Professioneel schrijven van goede kwaliteit kan je helpen om resultaten te boeken. Maar als dat niet zo is, kan het je prestaties belemmeren. Ontdek hoe je in vijf stappen je schrijfvaardigheid kunt verbeteren met Françoise Landuré, expert in schriftelijke communicatie.
E-mails, brochures, verkoopvoorstellen... Je professionele schrijfsels zijn krachtiger dan je je kunt voorstellen! De kwaliteit ervan zorgt voor een positief imago van je bedrijf. Ze dragen ook bij aan het winnen, tevreden stellen en behouden van klanten. klantenloyaliteit opbouwen.
Weet je niet hoe, of erger nog, heb je een hekel aan schrijven? Met een beetje advies en oefening kun je van schrijven een echte bondgenoot van je verkoopstrategie maken. Ontdek in vijf stappen hoe je vloeiender en (ja, het is mogelijk!) met plezier kunt schrijven.
1re stap: bepaal uw strategie
Elke goede verkoper weet dat strategie de voorwaarde is voor elke succesvolle actie. Hetzelfde geldt voor professioneel schrijven.
Identificeer eerst de afzender. Namens wie schrijf je? Dit heeft invloed op je bericht en de manier waarop je het verwoordt. Identificeer vervolgens de ontvanger en verplaats je in zijn of haar situatie. Zo kun je je schrijven aanpassen aan hun behoeften en uitdagingen. Er zijn beproefde technieken om je te helpen je publiek grondig te leren kennen, zoals de Persona, fictief persoon, vertegenwoordiger van een doelgroep.
Selecteer altijd een kernboodschap over te brengen. Als de persoon met wie je praat maar één ding moet onthouden, wat is dat dan?
Bepaal een duidelijk doel. Of je nu wilt dat mensen het weten, begrijpen, ondersteunen of actie ondernemen, houd je doel voor ogen bij het structureren en schrijven van je boodschap.
Kies ten slotte je substraat op basis van zijn doel en eigenschappen.
2e stap: structureer je professioneel schrijven
Vind je het moeilijk om je ideeën op papier of op het scherm te krijgen? Met behulp van een plan verloopt het schrijven soepeler en wordt je tekst duidelijker. Maak eerst een lijst van je ideeën. Schrijf bijvoorbeeld elk idee op een post-it en deel ze vervolgens in.
U kunt ook de mindmap Schrijf je onderwerp in het midden van een vel papier in liggend formaat.
Teken vervolgens takken waarop je je hoofdideeën plaatst en subtakken voor secundaire ideeën.
Zodra je je ideeën hebt, stel je een plan op. Zelfs een korte e-mail heeft een plan, afgestemd op je doel.
Verdiep je voor je e-mailings, landingspagina's en andere publicaties in copywritingtechnieken. Ze gebruiken de kunst van het overtuigen om de lezer aan te zetten tot actie volgens een bepaald doel.
Met de AIDA-methodeJe wekt bijvoorbeeld achtereenvolgens aandacht, interesse, verlangen en actie op.
La FAB-methodeHierbij worden de voordelen voor de klant benadrukt, naast de functionaliteiten en voordelen van een product.
3e stap: schrijf je professionele documenten duidelijk en vloeiend
Als lezer wil je snel ter zake komen. Je ontvanger is net als jij. Maak het hem dus gemakkelijk!
- Vereenvoudig
Wist je dat een zin van twaalf woorden onthouden kan worden met 100 %? Daarboven vergt lezen meer concentratie. Beperk je zinnen zoveel mogelijk tot 15-20 woorden. Ontwikkel slechts één idee per zin. Als er meerdere zijn, knip ze dan weg. Volg de logische volgorde: onderwerp-werkwoord-complement. Verwijder overbodige woorden en overtolligheden.
- Verduidelijk
Neem de taal van je doelgroep aan. Kies eenvoudige woorden en vermijd jargon, technische termen en anglicismen. Vermijd acroniemen en afkortingen. Gebruik geen bijzinnen tenzij ze duidelijkheid scheppen (bijv. "om de drie maanden" in plaats van "per kwartaal"). Gebruik dezelfde term voor hetzelfde concept.
- Bezoek
Kom meteen ter zake! Zet sterke boodschappen aan het begin van alinea's. Vermijd de passieve stem, relatieve ondergeschikten, het tegenwoordig deelwoord en negatieve uitdrukkingen. Gebruik in plaats daarvan de tegenwoordige tijd. Bepaal het tempo door zinnen van verschillende lengte af te wisselen of lijsten met opsommingstekens te gebruiken.
4e stap: maak gebruik van de leesniveaus
Met leesniveaus kan informatie in scène worden gezet. Ze springen in het oog en houden de aandacht van de lezer vast.
Le eerste niveauHet is waar de lezer het eerst naar kijkt: titel, illustraties, zijbalken, banners, enz. Het bepaalt of ze verder lezen of niet. Neem de tijd om aandacht te besteden aan je titel of het onderwerp van je e-mail. Hier is een tip: schrijf na het schrijven van je tekst zoveel titels op als je kunt bedenken. Ga naar minstens tien. Door je gedachten op deze manier los te laten, vind je misschien wel de inspiratie voor een uitstekende titel.
Wees voorzichtig, want acht van de tien lezers stoppen bij de titel!
Le tweede graad bevat de chapeau (vetgedrukte alinea onder de titel), bijschriften en het begin en einde van de tekst.
Le derde niveau gaat over het voortdurend lezen van de tekst. Als je lezer dit stadium bereikt, is je missie volbracht.
5e stap: schelpen zoeken
Je hebt een geweldige e-mail geschreven, een geweldige presentatie. Laat een type- of spelfout je imago niet bezoedelen! Gelukkig worden de spellingscheckers in Word of je e-mail steeds geavanceerder, maar ze zijn niet genoeg. Proeflees zorgvuldig. Proeflees specifiek op cruciale elementen: de naam van de klant, contactgegevens, enz. Laat het liefst een collega of iemand die je onderwerp niet kent het voor je nalezen.
Onthoud tot slot dit: het werken aan je spelling stopt niet zodra je van school af bent. Je moet deze vaardigheid je hele leven lang onderhouden. Er bestaan aantrekkelijke hulpmiddelen om je hierbij te helpen: het Voltaire Project, Bescherelle-apps, etc. Veel lezen is niet altijd effectief om je spelling te verbeteren, maar het is wel essentieel om je woordenschat uit te breiden en je stijl te verbeteren. Een andere oplossing: training! Sommige trainingen stellen je zelfs in staat om je schrijfvaardigheid op een leuke manier te ontwikkelen. Bijvoorbeeld: Verbeter de kwaliteit van je e-mails met games of Schriftelijke communicatie verbeteren met spelletjes.
Je hebt nu alle hulpmiddelen om je professioneel schrijven te optimaliseren en het om te zetten in een troef voor je verkoopsucces. En wat als je naast techniek ook het plezier in schrijven toevoegt? Het is de moeite waard, want ik weet zeker dat je het plezier zult voelen als je het leest, en dat zal helpen om je klanten tevreden te houden.
