaliteit is schrijven wat gedaan moet worden en doen wat geschreven is. Maar dit zou betekenen dat u de kracht van de voorstellen van uw leveranciers verliest, wat een van de selectiecriteria kan zijn in de RFI-fase.
RFQ = Offerteaanvraag
In deze laatste fase zijn de enige leveranciers die nog in aanmerking komen, de leveranciers wier capaciteiten en profiel overeenkomen met uw verwachtingen, en wier aanbiedingen technisch relevant zijn. De absolute prijs zal niet het enige criterium zijn. Ook wordt rekening gehouden met de transparantie, duidelijkheid en verantwoording van het financiële aanbod.
Selectiecriteria in elke fase
Voor elk van de drie fasen van het besluitvormingsproces zal de koper vooraf binaire en verbodscriteria hebben vastgesteld. Bijvoorbeeld: EN9100-certificering in de luchtvaart, het bestaan van een continuïteitsplan of MVO op basis van de ISO 26000-norm.
In de fase van het verzoek om informatie kunnen dergelijke criteria worden beschouwd als niet-onderhandelbare selectiecriteria. Dit is uit veiligheidsoverwegingen of vanwege het imago van het kopende bedrijf. Het panel van kandidaat-leveranciers zal daarom op voordelige wijze stroomopwaarts van het proces worden verkleind.
Hetzelfde geldt in de Request For Proposal-fase, waarbij aanbiedingen worden afgewezen op basis van oplossingen of technologieën die onaanvaardbaar of ongeschikt worden geacht.
In de Request For Quotation-fase zal de filtering in RFI en RFP slechts een zeer beperkt aantal voorstellen hebben opgeleverd. Vandaar een vergemakkelijkte selectie omdat deze op kwantitatieve basis wordt uitgevoerd. Een over-the-counter onderhandeling met de uiteindelijke leverancierskandidaten zal uiteraard leiden tot de uiteindelijke keuze van de succesvolle kandidaat. En dit in samenspraak met interne stakeholders.
Request For…: een succesvolle ervaring!
De recente ervaring van een groot farmaceutisch laboratorium illustreert deze Request For-aanpak. Het aankoopproject betrof de aanschaf van een nieuw IT-platform voor klinische proeven.
Om de functionele specificaties op te stellen, op basis waarvan de leveranciers hun aanbiedingen zouden opbouwen, werden ongeveer honderd projectbetrokkenen geïnterviewd. Voornamelijk artsen die werkzaam zijn in testcentra over de hele wereld, maar ook datawetenschappers het verwerken van computergegevens, en een handvol experts.
De projectstuurgroep vatte hun verwachtingen samen in de vorm van functionele specificaties. Om precies te zijn, door de opgesomde functies te classificeren in ‘moeten, moeten, kunnen’. Aanbiedingen die niet voldeden aan de functies geclassificeerd als ‘moeten’ werden uiteraard uitgesloten. De overige functies kunnen objectief worden beoordeeld op basis van het aantal functies die zijn geclassificeerd als ‘moeten’ en waarmee in het aanbod naar behoren rekening wordt gehouden.
Concluderend was de feedback positief, zowel wat betreft de keuze van de leverancier als de gekozen IT-oplossing. Maar het meest onverwachte resultaat van het Request For…-proces was de snelheid waarmee gebruikers het nieuwe platform adopteerden!
