Anticiperen is een belangrijke vaardigheid geworden en goed tijdmanagement een hulpmiddel voor succes. Wat zijn de beste manieren om je tijd beter te beheren? Hoe kun je efficiënter werken? Jean-Marie Quil, trainer-consultant, verkoopdirecteur in de voedingsmiddelenindustrie en opleidingsdirecteur in de verwarmingsindustrie, legt het uit.
Een adrenalinestoot, zin in risico's... Door anticipatie en organisatie te verwaarlozen, denk je misschien dat slecht tijdmanagement verborgen voordelen biedt.... In het dagelijkse bedrijfsleven zijn de gevolgen echter reëel en aanzienlijk:
- Druk constant
- Energie verbruikt zonder optimaal resultaat
- Tijdschema's overschrijden grenzen van redelijk
- Accumulatie van een overdreven werklast
Geen paniek, je kunt leren je tijd te beheren. Hier zijn enkele goede gewoontes die je kunt volgen om je te helpen bij je dagelijkse werk en om gemoedsrust te krijgen.
Hoe kun je je tijd op het werk beter beheren?
Identificeer uw taken
Maak eerst een lijst van de belangrijkste taken en activiteiten die je dagelijks uitvoert.
Tijd vergelijken echt toegewijd aan elk van hen met betrekking tot de theoretische ideale tijd.
Voorbeeld: Ideale ik
Klantbezoeken 60 % ?
Prospectie 20 % ? Zorg ervoor dat je niet boven de 100 % komt.
Administratief 20 % ?
Je prioriteiten bepalen
Dit zijn denken en kiezen. Een systeem van prioriteiten stelt een hiërarchie van waarden.
- Doelstellingen op middellange en lange termijn
- Operationeel doel op korte termijn
- Klanten en prospects targeten op basis van hun potentieel
Je kunt tools gebruiken om je taken te plannen en te organiseren. Deze kunnen worden geïntegreerd in je CRM of een andere tool die specifiek is voor jouw bedrijf.
Klanten benaderen
Stel de gekruiste "ABC"-matrix op. Deze matrix is gebaseerd op de wet van Vilfredo Pareto:
- ABC is gebaseerd op omzet. A'B'C' is gebaseerd opr uw beoordeling potentieel.
A' is een hoog potentieelzelfs als ze al klant zijn. C'wordt beschouwd als een laag potentieel. Hoe zit het met B'? Het is een dilemma.
Nadenken over en meten van je acties Een A C-klant kan bijvoorbeeld niet meer vooruit, maar genereert nog steeds een aanzienlijke omzet. Daarom moet je zorgen voor een hoge bezoekfrequentie om zijn verkoopniveau te behouden..
Aan de andere kant A C Een klant met een lage omzet maar een hoog potentieel. Je moet een bepaald aantal bezoeken aan deze klant wijden en je richten op het benutten van zijn potentieel.
Uiteraard is deze matrix niet bevroren in de tijd. Sommige prospects worden je klanten, sommige klanten verlaten je, sommige groeien en sommige krimpen.
Het is belangrijk om de ABC-matrix op een regelmatig tempo te houden om de effectiviteit te behouden.
Omgaan met het onverwachte
Neem speciale tijdvensters op in je rooster om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden. Afhankelijk van de grootte van je geografisch gebied en de tijd die nodig is om de meest afgelegen punten te bereiken, is het aan te raden om twee vrije slots in te plannen, idealiter aan het begin en het einde van de week.
Een overbelaste agenda is niet bestand tegen gebruik.
[Training]
Je persoonlijke organisatie verbeteren
Breng technieken in de praktijk om je werklast te plannen, om te gaan met onverwachte situaties en om je doelstellingen te halen.
Deelnemers aan het woord:
"Een verscheidenheid aan methoden en technieken die ik kan gebruiken om mezelf beter te organiseren en vooral om prioriteiten te stellen en een duidelijke visie op mijn dagen en weken te hebben.
"Dankzij deze duidelijke visie op de verschillende organisatietechnieken kan ik deze tools vrij eenvoudig implementeren om mijn organisatie en communicatie met mijn collega's te verbeteren.
"Doordat we concepten kunnen combineren die zowel professioneel als persoonlijk toepasbaar zijn, voel je je nog meer betrokken bij de training."
Voorbereiden en anticiperen
Bereid uw bezoeken voor geschiedenis, context van het verzorgingsgebied, concurrentie.
Je kunt je niet voorstellen dat de leider van een commandogroep op missie gaat en zegt"Ik ben goed, ik kijk waar ik ben, ik vertrouw op mijn intuïtie, ik improviseer".
Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, kun je de "dag"-schaal loslaten.
Denk vooruit:
- Wekelijks: klanten met een jaarlijkse frequentie van 40 bezoeken
- Maandelijks: klanten met een jaarlijkse frequentie van 10 bezoeken
- Kwartaal: klanten met een jaarlijkse frequentie van 4 bezoeken
- Of zelfs op jaarbasis, als je jaarlijkse onderhandelingen voert.
Deze frequenties worden alleen als richtlijn gegeven en kunnen worden aangepast op basis van de strategieën die door je manager worden gecommuniceerd.
Voorbeeld
Élodie, regiomanager, heeft gemerkt dat het maken van tweewekelijkse en maandelijkse afspraken een positief effect heeft op haar team. Het resultaat: meer rust in het team. De mentale werkdruk die gepaard gaat met de "angst om te vergeten" is sterk verminderd, waardoor het niet meer nodig is om "op het moment suprême" te reageren, wat niet altijd gepast is.
Vermijd besprenkeling van je werk
Over een jaar heb je een potentieel van in de orde van 220 werkdagenDan zijn er nog verschillende aftrekposten: afdelingsvergaderingen, seminars, opleidingen, administratieve taken, enz. Afhankelijk van het beroep zijn er 120 tot 140 dagen toegewijd klantbezoeken, monitoring en onderzoeken.
Afhankelijk van uw activiteitensector, uw portefeuille met prospects of klanten en hun geografische locatie: plan uw dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen.
Voorbereiden om op bezwaren te reageren
Een klant die bezwaar maakt, is iemand die interesse toont.
Anticiperen op bezwaren mogelijk. Wat je werkterrein ook is, 80 % van de bezwaren zijn vergelijkbaar. Maak de balans op, stel een lijst samen van de moeilijkste en Deel ze met je collega's. Dit delen bespaart veel tijd, vooral voor nieuwkomers.
De manier waarop je reageert is erg belangrijk en moet worden aangepast aan de persoon met wie je praat, afhankelijk van zijn of haar beroep (technisch, verkoop, financieel) en persoonlijkheid.
Vermijd gezichtsverlies bij de ander. Een "triomfantelijke" reactie kan hen beledigen en je zaken kosten.
[Training]
Reageren op bezwaren van klanten
Hoe kunnen we bezwaren begrijpen, inschatten en erop anticiperen? Hoe kun je positief luisteren naar bezwaren en ze gebruiken als hefboom? Ontwikkel aan de hand van praktische voorbeelden je communicatiestrategie om te reageren op de bezwaren waarmee je meestal te maken krijgt tijdens je verkoopactiviteiten.
Uiteindelijk maakt een goede voorbereiding je rustiger, vergroot het zelfvertrouwen en vermindert de stress die je vooruitzichten kan verstoren.
Tijd is het kostbaarste goed omdat het niet hernieuwbaar is.
Effectief communiceren voor meer efficiëntie
Een goed verkoopargument houdt in eigendom marketingafdelingen en ze aan te passen aan de behoeften van de markt. persoonlijkheid van de persoon met wie je praat.
Als je simpelweg het marketingdocument voordraagt, verlies je aan impact omdat het, hoe relevant het ook is, jou of de persoonlijkheid van je klant niet weerspiegelt.
[Lees ook]
Een effectief verkooppraatje opbouwen
Het verkooppraatje, een essentieel onderdeel van het verkoopproces, is een oefening die methodisch moet worden voorbereid en opgebouwd. Ontdek de 6 stappen die je helpen bij het voorbereiden van je verkooppraatje.
Met andere woorden, let op je communicatie. Bereid een antwoord voor dat een :
- Cognitief: relevante informatie toevoegen
- Affectief: rekening houden met emoties
- Conatief: aanzetten tot actie
Pas je communicatie aan de verwachtingen en het profiel van je prospect aan.
Analysehulpmiddelen voor persoonlijkheidstypes om de communicatiekanaal aangepast aan elk van je contacten.
Le Procescommunicatiemodel® gebruikt door NASA om astronauten te rekruteren en hun compatibiliteit in stressvolle situaties belicht 6 persoonlijkheidstypes en hun voorkeurswijze van communicatie, taal en communicatiekanaal.
Er zijn ook andere analysetools beschikbaar: MBTI, enneagram.
Weet hoe je nee moet zeggen
Wees compromisloos over je belangrijkste taak: klanten en prospects bezoeken.
Praktijkvoorbeelden
Grégoire, een technisch verkoper voor een industriële groep, geeft toe dat hij gevangen zat in de eisen van zijn marketingafdeling: specifieke klantenonderzoeken naar aanleiding van productlanceringen, concurrentieanalyse, enz. Totdat hij zich realiseerde dat zijn administratieve tijd (rapporten, CRM bijwerken, afspraken maken, voorstellen en offertes maken, enz. De tijd besteed aan administratief beheer steeg van 20 naar 40 %, oftewel 2 dagen per week.
Grégoire waarschuwde daarom Nathalie, Marketing Director, dat zijn veelvuldige verzoeken waarschijnlijk een negatieve invloed zouden hebben op zijn resultaten en dat hij er niet langer systematisch op kon reageren. Verzoeken zouden nu via Grégoire's N+1 moeten gaan, die ze eerlijk zou verdelen onder de andere leden van het team.
Relevante communicatie bespaart tijd. Je kunt dit doen door versterken je assertiviteit.
Vertrouw op 2 pijlers:
- Empathie, actief luisteren
- Overtuiging, overtuigingskracht
Er zijn 4 hoofdtypen gedrag: ontwijking, agressie, manipulatie en assertiviteit. Assertiviteit springt eruit omdat het het meest geschikte gedrag is om effectief te communiceren. De andere drie gedragingen, die minder constructief en minder productief zijn, moeten vermeden worden.
Assertiviteit is de beste manier om effectief, zelfverzekerd en authentiek te communiceren.
Anticiperen, voorbereiden... De technieken om je tijd te beheren zijn bekend, maar worden vaak niet of nauwelijks toegepast. Om deze technieken in te voeren is niet alleen bewustwording nodig, maar ook persoonlijke motivatie om ze na verloop van tijd te blijven toepassen. ORSYS trainingen zoals Je tijd efficiënter beheren kan je helpen.
